Рейтинг решений для электронного кадрового документооборота (КЭДО)

В этом материале рассмотрены системы для кадрового электронного документооборота (КЭДО) и программные решения, целью которых является его оптимизация. Преимущества, предоставляемые КЭДО:

В мае этого года наше руководство приняло решение о переводе общения с сотрудниками в электронный формат. Мы захотели рассмотреть все варианты, прежде чем выбирать конкретного поставщика, и собрали всю доступную информацию о существующих на рынке решениях.

Анализ систем КЭДО мы начали с определения важнейших критериев их выбора – как функциональных, так и нефункциональных:

Мы провели изучение статей, пресс-релизов и вебинаров о внедрении КЭДО, поскольку уверены, что за ним будущее. Ознакомившись с рыночными предложениями, подготовили свой обзор, основанный только на отечественных программных продуктах.

В ходе исследования мы столкнулись с сомнительными рейтингами: один явно представлял интересы определенного провайдера, а второй сделали маркетологи популярного СМИ.

1. Directium HR PRO;

2. ТопФактор;

3. СБИС управление персоналом;

4. VK HR Tek;

5. Контур. Персонал;

6. HR Link;

7. ELMA365;

8. WiseAdvice EmplDocs;

9. Разработка Тинькофф и Jump. Finance;

10. СБЕР КОРУС (ранее «ГК КОРУС консалтинг»);

11. Lexema;

12. 1С: Кабинет сотрудника;

13. EasyDocs;

14. WebSoft HCM;

15. АТАЧ;

16. Миотех.

Directum HR PRO предоставляет гибкую кастомизацию. Настройка происходит в режиме no-code, позволяя без навыков программирования создавать новые документы, конструировать регламенты. В low-code среде можно создать или доработать созданные объекты.

Есть функция подключения интеллектуальных сервисов к рутинным процессам, например, распознавание удостоверяющих личность документов при трудоустройстве и внесение данных в систему.

По данным разработчиков, Directum HR PRO обеспечивает бесперебойную работу для 20 000 пользователей одновременно, подтверждая масштабируемость.

Техническая интеграция: Система совместима с MS Office, 1С:ЗУП, Active Directory, 1С и порталом «Работа в России».

Кадровым документам гарантировано юридически значимое хранение. Метка доверенного времени и архивный штамп времени дополняют электронную подпись в системе, что подтвердит действительность документа даже через 50 лет.

К недостаткам сервиса клиенты отнесли неудобные интерфейс и систему поиска по фильтрам, слабую техподдержку и недоработанную интеграцию с 1С, отсутствие мобильной версии, а также удаленной выдачи УНЭП через ЕСИА и выпадающего списка при поиске по ФИО.

ТопФактор:Личный кабинет сотрудника является комплексной российской HRM-системой на платформе 1С. В числе ее преимуществ – открытый код, возможность доработки (на рынке достаточно подрядчиков-программистов 1С), способность кастомизировать проект любой сложности

Платформа 1С:Предприятие сертифицирована в соответствии с требованиями ФСТЭК России, что гарантирует безопасную обработку персональных данных.

Продукт легко интегрируется с популярными кадровыми системами, такими как 1С:ЗУП. Заказчику дается выбор между размещением в облаке или на собственных серверах.

WFM содержит обширный инструментарий автоматизации рабочих процессов: от подбора и адаптации персонала до управления KPI/OKR, талантами, вовлеченностью и командной эффективностью.

В системе сформирован график отпусков с функцией планирования, запроса, согласования и просмотра остатков.

Мониторинг рабочего времени дает отследить реальную занятость сотрудников, формирование рабочих табелей. Модуль для работы с ЛНА разрешает группировать пакеты регламентов и отслеживать их выполнение по отделам, должностям или индивидуальным группам.

Реализовано дистанционное трудоустройство кандидатов, общение с которыми идет в блоке подбора персонала.

Есть готовые шаблоны и маршруты для согласования. Сотрудникам КДП доступен кадровый архив, чтобы найти и выгрузить документы по работнику или виду документа.

В качестве электронных подписей действуют облачные сертификаты УЦ «Калуга Астрал» и интеграция с сервисом Госключ, сводящая к нулю расходы на выпуск сертификатов за счет своей легитимности и бесплатности. Также усиленные электронные подписи можно подключить на токене (физическом носителе).

Экосистема программных продуктов для ЭДО СБИС управление персоналом

предоставляет интеграцию с популярными корпоративными решениями, такими как SAP и 1С. Для иных систем существует API.

