Тендерный аутсорсинг. Симптомы и противопоказания

Тендерный аутсорсинг - молодой и быстрорастущий рынок, который пережил как полное разочарование, так и стадию роста.

В середине 2010х началась новая стадия развития государственного заказа в России с появлением 44-ФЗ. Этот закон открыл рынок госзаказа для малого бизнеса, сделал его более прозрачным и все решили в него ломануться. Ведь много позитивных факторов: низкая конкуренция, минимальный демпинг, завышенные цены на товары и услуги - в общем, шоколад.

Предприниматели, которые успели разобраться в тонкостях госзаказа, сразу начали продавать свои услуги. Причем, они точно гарантировали вам победу, просили предоплату, брали большой процент с побед и обещали, что все будет хорошо.

На этой почве началась чернуха, которая сильно испортила имидж участия в тендерах:

Все это привело к осквернению мнения предпринимателей о тендерах и по тендерном аутсорсинге.

Сегодня, тендерный аутсорсинг возвращает себе статус эффективного подхода к организации работы с тендерами, но он подходит не всем.

Для себя мы определили 3 портрета клиента, на которых все время целимся. Это компании, которые с нашей помощью могут оптимизировать затраты на участие в одном тендере или поставить участие в тендерах на поток.

Портрет №1. Компания еще никогда не участвовала в тендерах.

Чаще руководители бизнеса либо не имеют опыта в тендерах, либо небольшой и, чаще, негативный. На начальном этапе участия важно не наделать ошибок, которые приведут к убыткам и отодвинут идею участия в тендерах еще на пару-тройку лет.

Важно объяснить клиенту весь алгоритм участия в разных тендерах, все его издержки при участии, все риски. Мы всегда проводим аналитику перед началом работы, чтобы понять конкурентоспособность клиента и, чтобы у него были объективные ожидания.

Портрет №2. Компания редко участвует в тендерах.

Такому клиенту невыгодно держать в штате специалиста по тендерам. Некоторые просят секретарей или бухгалтеров подавать заявки, но для них это постоянный стресс, так как они не в контексте, а правила участия постоянно меняются.

Такие компании сами ищите тендеры, даже чаще их просто приглашают на них. А мы в контексте, мы быстро подготовим заявку, чтобы клиент даже не загружался, а просто дал нам цену. Такие клиенты не редкость, но нам больше нравится портрет №3.

Портрет №3. Компания уже продает через тендеры, но не охватывает всего рынка.

С этими ребятами мы реально вашем. С ними мы становимся одной командой и в какой-то момент уровень взаимного доверия зашкаливает. Обожаем таких, все бы были такие.

Это компании, которые и ранее продавали через тендеры, но либо были уверены, что охватывают не все, либо точно это знают.

Первым шагом мы делаем сравнения между тендерами, в которых они поучаствовали за 3 месяца и выборкой, которую сделали мы - сколько тендеров реально было объявлена.

В таких компаниях у нас есть наш buddy - человек, который существует для работы с нами. Мы рассматриваем 100 - 250 тендеров ежемесячно, делаем около 80-180 расчетов по тендерам, подаем больше 30 заявок ежемесячно.

И самое главное - постоянно докручиваем алгоритм участия. Больше коммерческих площадок, больше аналитики для оценки вероятности победы, больше, больше, больше. Кайф. Обожаю таких клиентов, для них реально хочется пахать и приносить результат. Часто он приходит не за месяц. Иногда мы выходим на плановые показатели только через 6-12 месяцев. И этот путь бесценен, когда мы пришли к цифрам, которые хотели увидеть.

Есть и обратная сторона. Назовем её Портрет Х. И это не значит “Хороший”.

В таких компаниях инициатива участия исходит от руководителя, но он сам не хочет в это внимать даже немного и все сразу перепоручает сотрудникам. Сотрудники терпеть не могут эти тендеры, потому что время, на них потраченное не приносит им деньги в моменте. Неизвестно когда, неизвестно сколько и вообщем не известно будет или нет.

Такие ребята постоянно ищут причины, чтобы не участвовать. И даже не пробовать участвовать - сразу в отказ.

Эти же компании чаще работают в сложных нишах, где количество тендеров ограничено. Таким аутсорсинг точно не нужен.

Для них есть решение. В такой компании всегда есть условный Саша, которые тут давно работает, к нему лояльно руководство. Он занимается всем понемногу, но толком никто не знает чем конкретно.

Вот его отправьте на самые простые курсы по тендерам в вашем городе. Ему этой информации хватит, чтобы занимать свое время поиском тендеров и периодически что-то выигрывать. А еще он в курсе технических моментов и может быстро квалифицировать тендеры по метке “целевой/нецелевой”.

Ладно, вернемся к моим ненаглядным портретам №№1-3.

Принципиальным становится вопрос: “А как выбрать аутсорсинговую компанию?”.

Учитывая наш опыт работы с более чем 70 компаниями и общением с более чем 200 компаниями, я разработал формулу принятия решения.

ПСЗ - ПОДГОТОВКА.СТОИМОСТЬ.ЗАДАЧИ.САРАФАН

Ключевая цель - подкрутить все пункты под цели клиента. Спустя почти 4 года работы, я считаю, мы нашли идеальное сочетание.

ПОДГОТОВКА. Перед началом работы важно оценить конкурентоспособность клиента. Это важно в первую очередь нам, потому что если зарабатывает клиент - зарабатываем мы. Если аутсорсер без “предварительных ласк” предлагает заключить договор и оплатить ему услуги - стоит задуматься.

СТОИМОСТЬ. За последний год на рынке появилось множество компаний, которые предлагают безлимитное тендерной сопровождение за 10-15 тысяч рублей. Такие компании, чаще, не ориентированы долгую работу с клиентом, для них важнее набрать большой пул клиентов и получить от них деньги. Еще есть грамотеи, которые предлагают вам оплатить сразу год сопровождения. Но после оплаты перестают проявлять инициативу. Не надо так.

Качественное сопровождение должно стоить +/- как содержание тендерного специалиста в штате.

ЗАДАЧИ. Вот эти предложения за 15 000 рублей в месяц безлимит часто предлагает лишь часть задач взять на себя. Это действительно может стоить 15к, но поиск тендеров вы делаете сами, заявку вы готовите сами. Аутсорсер только будет подавать вашу заявку на площадке только и всего. Будьте внимательней.

В этом нелегком тендерном деле важно разгрузить мозг клиента от всех тендерных забот. Я считаю, что при качественном аутсорсинге на клиенте должно оставить всего лишь 2 задачи:

В такой ситуации каждый будет заниматься своим делом.