Из-за ненависти к «1С» сделали внутренний сервис выставления счетов

И увеличили скорость обработки заявок на 25%. Путь компании от ненависти к «1С» и работы через Excel к созданию своего сервиса выставления счетов.

После института я полгода продавал рекламу в журнале, и все полгода выставлял счета по инструкции из 17 пунктов и боялся ткнуть не туда среди миллиона кнопок в одном окне «1С». Мне никак не удавалось запомнить последовательность. Ещё нужно было что-то куда-то «провести», я так до конца и не понял, что это значит. В то время я возненавидел «1С» всей душой за невероятную непонятность, перегруженность и отсутствие альтернативы.

Дальше по порядку о том, как я пришёл к тому, чтобы сделать внутренний сервис выставления счетов, а «1С» использовать только для подготовки закрывающих документов и отчётности. Тяжело полностью отказаться от «1С», когда у тебя компания работает с НДС. Но хотя бы пользуется ею теперь только бухгалтер.

Мы с другом хотели открыть бизнес, но денег у нас (на самом деле у него) было только на открытие ООО. А у челябинцев есть такая традиция: если хочешь открыть бизнес, но у тебя нет денег — ты начинаешь заниматься перепродажей металлопроката. Мы не стали нарушать эту традицию, так у нас появился бизнес.

Денег на бухгалтера не было, поэтому мы решили что наймём его через пару месяцев, ближе к отчётному периоду, а счета, товарные накладные и счета-фактуры пока будем делать в Excel. Это потом выяснилось, что мы всем клиентами делали неправильные документы, потому что я указал ошибочную формулу расчёта НДС.

В итоге мы наняли бухгалтера, она начала делать закрывающие документы в «1С», а мы продолжили выставлять счета через Excel (формулу НДС я поправил, всё ок).

Вскоре мы столкнулись с ограничением: много входящих заявок и менеджеры не успевают их обрабатывать. Радоваться тут нечему, особенность нашего рынка такая, что оплачивается в лучшем случае каждый десятый счёт. Так бывает, когда ты продаёшь то же самое, что у всех, по цене чуть дороже, чем у большинства. Тут как в фильме «В погоне за счастьем», где Уилл Смит продавал аппарат, который «чуть хуже рентгена, зато стоит в два раза дороже».

Вместо набора новых менеджеров я начал смотреть в сторону ускорения работы отдела продаж. Непаханое поле. Первым делом мы собрали прайсы всех поставщиков в единую базу, это сильно упростило поиск. Раньше менеджеры вручную искали в папке, в которой было больше 150 прайсов, по несколько сотен строк в каждом.

Следом взялись за выставление счетов. На тот момент процедура выглядела так:

Эффективность труда зашкаливает… А учитывая, что оплачивается каждый десятый счёт — ситуация меня совсем угнетала.

Как у любого бизнеса, у нас есть свои особенности:

Поиск среди существующих сервисов с учётом этих особенностей результатов не дал. Ни один нам не подошёл.

На рынке металлопроката иногда приходится ждать часами чтобы получить счёт от поставщика. Мы поставили себе задачу, что покупатель должен получить счёт уже во время первого телефонного разговора с менеджером. Я предположил, что помимо эффективности отдела это должно плодотворно сказаться и на конверсии в продажи.

За пару месяцев нам удалось добиться нужного результата. Мы сделали простой инструмент для выставления счетов и удачно «поженили» с нашей базой прайсов с уже более 200 поставщиков. Не представляю, как бы мы это интегрировали в сторонние сервисы.

Как обработка заявок работает сейчас:

Оплаченные счета выгружаются бухгалтеру, она делает закрывающие документы и радуется, что её («прелесть») «1С» не засоряется менеджерами и только она владычествует над всем.

За почти год работы в таком формате мы выставили более 10 тысяч счетов. В итоге:

Внедрение этой штуки повысило эффективность отдела продаж. Иначе мне пришлось бы нанимать двух лишних менеджеров, оборудовать рабочие места и платить зарплаты. При том же количестве менеджеров мы стали обрабатывать больше заявок, так что результатом я доволен.

Недавно показывал товарищу, как это всё работает, и у нас получился вот такой диалог:

Почему бы и нет. В России 8 млн компаний и ИП, среди которых можно поискать свою аудиторию. Например, таких же перекупов, как и мы.

Сейчас мы делаем MVP. В сентябре планируем показать первую версию с базовой функциональностью.

Все похожие сервисы идут в сторону управления бухгалтерией и отправки отчётности. Кто-то уже вовсю интегрируется с банками. Мне больше интересна задача эффективности и автоматизации процессов в отделах продаж. Интеграции с CRM, а не с банками. Не знаю пока, что из этого всего получится, будем пробовать.

Были у кого-то похожие боли в компании? На что нам стоит обратить внимание в первую очередь?

P.S. У нас пока сделан только сбор контактов, чтобы уведомить о запуске. Кому интересен сервис или кто просто хочет помочь на этапе тестирования, вот ссылка на страницу.