Кадровику доступен полный спектр документов, включая трудовые договоры, заявления, приказы, графики отпусков, табели учета рабочего времени, трудовые книжки, расчетные листы, больничные, ЛНА и многие другие.

В программе есть возможность настройки маршрутов согласования, сервис распознавания паспортных данных и СНИЛС, модуль геймификации, электронный облачный архив. Доступ к личному кабинету предусмотрен через Госуслуги и социальные сети.

Сервис обеспечивает проверку соискателей и трудоустройство онлайн, но не указывает на сайте сведения о рекрутинговых CRM-системах, с которыми интеграция возможна. Ответственность за безопасное хранение и обработку данных разработчики СБИС берут на себя.

VK HR Tek представляет собой портальное решение в рамках экосистемы ВКонтакте. Данный продукт не так давно на рынке, поэтому отзывов о нем еще мало, но кейс с аптекой, например, открыт для ознакомления.

Наличие юридического отдела у ВК обусловило поднятие сотрудниками VK HR Tek темы методологической подготовки к внедрению КЭДО и обсуждение правового аспекта при подготовке компании к проверкам, связанным с отношениями работодателя и работника.

В систему включены шаблоны документов, автоматизация найма, система уведомлений, маршруты согласования, настраиваемый график отпусков и дедлайнов подписания документов.

Отсутствие выпадающего списка в интерфейсе при выборе руководителя для согласования, мобильного приложения и коробочной версии, интеграции с Госключом и возможности подписания документов учетной записью Госуслуг на портале «Работа в России» снижает привлекательность для потенциальных заказчиков.

Контур.Персонал, изначально специализировавшийся на создании и ведении электронных трудовых книжек, расширил позднее свой функционал до ЭКДО (электронный кадровый документооборот) и предложил версии, адаптированные под различные сферы деятельности, такие как производство, госслужба, медицина и образование.

Доступно множество инструментов для: составления штатного расписания и хранения истории изменений; учета движения персонала, его обучения и аттестаций, кадровых перестановок; формирования списочной и среднесписочной численности и отчетов – в том числе П-4 и П-4 (НЗ). Программа подходит для подготовки кадровой отчетности контролирующим органам и отделам внутри организации.

Нет коробочной версии, SMS-уведомлений, приглашения сотрудников интеграции с Госключом и мессенджерами, а интеграция с 1С возможна лишь за дополнительную плату. Бизнес-процессы тоже придется прописывать самостоятельно.

Низкий уровень техподдержки в совокупности с высокой ценой продукта и отсутствием совместимости с перегруженной из ЗУП оргструктурой делает Контур.Персонал достаточно проблематичным.

HR Link – российская система для кадрового учета и ЭКДО, ориентированная на ИП и средний бизнес. Программа интегрируется с системами «Босс-кадровик», «1С:ЗУП» и другими, в том числе с API.

Расширенный функционал по дистанционному трудоустройству, с проверкой кандидатов, автоматическим распознаванием документов и отслеживанием их статуса, маршрутами согласования, стандартами безопасности ISO, поддержкой SSO, уведомлениями по API и SMS, интуитивным интерфейсом для линейных пользователей.

Недостатками продукта являются отсутствие интеграции с Госключом, и коробочной версии, автоматического присвоения номеров документам, поддержки оргструктуры в актуальном виде; необходимость ручного выбора руководителя при отправке документов на подпись.

ELMA365 – это современное решение для управления персоналом при интеграции КЭДО. Программа предоставляет автоматическое распознавание документов (подписывать которые приходится на его стороне) и примерно 25 кадровых сценариев, интеграцию с Контур.Диадок и 1С:ЗУП, графические инструменты для создания маршрутов согласования и описания бизнес-процессов, опции управления рабочими процессами, командировками и персоналом, а также бесплатный тестовый период демо-версии ELMA365.

К минусам относятся открытый исходный код, недостаточная квалификация и реактивность службы поддержки.

WiseAdvice EmplDocs от консалтинговой компании WiseAdvice является не столько программой, сколько расширением к 1С:ЗУП для кадровиков и устанавливаемым отдельно приложением Личный кабинет для сотрудников. Соответственно, настройки делаются в 1С, но на другой платформе, так что работу специалиста отдела кадров может осложнить потребность писать запросы на языке JSON.

Есть мобильная версия, возможность создать произвольные виды заявок, разместить базы On-Premise и On-Cloud, кастомизировать интерфейс (на нескольких языках, что оценят международные компании).

Доступны модуль ДМС и настройка маршрутов согласования документов. Нет триал-версии и отображения компаний с несколькими юридическими лицами.

