Обзор «МойОфис: Стандартный 2». Изучаем альтернативу иностранному офисному ПО

VC, привет! Мы с командой решили завести блог, чтобы помочь вам разобраться в функционале офисных программ МойОфис. Планируем рассказывать вам о продуктах компании, последних изменениях и новых возможностях. Будем рады вашей обратной связи, вопросам и комментариям.

Пару слов о компании

МойОфис — российский разработчик офисного программного обеспечения, который предлагает безопасные кроссплатформенные решения для коммуникаций и работы с документами.

Корпоративными продуктами компании сегодня пользуется порядка восьми тысяч организаций по всей России, в том числе Банк ВТБ, Росатом, Аэрофлот и многие другие. Мультипродуктовая платформа МойОфис включает в себя полный набор настольных, мобильных и веб-приложений для общения и совместной работы с документами на всех популярных операционных системах, компьютерах, планшетах и смартфонах в любой точке мира.

Все приложения включены в реестр российского ПО и регулярно обновляются. Только за 2022 год было реализовано более 2400 различных улучшений в продуктах.

Решения МойОфис обеспечивают полный контроль над данными, неприкосновенность личной и рабочей информации, соответствуют отраслевым стандартам безопасности и требованиям российского законодательства, подходят организациям любого размера, а также для домашнего использования.

Для частных лиц МойОфис предлагает настольные редакторы «МойОфис Стандартный. Домашняя версия» и мобильное приложение «МойОфис Документы» . Их уже установили более 20 млн пользователей по всему миру, а скачать их можно прямо с сайта компании или из магазинов приложений, в том числе, из RuStore.

Чем различаются корпоративные продукты МойОфис

Разобраться в структуре продуктов довольно легко. Базовым, и наиболее популярным продуктом можно считать «МойОфис Стандартный 2», в который входят настольные приложения для работы с текстовыми и табличными документами, презентациями и клиент электронной почты.

Далее в иерархии следуют серверные продукты, обладающие большей функциональностью «МойОфис Частное Облако 2» и «МойОфис Профессиональный 2».

«МойОфис Частное Облако 2» предлагает возможности для хранения файлов и совместной работы — он позволяет создавать и редактировать документы прямо из браузера, причем, одновременно над одним документом может одновременно работать несколько человек.

Другой продукт, «МойОфис Профессиональный 2» обладает еще более широкой функциональностью – помимо возможностей «МойОфис Частное Облако 2» он обладает еще и почтовой системой «МойОфис Почта 2», а также настольными и веб-приложениями для работы с документами.

Также, в списке продуктов есть две почтовые системы «МойОфис Почта 2» и Mailion, единое цифровое рабочее пространство Squadus, фирменные шрифты XO_Fonts и комплект средств для разработчиков МойОфис SDK.

Изучение экосистемы МойОфис мы начнем с самых азов, то есть, рассмотрим возможности «МойОфис Стандартный 2», а к изучению остальных продуктов мы вернемся в будущих публикациях.

Офисные приложения «МойОфис Стандартный 2» устанавливаются непосредственно на ПК и работают без подключения к интернету. Программное обеспечение переведено на14 языков. Кроме русского и английского, вы сможете выбрать французский, немецкий, испанский, татарский, белорусский и другие. В комплекте с текстовыми редакторами поставляются наши фирменные шрифты XO_Fonts — метрические аналоги популярных иностранных шрифтов. Они позволяют корректно отображать документы. С их помощью форматирование ранее созданных вами документов останется в неизменном виде, даже в случае отсутствия в операционной системе таких популярных шрифтов, как Arial, Times New Roman и других.

С какими ОС работает МойОфис Стандартный 2?

МойОфис совместим со всеми популярными ОС — Linux, Windows и macOS. Вы сможете установить приложения практически на любую программную и аппаратную платформу, в том числе, на операционные системы на базе ядра Linux: ОС «Альт», Astra Linux и РЕД ОС. А мобильные приложения выпускаются для Android, iOS и «Аврора».

Поскольку сегодня в России резко вырос интерес к теме отечественного ПО, то для подготовки этого обзора мы будем использовать российскую операционную систему «Альт Рабочая Станция 10». По нашему мнению, она обладает дружелюбным интерфейсом, в ней просто работать, а с её установкой легко справится даже малоопытный пользователь.

Знакомьтесь, это текстовый редактор, в котором вы сможете работать с разными типами документов: создавать письма, юридические документы и даже научные работы. Приложение имеет приятный и интуитивно понятный интерфейс, в котором легко освоиться даже самому консервативному пользователю.
Кроме использования стандартных инструментов редактирования и форматирования, вы сможете добавлять и редактировать формулы и настраивать автоматизированные процессы с помощью макросов.

Интерфейс
Внешний вид программы для вас, наверняка, будет привычен, а интерфейс — интуитивно понятен. Панель инструментов при необходимости можно скрыть или сделать более компактной.

