Повышение эффективности работы вашей компании с помощью ИИ чат-бота Dokkii

В современном мире информация является основой любого бизнеса. От того, насколько эффективно и быстро сотрудники могут получить доступ к необходимой информации, напрямую зависит успешность их работы и эффективность вашего бизнеса. Это особенно актуально для крупных и средних компаний, где количество документации исчисляется сотнями и тысячами документов.

Сегодня работа с документами в большинстве компаний по-прежнему оставляет желать лучшего. Системы управления документооборотом, которые должны упростить поиск, хранение и обмен информацией, часто оказываются перегруженными, сложными в использовании и плохо масштабируемыми. В результате сотрудники тратят огромное количество времени на поиск нужной информации, а не на выполнение своих прямых обязанностей.

Среди основных проблем с работой с документами можно выделить:

Недостаток централизованного хранения: Документы часто хранятся в разных местах — на локальных компьютерах сотрудников, в облачных хранилищах, на сетевых дисках. Это затрудняет поиск и доступ к нужной информации.

Низкая скорость поиска: Даже в случае наличия системы управления документами, поиск может быть медленным и неэффективным, особенно если требуется найти информацию в большом количестве документов.

Проблемы с актуализацией данных: Информация в документах может быстро устаревать, а процесс ее обновления может быть трудоемким и сложным.

Неудобство использования: Системы управления документами могут быть сложны и неинтуитивны в использовании, что затрудняет работу с документами, особенно для новых сотрудников.

Все эти проблемы создают существенные препятствия для эффективной работы с документами и управления информацией в компании. Существует множество решений, которые сегодня используются компаниями для управления и работы с документами. наиболее популярных из них:

Системы управления документооборотом (Document Management Systems, DMS): Это программные решения, предназначенные для хранения, управления, поиска и обмена документами и информацией. Примеры таких систем: Google Docs, Box, и другие. Они могут быть настроены для конкретных потребностей компании, но могут быть сложными в использовании и требуют обучения.

Системы управления содержимым предприятия (Enterprise Content Management, ECM): Это более масштабные решения, которые включают в себя DMS, а также инструменты для управления веб-контентом, записями, рабочими процессами и другими аспектами управления информацией. Примеры таких систем: Microsoft SharePoint , IBM FileNet, OpenText, Alfresco и другие.

Облачные хранилища данных: Это сервисы, которые позволяют хранить и делиться файлами через интернет. Примеры таких сервисов: Google Drive, Dropbox, OneDrive и другие. Они обычно просты в использовании, но могут не предоставлять достаточного уровня контроля и безопасности для некоторых компаний.

Инструменты для совместной работы: Это решения, которые позволяют сотрудникам работать совместно над документами в режиме реального времени. Примеры таких инструментов: Google Docs, Microsoft Office 365, Confluence и другие.

Решения для управления знаниями (Knowledge Management Systems): Это системы, которые позволяют собирать, организовывать, хранить и распространять знания и информацию внутри организации. Примеры таких систем: Confluence, Zendesk Guide, Guru и другие.

Каждое из этих решений имеет свои преимущества и недостатки, и может быть более или менее подходящим в зависимости от конкретных потребностей компании. Однако ни одно из них не решает проблему полностью, особенно в контексте поиска и доступа к информации.

С ускорением темпов диджитализации бизнес-процессов проблема поиска и доступа к нужной информации в корпоративных системах становится все более актуальной. Последние достижения в области генеративных нейросетей как ChatGPT действительно впечатляют возможностью работы со слабоструктурированными данными. Не трудно представить себе сценарий работы с документами компании в формате общения с цифровым помощников в корпоративном мессенджере.

Как это работает?

Чат-бот с ИИ, разработанный для работы с внутренней документацией, осуществляет поиск, фильтрацию и представление информации из базы данных компании в удобном и доступном формате. Такой бот способен обрабатывать запросы на естественном языке, анализировать их и предоставлять пользователю наиболее подходящую информацию с учётом роли пользователя или ответить на уточняющие вопросы.

Ключевые сценарии использования:

Поиск по документации: Сотрудники могут быстро получить нужную информацию, задав вопрос боту. Бот анализирует запрос и предоставляет наиболее релевантную информацию из текущих документов компании. Ключевым отличием от текущих поисковых систем является сохранение контекста в рамках сессии, когда боту можно задавать уточняющие вопросы или дать на вход дополнительные условия, например для какой роли требуется найти информацию.

Обучение и онбординг: Новые сотрудники могут использовать бота для быстрого обучения и адаптации, задавая вопросы о процедурах, политиках и процессах в компании.

Поддержка в принятии решений: Бот может предоставлять необходимую информацию для поддержки в принятии решений, предоставляя данные из прошлых отчетов, исследований или аналитических материалов, а также предоставляя эти материалы сразу в виде презентаций.

Метрики эффективности

С помощью чат-бота для доступа к внутренней документации вы можете повысить следующие ключевые метрики:

Увеличение производительности: Быстрый доступ к информации позволяет сотрудникам экономить время на поиск документов и увеличивает их производительность.

Снижение ошибок: Точная и актуальная информация помогает сотрудникам избегать ошибок, связанных с недостатком или неправильным пониманием информации.

Увеличение уровня обучения и адаптации сотрудников: Новые сотрудники смогут быстрее осваиваться в компании, а текущие сотрудники смогут повышать свою квалификацию, используя бота в качестве инструмента для обучения.

Улучшение уровня удовлетворенности сотрудников: Быстрый и удобный доступ к информации существенно упрощает работу и делает ее более комфортной, что в свою очередь влияет на уровень удовлетворенности сотрудников и уменьшает текучку кадров.

Повышение эффективности принятия решений: С учетом того, что бот может быстро предоставить нужную информацию для поддержки в принятии решений, менеджмент сможет принимать более обоснованные и своевременные решения.

Чат-бот с ИИ для доступа к внутренней документации – это не только удобный инструмент, но и стратегический ресурс, который может повысить эффективность работы вашей компании, улучшить процессы принятия решений и повысить уровень удовлетворенности сотрудников. Он является важным шагом на пути к цифровой трансформации и созданию культуры постоянного обучения и развития в вашей компании.

Прямо сейчас наша команда разрабатывает подобное решение на базе «Open Assistant» для интеграции в контур компании и пытаемся понять есть ли у бизнеса реальный интерес к подобному решению. Если вы хотите попробовать новое решение или готовы рассмотреть пилотный проект напишете об этом в форме обратной связи https://dokkii.ru/ или можете написать мне