Разработка Тинькофф и Jump.Finance направлена на упрощение и ускорение процессов кадрового документооборота. Оформление документов сокращается до 10 минут, если все участники в сети. Кроме того, система самостоятельно информирует о ждущих подписи документах и показывает их статусы сотрудникам.

Хранить КЭДО можно на внутренних серверах компании или в облачном архиве, отвечающем требованиям ФЗ.

Есть техническое и юридическое сопровождение, совместимость с 1С:ЗУП и 1С:Фреш, а также возможность интеграции с другим ПО через API.

В то же время отсутствуют коробочная версия, мобильное приложение, интеграция с Госключом, личные кабинеты для сотрудников, блок оценки и управления персоналом, возможность модифицировать систему после ее первоначальной установки.

СБЕР КОРУС (ранее «ГК КОРУС КОНСАЛТИНГ») предлагает корпоративный портал для сотрудников, основанный на платформе Битрикс 24, которая использует ЦОД Сбербанка, соответствующий требованиям надежности Tier 3.

Система позволяет дорабатывать сквозные HR-процессы, учитывая индивидуальные нужды бизнеса. Вход в нее осуществляется через СНИЛС и СберID.

Центр управления маршрутами согласования и подписания с самостоятельным выпуском УНЭП включены в обслуживание. Есть мобильное приложение, но нет дистанционного обучения, а отзывы о технической поддержке весьма противоречивы и малочисленны по причине недавнего запуска.

На сайте указаны три варианта стоимости программы. Финальная цена определяется общим количеством работников в организации, но в любом случае она выше рыночной по сравнению с аналогичными решениями, рассмотренными в этом рейтинге.

Рекомендуем обращаться к консультанту по интеграции КЭДО за более подробной информацией. Контакты находятся на официальном портале.

Lexema – это сервис КЭДО, имеющий мобильное приложение, интеграцию с 1С и более сорока форм типовых заявлений. Он обеспечивает информационную безопасность системы и ее настройку в соответствии со SLA, а также ежедневную техническую поддержку для своих пользователей.

Вместе с тем HR-функционал целиком недоступен, поэтому руководству невозможно будет обучать сотрудников дистанционно, а им самим –взаимодействовать между собой (не позволяют интерфейс и структура платформы).

Интеграция с Госключом разработчиком не предусмотрена, как и демо-версия продукта.

1С:Кабинет сотрудника предназначен для автоматизации КЭДО и доступен для приобретения по средней рыночной цене: от 2800 рублей за работника в месяц. При покупке годовой версии предусмотрена лицензия на 5000 специалистов (информация от пользующихся системой коллег, рассказавших также о предоставлении демо-версии на тестовый период длительностью 45 дней – нами это не проверялось). Для получения подробностей нужно оставлять заявку на сайте.

Есть открытый исходный код, что облегчает поиск разработчика; коробочная версия для размещения в корпоративной сети заказчика; интеграция с 1С:ЗУП; собственный УЦ для выпуска электронных подписей.

Недостатками сервиса являются отсутствие: последовательно-параллельного согласования с внешними условиями, необходимого для работы с договорами; механизма управления и оценки персонала (но доступна отдельная реализация интеграции с программным продуктом 1С:ЗУП КОРП); функционала для сложного планирования и учета остатков по отпускам.

Система КЭДО EasyDocs обладает большим числом шаблонов типовых кадровых документов, для оперативной подписи которых сотрудники получают уведомления во всех популярных (и не только) мессенджерах: Viber, WhatsApp, Telegram, Link. Каждый из них поддерживается специализированным ботом, заменяющим личный кабинет.

Все процессы найма, адаптации, зарплат, командировок, увольнений, отпусков можно полностью автоматизировать.

Интеграция доступна по нескольким тарифам. Рассчитать ее стоимость можно прямо на официальном сайте компании при помощи калькулятора.

Данных о качестве технической поддержки системы мало, но есть возможность оставить заявку на сайте для консультации или позвонить на горячую линию.

WebSoft HCM КЭДО отличается интуитивным интерфейсом портала для сотрудников и приложения для кадровиков. Позволяет настроить интеграцию с ERP и системами кадрового учета, создавать различные виды кадровых электронных документов и указывать вручную тип подписи, назначать для выполнения рабочих задач определенные группы людей, бесплатно выпускать УНЭП для всех работников

В технологии сервиса включены мобильное приложение и чат-боты, мессенджеры и адаптивный дизайн.

Компания гарантирует оперативную поддержку пользователям, обучение и обмен опытом – администраторам, а команда провайдера оказывает помощь по настройке данных на проекте и по внедрению, которое может занять от трех до шести месяцев и замедлить другие процессы.

