Как управлять контент-командой и тратить на работу 1 час в день?
Один человек управляет 15 авторами, редактором, экспертом и контент-менеджером. При чём тратит на это 1 час в день, поскольку у SEO есть и другие задачи. Контент готовится для крупнейшего автодилера, это не просто «копирайтинг для информационников». В постановке задач, проверке, доработке и оплате полностью исключено человеческое общение. И, нет, мы не используем CRM.
Цели
- Ежемесячно выкладывать в блог - 20 статей. Подготовить контент для новых разделов.
- Автоматизировать процесс коммуникации при создании и публикации контента. Свести к минимуму личное общение с подрядчиками-авторами.
Варианты решения
- Контентное агентство — дорого.
- Штатный копирайтер — не сможет обеспечить необходимым объемом без потери качества. Владеет экспертизой лишь в одной, двух тематиках или не владеет вовсе.
- Фриланс-студия — не известен конечный исполнитель, у которого может не быть экспертизы.
Удалённые копирайтеры — большой выбор исполнителей с разным уровнем навыка и экспертизы. Возможность присвоить автора к определенному разделу для углубленной работы внутри одной тематики.
ОК, но нужно проверять, давать тестовые задания, подключать редактора и эксперта. Так мы и сделали!
Как устроена типичная работа по созданию контента?
Чаще всего заказчиком услуг копирайтеров являются SEO-специалисты, все мы помним о текстовой оптимизации. В поисковой оптимизации последних лет выражение “SEO-текст” сопоставляется с бессмысленным набором слов и предложений, где часто встречаются ключи в разных формах вхождения.
Как бы мы не хотели упростить работу, нельзя просто отдать ТЗ копирайтеру и получить хороший текст с экспертной оценкой, конкретными фактами и цифрами для читателя, и уникальностью для поисковой системы. Копирайтер работает по ТЗ, а там сухие цифры, замаскированные под формальные требования разных сервисов (тургенев, главред, текст.ру и пр).
Поэтому для создания качественного материала необходима комплексная и системная работа нескольких специалистов: SEO и редактора, желательно ещё эксперта по тематике, фотографа и графического дизайнера.
Проблемы в работе с удаленными авторами
- В большинстве случаев работа авторов рассчитывается по количеству написанных символов, поэтому копирайтеры работают на скорость, ведь от этого зависит их доход.
- Читают ТЗ по диагонали, любят конкретные примеры, но не любят конкретные требования (уникальность, тургенев, главред и др).
- Спорят с редактором, верят в свой неповторимый стиль и отрицают редполитику. Все замечания и корректировки требуют обсуждения, возможно, примеров.
- У кого-то только Skype, у другого Telegram, у третьего WhatsApp. Редактор и эксперт вынуждены быть во всех месенджерах и писать каждому свои комментарии, а потом возвращаться в эти же сообщения для понимания сути происходящего и все это в отрыве от текстового документа.
- Теперь умножьте это на 15 человек и добавьте к этому редактора, эксперта и контент-менеджер. И вам не хватит рабочего дня. У нас все так и выходило и мы начали искать решение!
Варианты работы удаленной команды
CRM - нет, и вот почему:
- Посадить 15 удаленщиков на одни рельсы, в некую систему — очень сложно. Они не согласятся, будут саботировать.
- Мы не смогли найти CRM, в которой все участники были бы анонимны и при этом работали в одном документе.
- Они платные.
Google Sheets с автоматизацией — наш вариант, и вот почему:
- Простота. Перед вами обычная таблица, с которым знакомы все.
- Работа и общение всех участников в одной среде, контент готовится в Google Docs.
- Гибкость системы. Можно написать и автоматизировать процессы о них ниже.
- Анонимность.
Что должна уметь система?
Авторы не должны видеть друг друга и задания других. У каждого свои условия и тариф, поэтому необходимо полностью исключить общение копирайтеров, чтобы не возникало конфликтов.
Исключить общение эксперта и редактора с авторами через мессенджеры. Чтобы они работали только с текстом, так как экспертов несколько, они заняты своей текущей работой и могут уделить на проверку материала 1 - 2 часа в день.
Автор, редактор, эксперт, SEO и контент-менеджер должны понимать, что им делать на каждом шаге и получать уведомление, когда подходит их очередь работать с текстом.
Как мы работаем в Google Sheets?
В таблице есть 4 основных столбца:
- Название статьи
- Статус задачи
- Исполнитель (здесь указан идентификационный номер копирайтера)
- Ссылка на ТЗ
И второстепенные, мы их также использовали для нашего проекта, но система работает и без них.
- Дата сдачи работ (заполняется автором)
- Дата публикации статьи
- Ссылка на статью на сайте
- Категория/или раздел сайта
- Подкатегория
1 этап: SEO специалист согласно контент-плану готовит ТЗ по каждому материалу, добавляет ссылку на папку с исходными данными (LSI слова и др).
