Город засыпает, просыпается ФНС

Объясняем на примере игры в мафию, как законно сотрудничать с самозанятыми и не провоцировать проверки налоговой

Привет, это Консоль.Про. Мы помогаем компаниям сотрудничать с самозанятыми: снижать издержки, ускорять подпись документов и не получать штрафы от налоговой.

Некоторые компании невнимательно следят за отношениями с самозанятыми. Они не оформляют договоры и акты, заказывают услуги у бывших работников сразу после увольнения. Эти и другие признаки отслеживает налоговая и потом приходит к подозрительным компаниям с проверкой.

Если проверка пройдет неудачно для компании, ее могут оштрафовать. Помимо штрафа компании должны уплатить все налоги и взносы, которые они не доплатили из-за невнимательного оформления самозанятых.

Расскажем, как не допускать ошибок в сотрудничестве с самозанятыми и не привлекать внимание налоговой. Мы решили, что процесс сотрудничества чем-то похож на игру в мафию. Каждая компания может стать и мафией, и мирным жителем — все зависит от стратегии её поведения.

Дисклеймер: если вы уже знаете, как правильно оформлять отношения с самозанятыми и какие основные риски сотрудничества, можете сразу перейти в раздел «Что могут делать компании, самозанятые и налоговая за игровым столом».

Отношения с самозанятыми должны строиться по модели заказчик — исполнитель, а не работник — работодатель. Если налоговая найдет в вашем сотрудничестве признаки трудовых отношений, она может переквалифицировать сотрудничество. В этом случае она подтверждает, что вы с самозанятыми сотрудничаете как работник и работодатель — то есть вы должны оплачивать им отпуска и больничные, платить за них НДФЛ и страховые взносы, соблюдать режим рабочего времени и давать другие гарантии по ТК РФ.

Если вы всего этого не делаете, вы должны будете:

Это дорого и неприятно для компаний. Поэтому рекомендуем не попадаться на штрафы и сразу оформлять отношения с самозанятыми по закону. Как это сделать и на какие риски обратить внимание, рассказываем ниже.

Если вы прямо сейчас захотели проверить, правильно ли вы сотрудничаете с самозанятыми, читайте наш гайд.

Отношения между компаниями, самозанятыми и налоговой похожи на «Мафию» за большим игровым столом.

Компании-заказчики могут выбирать себе роль. Мирные внимательно следят за законностью отношений с самозанятыми. Мафия, наоборот, не обращает внимания на правильное оформление документов и, например, регулярно прикрывает трудовые отношения с исполнителями договорами ГПХ.

Самозанятые — это всегда мирные жители. Они ремонтируют квартиры, консультируют по разными вопросам, пишут тексты, разрабатывают программы днем и тихо спят ночью в своих квартирах — если, конечно, не выполняют заказы ночью.

Мирные жители ничем не рискуют, если связываются с мафией, кроме, пожалуй, прекращения сотрудничества. Например, если самозанятый — бывший работник компании, за сотрудничество с ним по ГПХ ее могут оштрафовать. А после штрафа для компании безопаснее всего не продолжать заказывать услуги у бывшего работника и расторгнуть договор ГПХ. В остальных случаях за свои ошибки в оформлении мафия отвечает самостоятельно.

У самозанятых налоговая может запросить документы о сотрудничестве с компанией, которую она проверяет. Или может прийти, если они, например, не выдают чеки или забывают следить за максимальным доходом. Такие проверки с конкретными заказчиками не связаны — это обязанности самозанятых по закону, а не по договорам.

Налоговая — комиссар: она следит, чтобы компании не становились мафией. Мафию в игре убивают. Это значит, что такой компании могут выписать штраф и взыскать с нее все налоги и взносы за мирных жителей, которые на самом деле работали на компанию, а не сотрудничали на проектной основе.

Сохранить хорошие отношения с комиссаром можно. Для этого надо оформлять отношения с самозанятыми по закону.

В игре наступает ночь, и за дело принимается комиссар. У него уже есть подозрения по итогам дня, и он проверяет компании, деятельность которых вызывает вопросы.

Мы уже делали большой чек-лист для компаний, которые хотят проверить, насколько сильно они рискуют при сотрудничестве с самозанятыми. В нем мы рассказываем подробно о всех возможных опасностях.

Здесь перечислим основные факторы риска для компаний, которые налоговая отслеживает не вручную, а с помощью специальных цифровых сервисов. За каждый фактор она начисляет риск-балл, и чем больше баллов, тем ближе привлечение компании к ответственности.

Вот что вызовет подозрение у комиссара:

Например, комиссар регулярно следит за игрой, и в каждом туре мирный житель в обсуждении объединяется только с одной компанией. Он помогает ей обосновать свою позицию, делает кофе и пишет конспекты игр. Казалось бы, ничего страшного, но сотрудничество самозанятого только с одним заказчиком может навести комиссара на мысль, что между ними трудовые отношения, а не договор ГПХ.

Как избежать риска: проверять, со сколькими компаниями, кроме вас, сотрудничают самозанятые, и не добавлять в договоры условие об эксклюзивности сотрудничества.

Игры проходят регулярно, и вот, к концу третьего месяца, комиссар заметил, что за игровым столом сидят одни и те же мирные жители, да и мафия не меняется. Комиссар может заподозрить неладное: как будто мафия и мирные сговорились, и мафия, на самом деле, наняла мирных на работу, а не просто сотрудничает с ними на проектной основе.

Как избежать риска: оформлять сотрудничество с самозанятыми как проектное, на короткие сроки, и избегать длительных отношений без конкретных поручений.

Комиссар во время игры заметил, что 5-го и 20-го числа каждого месяца мафия передает конверты мирным жителям. В конвертах, как показалось комиссару, лежали не открытки или приглашения на следующую игру, а деньги.