Весь набор инструментов для работы с документами разделен на вкладки, с помощью которых вы сможете:

Искать нужные функции вам будет удобно, благодаря меню быстрых действий. Его можно вызвать нажатием клавиш [CTRL]+[/] на Windows и [CMD]+[/] на macOS.

Полезные функции и специальные возможности
Если вам часто требуется создавать однотипные документы, например, бланки, заявления или письма, то вы можете воспользоваться заранее подготовленными шаблонами. Для этого нужно лишь один раз подготовить нужный бланк и сохранить его в формате .XOTT, а в дальнейшем — создавать новые документы на его основе при помощи меню «Файл» — «Создать по шаблону».

Также отметим функцию вставки неформатированного текста — это полезно, если нужно скопировать что-то из другого документа без сохранения исходного формата.

Расширенный буфер обмена
Часто в рабочих процессах может потребоваться оформление текстов со ссылками на документы с длинными сложными наименованиями: приказов, постановлений или закупочной документации. Чтобы сократить ваше время в редакторах МойОфис реализована возможность сохранять в буфере обмена до 10 разных формулировок. Вы просто выбираете нужную из списка и добавляйте в текст.

Вы можете сохранять и форматирование элементов документа с помощью инструмента «История кисточки». Эта функция уникальна есть только в приложениях МойОфис. Редактор способен запоминать до 10 различных стилей форматирования.

Для работы с функцией вам потребуется выделить нужный фрагмент документа и нажать кнопку «Копировать форматирование». После этого станет активна рядом расположенная кнопка со стрелкой вниз. Нажмите ее и вы увидите всплывающее окно с сохраненными стилями форматирования.

Работа с формулами и математическими выражениями
Приложение «МойОфис Текст» будет полезно не только для создания документов, статей и писем. С его помощью можно писать научные работы. Для этого пригодится функция создания и редактирования формул.

В «МойОфис Текст» используется язык разметки LaTeX, с помощью которого можно создать любое математическое выражение. Синтаксис языка довольно прост, и позволяет добавлять различные символы операций, буквы греческого алфавита и многое другое. Если вы еще не знакомы с LaTeX, то мы рекомендуем изучить книгу Сергея Львовского — она распространяется бесплатно и включает наиболее полный справочник по языку.

Режим отображения исправлений и совместная работа
Вам, наверняка, часто требуется не только вносить правки, но и отслеживать изменения, а также сравнивать документы между собой. В «МойОфис Стандартный 2» эти инструменты, разумеется, доступны.

Включить режим отображения исправлений можно с помощью меню «Инструменты». После этого, все вносимые правки будут отмечены специальной маркировкой, и вы сможете увидеть, кто из коллег какую корректировку внес в документ.

Причем, если в вашей организации развернуто серверное решение «МойОфис Частное Облако 2», то вы сможете работать с коллегами над одним файлом одновременно в режиме онлайн. Это позволит оперативнее согласовывать документы, не ожидая каждой итерации правок от сотрудников.

Кроме того, вы можете защитить часть документа от изменений. Таким образом, вы можете сохранить все уже согласованные фрагменты в том варианте, в котором они были утверждены.

Работа с макросами
Благодаря поддержки макрокоманд и надстроек, вы сможете автоматизировать ряд действий в документе. Например, вам нужно настроить автозамену кавычек на елочки, заменить минус на тире по всему документу или выполнять более сложные функции. Все это можно настроить с помощью инструмента «Редактор макросов».

Для работы с макросами используется современный язык Lua, он достаточно прост и легок в изучении. Чтобы вам было легче разобраться, вместе с продуктом МойОфис мы выпустили справочник макрокоманд, который можно найти в разделе «Справочный центр» на нашем сайте.

Чтобы запустить скрипт в редакторе макросов вам останется только прописать код нужной операции из справочника и запустить процесс кнопкой «Выполнить».

Для компаний, переходящих на продукты МойОфис с популярных иностранных продуктов, важно знать, что в редакторах инструменты для работы с макросами реализованы по-разному. Так, к примеру, Microsoft использует язык VBA (Visual Basic for Applications), собственную проприетарную разработку. Наша российская офисная программа не может его использовать в силу лицензионных ограничений, поэтому, если необходимо сохранить функциональность внутри имеющегося документа, то вам придется переписать макрос на Lua.

Конвертеров из VBA в Lua в настоящий момент не существует, однако, продукты МойОфис могут распознать внутри документа код макроса на VBA и отобразят его во встроенном редакторе. Вам останется только создать новый макрос на Lua, причем, переключаться между приложениями или разными компьютерами не нужно — вы будете видеть оба макроса в одном интерфейсе.

