Чат-бот или виртуальный секретарь для бизнеса

Автоматизация решения типовых вопросов в бизнесе не только значительно облегчает коммуникацию сотрудников, но и позволяет контролировать текущие процессы внутри компании. Например, выдача справок, формирование отчетности, согласование текущего отпуска для сотрудников, создание и просмотр задач в Jira, прочие.

В компанию Volhinsoft.ru обратилась фирма, оказывающая бухгалтерские услуги. 90% сотрудников в ней работали удаленно. Это создавало значительные задержки по выполнению некоторых задач и согласованию проектов. Для коммуникации, использовался чат в мессенджере Telegram, а мы предложили реализовать чат-бота, выполняющего функции личного секретаря.

Для того, чтобы реализовать программное обеспечение, на 100% покрывающее потребность заказчика, нами проанализирована переписка в чате руководителей. Так, типовыми вопросами, которые решались в Telegram, были:

Для наглядности, приведем пример приветственного сообщения чат-бота:

Мы написали Телеграм-бота, внедрили в него разные диалоговые скрипты и интеграции. В основном синхронизацию провели с Гугл-календарем и Jira. В результате чего:

Самое сложное было создавать задачи по исполнителям. Тут важно учесть множество параметров: загруженность специалиста, количество запланированных встреч, график отпусков, больничные листы и прочее.

На разработку бота ушло меньше месяца. Первый рабочий вариант ушел на испытание и тестирование спустя 23 дня. Сотрудникам были доступны такие функции, как:

За следующие 60 дней мы довели чат-бот до совершенства: нарастили функционал, добавили новые скрипты, усложнили логику общения и другие. Один из скриптов бота вы видите на скриншоте ниже:

Результатом наших усилий стал полностью соответствующий специфике компании чат-бот. Он разбирался во всех тонкостях решаемых фирмой задач. Мы закрыли потребность руководства и специалистов компании на сокращение времени, затраченного на решение типовых вопросов. Результатом стало общее увеличение продуктивности компании и освобождение от обязанностей целого отдела сотрудников. Это привело к сокращению затрат на оплату труда и увеличение прибыли.

Учитывая объемы работы заказчика, на разработку чат-бота он затратил средства, которые окупились за несколько месяцев. Дальше вся экономия стала переходить в чистую прибыль.

Разработанные проект — это не простой чат-бот, а программа, которая закрыла потребности заказчика. В ходе решения поставленной задачи мы проанализировали проблему, определили метрики, которые смогут улучшить проект и облегчить коммуникацию внутри фирмы, закодировали каждый скрипт диалога, интегрировав их со сторонними сервисами с целью получения дополнительных данных. Полученный нами результат не повторит ни один конструктор чат-ботов.