Высоки риски потери или дублирования данных при переносе в интеграцию КЭДО. Клиенты говорят о сложности с формированием и выгрузкой отчетов и высокой цене продукта. Лицензия Standard (на 5000 пользователей) стоит 960000 рублей в год; Enterpise (на любое количество пользователей) – 2400000 рублей в год.

В лицензию входят все функции платформы: отдельное приобретение нужного модуля не предусмотрено. Также могут возникнуть трудности при администрировании системы, поскольку на ее изучение требуется время и техническая подготовка. Мы подсчитали приблизительную стоимость внедрения функционала КЭДО, основываясь на данных официального сайта: она составила 1,5-2 млн. рублей.

Появление АТАЧ обусловлено экспериментом Минтруда в 2020 году на волне интереса к КЭДО. Среди партнеров компании есть крупные системные интеграторы, что свидетельствует о надежности и качестве продукта, хотя в открытых источниках отсутствуют как отзывы о самой системе и ее стоимости, так и информация о клиентах.

Есть шаблоны документов и возможность их хранения в облаке, что упрощает работу с ними, но невозможно опробовать демо-версию до принятия решения о покупке. Отсутствует HR-функционал и мобильное приложение. Уточнять интересующие детали придется, оставив заявку на сайте.

Проектный консалтинг, судя по описанию компании МИОТЕХ на официальном сайте, является ведущим видом ее деятельности. Оптимальным решением для КЭДО разработчики считают простую электронную подпись. Она стала партнером сервиса мобильной ЭП Sign.me.

Вместе с тем у системы отсутствуют: выгрузка данных из 1С; уведомления через мессенджеры и SMS; интеграция с Госключом, что снижает возможности автоматизации и экономии на покупке ЭП, чья стоимость составляет от 700 рублей за одного сотрудника в год.

Миотех делает акцент на кроссплатформенность и экологичность своего решения.

В первую очередь будет логичным создание компактной рабочей группы, в которую войдут пользователи системы (сотрудники HR, как правило) и специалисты по информационным технологиям. Следующим шагом станет мозговой штурм с целью выявления главных – для вашей компании – критериев системы КЭДО. Поставщик без мобильного приложения с функционалом КЭДО и без интеграции с Госключом исключается из списка потенциальных кандидатов автоматически.

После составления списка критериев следует сформировать чек-лист для выбора наиболее соответствующего вашим требованиям решения. Провайдеру придется провести презентацию, где стоит расспросить его по чек-листу. Стратегия развития программного продукта должна быть тоже затронута, поэтому надо заранее определиться с основными функциями, например, как будет реализован проект – On-Premise или в виде SaaS.

Cервисы, вошедшие в первую пятерку нашего рейтинга, предоставляют расширенный спектр возможностей, по сравнению с другими.

Рекомендуем посмотреть обучающие вебинары о продукте, прочитать статьи о компании перед принятием решения о выборе поставщика. Важно выбрать надежного партнера, готового не только быстро внедрить решение КЭДО, но и адаптировать продукт под ваши потребности.

Для оценки систем КЭДО мы взяли систему критериев, которая была разбита на следующие группы:

1. Виды поддерживаемых ЭП:

2. Доступные варианты размещения системы (On-Premise и SaaS):

3. Готовые модули интеграции с 1С (самый востребованный с 1С:ЗУП).

4. Готовые модули интеграции с другими системами (SAP, «Босс-Кадровик», Oracle, наличие API для интеграции с информационными системами).

5. Использование Госключ.

6. Служба поддержки для сотрудников:

7. Служба поддержки для кадровых работников:

8. Удобство для кадровиков:

9. Удобство для сотрудников:

10. Система уведомлений:

11. Трудоустройство онлайн:

12. График отпусков:

13. Оргструктура (да/нет).

14. Безопасность хранения и обработки персональных данных (да/нет).

15. Возможность доработки и выстраивания сквозных HR-процессов - интеграция сервиса в один продукт и возможность выстраивания на одной платформе сквозные HR-процессы (да/нет).

16. Бесплатное демо сервиса КЭДО (да/нет).

17. Мобильное приложение для КЭДО (да/нет).

Данные для рейтинга собирались на основании информации из открытых источников, изучения функционала, описанного на сайтах разработчиков систем КЭДО, изучения презентации и вебинаров, отзывов на профессиональных HR-форумах и в группах в социальных сетях. Практически по всем рассматриваемым критериям мы учитывали только факт наличия или отсутствия критерия у каждой из систем КЭДО. При составлении рейтинга были присвоены баллы от 1 до 10: 10 баллов означает, что компания занимает первые позиции по критерию, соответственно 1 балл – последние.