В помощь нашим клиентам мы предлагаем такие решения:

Еще одно приложение из состава продукта — редактор электронных таблиц «МойОфис Таблица». Он поддерживает работу с математическими, логическими и статистическими формулами, позволяет создавать и формировать сводные таблицы и обладает широкими возможностями визуализации данных с помощью графиков и диаграмм.

Интерфейс
Табличный редактор «МойОфис Таблица» столь же прост в освоении, что и текстовый. Вам будет несложно в нем разобраться: интерфейс интуитивно понятен и не требует глубокого и длительного изучения.

Для удобной работы таблица включает активную область с определенным набором строк и столбцов. Когда вам требуется больше строк или столбцов вы просто расширяете область двойным кликом мыши.

Благодаря отсутствию бесконечных таблиц удалось увеличить производительность приложения. При этом ограничений на количество обрабатываемых данных нет — вы можете добавить столько активных строк, сколько вам необходимо.

Основные возможности табличного редактора
По аналогии с приложением «МойОфис Текст», в табличном редакторе можно быстро найти любую функцию нажатием клавиш [CTRL]+[/] или [CMD]+[/].

Если вы случайно удалите лист, отменить действие можно с помощью набора клавиш [Ctrl]+[Z] или нажатием кнопки [Отменить] на панели инструментов. Лист полностью восстановится и вы не потеряете данные.

При работе с объемными документами, вы можете закреплять нужные области. Причем можно фиксировать сразу несколько столбцов и строк одновременно.

Для визуализации данных вы можете выбрать из множества типов диаграмм и графиков. Для удобства в меню есть наглядные пиктограммы, и предварительно можно увидеть, как будет выглядеть ваш будущий график.

Работа с формулами
В МойОфис Таблицы можно быстро найти нужную функцию или формулу в поисковой строке. Это экономит время и упрощает работу с данными. В отдельном поле отображаются подсказки к выбранной формуле, с помощью которых вы сможете понять, как корректно применять ту или иную функцию.
Табличный редактор поддерживает популярные математические, статистические, финансовые и другие формулы, их можно писать как на русском, так и на английском языках.

Работа со сводными таблицами
Конструктор для создания сводных таблиц позволит вам не только формировать, но и редактировать уже сведенные данные. Нужные для анализа поля можно перемещать между категориями и фильтрами. Результаты перестраиваются автоматически.

Конструктор сводной таблицы содержит 5 граф: «Доступные поля» — они формируются автоматически на базе названий граф исходной таблицы. Эти данные вы распределяете по полям «Фильтры», «Столбцы» и «Строки», в зависимости от того, какие данные вы хотите получить. Информация в сводной таблице тут же меняется в соответствии с новыми параметрами.

Данные, которые используются для формирования сводной таблицы, в конструкторе выделяются жирным текстом.

При помощи «Фильтров» вы можете отображать в сводной таблице только часть данных. Например, если вам нужно собрать информацию за определенный период, переместите в фильтр поле с датой и выберите нужные значения.

Исходные данные в уже сформированной таблице можно редактировать. Достаточно указать новый диапазон во вкладке «Параметры». Дополнить данные можно текстом или выделением мышкой нужной области.

Функция «Обновить сводную таблицу» позволяет актуализировать итоговые данные, если они были изменены в исходном диапазоне.

В состав «МойОфис Стандартный 2» также входит настольный клиент электронной почты, который также работает как с операционной системой Windows, так и с российскими ОС Linux.

Приложение предназначено не только для обмена письмами, но и позволит вам полноценно планировать рабочее время с помощью календаря и задач, а также работать с контактами в адресной книге.

Важно отметить, что объем функциональности настольного клиента будет напрямую зависеть от возможностей имеющегося почтового сервера в организации.

Далее рассмотрим функциональные возможности, доступные при работе с почтовым сервером «МойОфис Почта 2». Здесь можно добавлять несколько учетных записей и получать письма, отправленные как на личную, так и на рабочую почту.

В самом письме есть функции форматирования, проверки орфографии, прикрепления изображений, добавления таблиц, разделителей и многое другое.

Входящие письма и задачи вы можете сразу преобразовать в события с помощью «Календаря». Здесь же удобно настраивать напоминания, планировать встречи. Есть возможность добавлять несколько типов календарей и управлять одновременно личным и рабочим временем. Это позволит избежать риска случайного совпадения встреч, а также приоритезировать события в зависимости от его значимости.

В созданное событие можно приложить необходимые файлы, чтобы на встрече иметь к ним быстрый доступ.

Мы понимаем, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, поэтому предлагаем воспользоваться версией продукта для частных пользователей «МойОфис Стандартный. Домашняя версия». Коммерческие лицензии вы можете приобрести у дистрибьюторов сети авторизованных партнеров, которые действуют по всей стране.

По своим возможностям, продукт для частных лиц отличается набором корпоративных функций, при этом полностью удовлетворяет потребности для домашнего использования. Будем рады конструктивной обратной связи в комментариях.