Назначает авторов по каждому материалу, открывает доступ к папке с ТЗ (не по ссылке, а по почте) и в столбце “статус задачи” меняет на “на распределении”, после чего автор получает уведомление на почту.
Таблица с ссылками ТЗ и назначенными исполнителями
2 этап: Автор знакомится с ТЗ, начинает работу над текстом. Меняет статус в таблице на “В работе” и проставляет дату сдачи статьи (да, сроки они выбирают сами, но не более 10 дней). Этот статус не отправляет уведомления, но помогает нам понять, что автор приступил к работе, без лишних допросов в мессенджере.
3 этап: Автор вкладывает структуру статьи/текста в папку с проектом и меняет статус на “На проверке SEO”. SEO получает уведомление на почту и проверяет, может принять структуру или отправить его на доработку с комментариями внутри Google Docs.
В первом случае SEO меняет статус на “В работе” и автор начинает писать статью. Во втором случае на “Отправлен на доработку” и цикл повторяется заново.
4 этап: Автор добавляет в папку с проектом свой текст, а фотографии в папку “фото” и меняет статус на “На проверке у эксперта”. Эксперт получает уведомление на почту, приступает к проверке(согласно своему графику, 1 раз в день).
Папка материала
Внутренний эксперт проверяет статью, если необходимо, добавляет комментарии внутри Google Docs и меняет статус на “На проверке редактора”. Если всё плохо, статья отправляется обратно к автору, но обычно все комментарии внедряет редактор.
5 этап: Редактор получает уведомление и приступает к вычитке текста. Учитывая комментарии эксперта, редактор корректирует и принимает материал или вносит свои комментарии и отправляет на доработку.
В первом случае Редактор меняет статус на “На проверке SEO”.
Во втором случае на “Отправлен на доработку” и цикл повторяется (только без SEO и эксперта).
6 этап: SEO проводит проверку всех формальных признаков текста (главред, тургенев, уникальность и др) и оформляет материал для публикации: title, description и alt. После подготовки меняет статус на “Готов к публикации”.
7 этап: Уведомление получает контент-менеджер и сотрудник, который оплачивает работу автору. Контент-менеджер добавляет статью/текст на сайт.
У редактора, эксперта и контент-менеджера есть полный доступ ко всем папкам. За каждым копирайтером закреплен идентификационный номер, поэтому в таблице они не видят контакты своих коллег.
С помощью данной системы SEO-специалист тратит 1 час в день, и его основные задачи:
Создание ТЗ и назначение исполнителей.
Проверка работ.
Как настроить уведомления на почту?
Таблица Google Sheets позволяет подключить расширения, но мы не нашли рабочий вариант и решили написать собственный скрипт для отправки уведомлений на почту. Мы использовали Google Apps Script. Алгоритм его работы прост:
- Отслеживание событий в таблице.
- Обработка события.
- Ответ на событие, в нашем случае это отправка письма на почту.
Ссылка на таблицу с рабочим скриптом здесь. Если требуется помощь в настройке, пишите.
Итоги
- Минимизировали общение, автоматизировали процесс перехода задачи от одного участника к другому: от создания ТЗ до публикации статьи или текста на сайте.
- Каждый участник получает исчерпывающую информацию из таблицы, ТЗ и инструкции.
- Все заметки, исправления и комментарии остаются в Google Docs и доступны в любой момент.
- Каждый участник может написать сообщение другому участнику внутри Google Docs, поменять статус в таблице и другой участник получит уведомление на почту со ссылкой на файл(исключаем общение в мессенджере).
- Динамика трафика нового Блога за 3 месяца.
Динамика роста трафика за 3 месяца
Спасибо, думаем для себя организовать небольшой контент отдел. И как раз ваша статья, очень полезно.
Годное решение, рабочее.
Если смогли всех построить, чтобы не забывали статусы менять — молодцы.
Хорошее решение. Вопрос, а как они мотивированы? Есть KPI или какой-то другой вариант расчета? Ведь к примеру SEO может закрыть глаза на структуру сказать и так пойдет будем размещать, ну и контент менеджер как тут привязан?
С мотивацией проблемы только у экспертов, мотивирует их менеджмент компании(благодарности, например, в корпоративной газете) есть и другие механизмы внутри холдинга. Эксперты отбираются по желанию, компания большая, выбор есть.
У SEO есть KPI по трафику, и для его выполнения на структуру нужно смотреть с широко открытыми глазами.
Редактора мы не контролируем, но можно точечно дать на аудит другому редактору.
Контент-менеджер делает всё по должностной инструкции, есть сроки публикации.
Про KPI пусть Ленар ответит. Но по поводу «SEO может закрыть глаза на структуру» не соглашусь. Структура — то, с чего всё начинается. И что же это тогда за специалист, которому она не важна? На стилистику — да, оптимизатор, может не обратить внимания. Но тут подключается редактор!
Очень понравилась организация. Даже на стартап можно переложить, и даже с подрядчиками разных областей.
Спасибо! За статью и зашаренный документ.
P.S. Я вам сообщение на Facebook отправила.