7 правил работы с тендерами, которые должен усвоить каждый новичок

Участие в тендерах сулит миллионными контрактами предпринимателю. Однако, серые схемы, запутанные заявки, ложные конкурсы не только сведут на «нет» желание участвовать, но и вовсе загонят в чёрный список компанию.

Как начать работать в тендерах новичку, избегая распространенных ошибок — расскажет руководитель «Центра оценки деловой репутации» Георгий Пичужкин.

1. Систематизация работы

Каждый день публикуются тысячи заявок на тендерных площадках. Одни – на продукты питания, другие – на работы, третьи – на оборудование. Запутаться в тысячах заявок проще простого.

Чтобы не летать в многотысячных тендерах, как в бескрайних облаках, необходимо систематизировать работу. Проведите анализ площадок, отберите нужные сферы, сформируйте ключевые запросы, по которым вы будете искать последующие торги. Определите максимальный и минимальный порог цен закупок, а также подумайте участвовать в коммерческих или государственных торгах. Учитывайте, что в госзакупках сроки исполнения контракта всегда минимальные.

2. Двусмысленные заявки

К сожалению, в тендерной системе пока не пришли к единой форме подачи заявок. Из-за этого происходит путаница: заявитель работ создает форму, а исполнитель понимает по-другому, заполняя ее неправильно. Распространенные ошибки: двусмысленные формулировки, разное понимание терминов и обозначений.

В таких случаях результат для исполнителя всегда один — отказ. Таким образом, вы можете самостоятельно, путём проб и ошибок, оформить заявку, но лучше обратиться к профессионалу, который поможет правильно завести первые заявки.

3. Ложный конкурс

Бывает, по старой дружбе, лояльности к конкретной компании или симпатии к сотруднику проводятся ложные тендеры. Их суть – отдать заказ нужной фирме. Зачем их проводить? Ну, не могут они напрямую сотрудничать между собой, так как многим организациям закон обязывает выставлять заявки на аукцион. Поэтому две компании предварительно сговорившись выходят на торги с четким планом, как передать заявку из рук в руки.

Как правило, определить ложный тендер несложно, ведь заявка заточена под конкретного заказчика. Например, указанные нереальные сроки выполнения контракта, высокие требования на продукцию, обеспечение заказа завышенной суммой — говорят об этом. Увидели подобное - не ввязывайтесь в конкурс, ни к чему хорошему он не приведет.

4. Обеспечение заявки

Иногда может показаться — птица счастья в руках и вы уверены, что тендер выигран. Осталось разместить документы, дождаться окончания торгов и праздновать победу. Тем не менее, перед тем как впадать в состоянии эйфории, проверьте еще раз - все ли вы правильно поняли.

Например, обеспечение заявки – это маленький пунктик на страничке на здоровенную сумму. Отлично, если у вас есть деньги на обеспечение контракта, и при этом вы уверены в выигрыше. Но, другое дело, что у вас нет денег или вы оплатили взнос обеспечения контракта, а тендер проиграли.

Совет:

а) не участвуйте в заявках, если у вас нет средств на обеспечительный взнос, без него тендер не выиграть.

б) не участвуйте в заявках, где обеспечительный взнос не возвращается проигравшей стороне.

5. Технические проблемы

Все мы знаем, что на завершающей стадии тендер проходит в реальном времени. Зависнет компьютер или пропадет связь — пиши-пропало, контракта не видать. Поэтому, чтобы не упустить миллионную заявку, следует подстраховаться – два компьютера и два независимых доступа в интернет должны помочь.

6. Заказчик вам не рад

Поверьте, но и такое бывает, когда вы, как незваный гость, врываетесь и выигрываете в тендере. Заказчик вам не рад, потому что он задумывал торги под своего участника, а вы продавили тендер через ФАС. Обычно после проведения торгов заказчик подобным выскочкам ужесточает условия контракта.

Тем не менее, обратившись повторно в ФАС, который, вероятно, встанет на вашу сторону, можете добиться контракта, а можете избегать таких заявок, где вам не рады, избежав лишней нервотрепки.

7. Фатальный провал

Выиграть тендер сложно, а его исполнение - трудный и ответственный процесс. Руководствуйтесь здравым смыслом, иначе увлекательная игра на аукционе приведет к печальным последствиям.

Прежде всего, составьте четкий план: в какие сроки сможете изготовить и поставить продукцию, учитывая время доставки. Сопоставьте с заявкой и, если уверены в собственных силах, дерзайте.

Не уверены – не пытайтесь, иначе пополните ряды недобросовестных поставщиков. На кону ваша репутация, будущие заказы и деньги — все это в одночасье вы можете потерять.