Регулярные выплаты могут насторожить налоговую, поскольку такой порядок расчетов принят между работниками и работодателями, а по проектному сотрудничеству обычно платят за выполненные задачи и не в фиксированные даты.

Как избежать риска: оплачивать результаты деятельности самозанятых по актам, по факту оказания конкретных услуг, и не привязывать оплаты к конкретным датам, особенно несколько раз в месяц.

Комиссар еще в прошлый раз заметил деньги в конвертах, но решил не раскрывать себя и поспрашивать мирных жителей, сколько же им платят. Через пару месяцев выяснилось, что в конвертах всегда одинаковая сумма, даже если самозанятый пришел на игру не пять раз в месяц, а два.

«Подозрительно, — подумал комиссар, — ведь кто-то выполнил больше заданий, а кто-то меньше, почему же получили все одинаково?»

Как избежать риска: не платить самозанятым фикс, а установить тарифы в зависимости от вида и объема услуг.

Если компания сотрудничает со своим бывшим работником по договору ГПХ раньше чем через 2 года после его увольнения, ей придется платить за него налоги. По закону, самозанятые не могут заявить в качестве своего дохода деньги, которые им заплатили в таких случаях бывшие работодатели.

Комиссар как-то в перерыве услышал обсуждение между двумя мафиози в курилке: один хвастался другому, как удобно увольнять человека и тут же привлекать его как самозанятого. Он же уже все знает и умеет, не нужно ничего объяснять, а заодно и никаких социальных гарантий.

Как избежать риска: подождать, 2 года — это не так долго, если вам очень важен этот бывший сотрудник. С другой стороны, можно попробовать его не увольнять. Или сотрудничать как с физлицом без статуса самозанятого и платить за него налоги. Решать вам.

Однажды на игру пришло много мирных жителей и всего одна компания, при этом билеты мирные жители купили в один день в течение часа. Комиссар случайно узнал об этом — история показалась ему подозрительной. Было похоже, что компания заставила всех этих людей прийти на игру одновременно.

Как избежать риска: даже если вы нашли целую команду людей без статуса самозанятого, просите их регистрироваться постепенно. Так у налоговой возникнет меньше подозрений.

Комиссар увидел, что после игры все мирные жители подошли к столу, за которым сидела мафия, и по очереди садились за его ноутбук, что-то печатали, вставали и уходили. Комиссар решил проверить, в чем дело, и, притворившись мирным, подошел к мафии вслед за остальными.

Оказалось, что мирные заполняли список услуг, которые они оказали мафии в процессе игры. Они отправляли его вместе с чеком, причем делали это через личный кабинет мафии. Такая схема навела комиссара на мысль, что самозанятые работают на мафию постоянно, а не просто периодически сотрудничают с ним.

Как избежать риска: самозанятые должны выставлять счета и чеки на оплату со своих телефонов или компьютеров и из своего личного аккаунта в сервисе «Мой налог». Организовать централизованное оформление чеков через компанию рискованно — налоговая может посчитать, что вы наняли самозанятых на постоянной основе, и переквалифицировать отношения в трудовые.

Как-то комиссар отметил, что на игру пришла женщина, подозрительно похожая на мафию из прошлой игры, и на ней была бабочка с инициалами мафии. С ней общались те же мирные жители, что пришли вместе с мафией из прошлой игры. Комиссар заподозрил связь между двумя мафиями, и она подтвердилась — отец передал мирных жителей под контроль своей дочери.

Как избежать риска: не организовывать массовые увольнения своих сотрудников и не оформлять их потом в дочерние компании через договоры ГПХ с самозанятыми. Массовость в любом случае привлечет внимание налоговой, а связь между компаниями можно проследить в открытых реестрах.

Чем больше подозрений вызвала компания, тем выше вероятность, что комиссар придет проверить ее ночью. И тогда ей придется обосновывать, законно ли она сотрудничает с мирными — давать пояснения, сканы договоров, актов и выписки по счетам.

Если компания мирная и комиссар ошибся, доказать это будет несложно. Главное показать выстроенную систему отношений с самозанятыми, в которых они выполняют отдельные заказы и получают за них деньги.

Если мафия не соблюдает эти правила, комиссар рано или поздно раскрывает ее.

Мафия, которую раскрыли, не просто выбывает из игры — она должна заплатить государству все, что задолжала, и дополнительно штраф за нарушение законодательства.

Задолженность. Если компания на самом деле устраивала работников как самозанятых, а налоговая это выяснила, придется вернуть все долги. Если бы мирный житель заключил трудовой договор с компанией-мафией, она бы платила за него НДФЛ, страховые взносы, оплачивала бы отпуска и больничные.

По итогам проверки налоговая может доначислить все эти выплаты начиная с даты заключения договора с самозанятым.

Что придется заплатить

Штраф. Помимо всего доначисленного придется заплатить еще и штраф за нарушение трудового законодательства, причем за каждого самозанятого, с которым компания неправильно оформила сотрудничество. Если мафия — ИП, штраф от 5 000 до 10 000 ₽, если юридическое лицо — от 50 000 до 100 000 ₽.

Доходов у мафии обычно немало, но если она привлекла много мирных жителей и оформила их не по закону, может и разориться.

А еще приходите в Консоль.Про. Мы проанализируем риски переквалификации в вашей компании и на бесплатной консультации расскажем, как избавиться от них.

Если исполнителей много и вы не успеваете проверять чеки, статусы и лимиты, можно делегировать это все платформе по автоматизации сотрудничества с самозанятыми Консоль.Про. Мы автоматизируем выплаты и подписание договоров с самозанятыми. Проверяем статус исполнителя перед каждой выплатой вознаграждения, чтобы защитить компанию.