Тысячи российских команд останутся без любимых таск-трекеров: как спасти свои данные

Это вызов для компаний с уже развитой инфраструктурой проектов в Jira и Trello, которые сильно полагались на эти инструменты. В статье рассказываю, где и как искать замену.

Когда в начале августа Atlassian начали «заботливо» рассылать письма о закрытии российских аккаунтов (и проектов с задачами, соответственно), стало понятно, что нужно искать замену. Это вызов для компаний с уже развитой инфраструктурой проектов в Jira и Trello, которые сильно полагались на эти инструменты в координации бизнес-процессов.

На этой волне таск-менеджеры начали готовить быстрый импорт из Trello. Наша команда Shtab тоже напряглась и за пару дней подготовила решение с переносом карточек, файлов и даже комментариев к задачам 🔥

Терять накопленную годами историю прогресса, производственную и другую документацию компаниям не просто. Поэтому они усердно изучают российские сервисы — Shtab, Kaiten, Яндекс.Трекер, Аспро.Cloud, Планфикс и др. И задаются вопросами: Кому довериться? Как сохранить накопленный прогресс по проектам?

Чтобы период поиска и переход на другой инструмент прошел гладко и успешно, поделюсь лайфхаками.

1. Потерять свои данные. Для многих Trello и Jira стали центральными хранилищами информации о проектах, задачах, командной работе и дедлайнах. У кого-то задачи запланированы на месяцы вперёд. Без четкой картины текущих задач, их статуса и ответственных за их выполнение, компании могут столкнуться с простоями, ошибками и дублированием работы. А это грозит потерей эффективности.

2. Потерять время на адаптацию команды. Сначала выбрать, а потом ещё внедрить таск-менеджер — не самая простая задача. Нужно изучить рынок, протестировать разные решения и обучить команду. Почти 45% опрошенных компаний в исследовании Gartner Digital Markets отметили, что время, которое они тратят на изучение нового ПО — это самая большая проблема при внедрении новых технологий. Поэтому инструкции должны быть максимально понятными и доступными.

3. Потерять деньги. Компании могут столкнуться с увеличением затрат на обучение сотрудников, оказаться в простое, пока внедряют новое решение.

Несмотря на то, что бизнесу есть сегодня из чего выбирать, далеко не все сервисы предлагают:

Найти такое решение нужно максимально оперативно, учитывая, что после письма о блокировке аккаунта Atlassian даёт 30 дней на переход. Но пользователи пишут, что иногда это происходит без предупреждения.

Цель номер 1 для бизнеса сейчас — максимально обеспечить бесперебойную работу своих процессов. Здесь могут помочь несколько советов.

1. Изучите рынок альтернативных сервисов для управления проектами. Познакомиться с сервисом лучше сразу со всех сторон. У многих платформ есть бесплатные демонстрации, где специалист в онлайн-режиме объяснит вам, как всё работает. Изучение инструкций, обучалок с видео тоже будет плюсом. Ну и самый проверенный метод — попробовать поработать в сервисе. Вам банально может не понравится визуал или расположение кнопок. Пробные версии с бесплатным периодом есть у большинства сервисов.

Обратите внимание на необходимый вам функционал без лишних фич. Возможно, вам и не нужна CRM или обложки задач и другие штуки, но вы давно искали трекер времени, чтобы точнее планировать трудозатраты.

2. Чтобы ничего не потерять, выберите решение на рынке, в котором есть импорт данных. Переносить карточки вручную или копировать их в док — вообще бессмысленно и страшно. Хорошо, что команда Trello позаботилась, чтобы данные можно было перенести без проблем. Главное — найти сервис, в котором есть возможности импорта.

3. Чтобы не было простоя в работе, объясните команде, зачем им новый сервис, как в нем работать. По сути, механика работы в таск-трекерах похожа: открываете доску, ставите задачи, перетаскиваете между колонками. Поэтому каких-то серьёзных вопросов у команды не возникнет.

Но если вы присматриваетесь к дополнительным фичам, например, трекингу времени на выполнение задач, то тут нужно оповестить сотрудников, скинуть ссылки на обучающие материалы и видео.

Ещё хорошая идея почитать на сайтах сервисов их кейсы и сценарии использования. Также компании сначала тестируют тот или иной сервис в небольшой команде, например, в отделе маркетинга, чтобы понять, как всё работает.

Сначала пройдемся по базе, это как чек-лист перед выбором:

А теперь подробнее остановимся на важных пунктах, которые многие часто упускают:

Лицензия

Если искать достойную замену, а может быть и превосходящее решение, то лучше выбирать сервис, который аккредитован в Минцифры РФ, сервера находятся в России. Во-первых, так вы будете уверены, что сервис работает законно. А во-вторых он не будет удалять ваши аккаунты и присылать письма об этом в случае санкций.

Архитектура сервиса

Удобно если в одном пространстве вы можете разделять ваши проекты. Управлять тремя людьми можно и без всяких сервисов. Но что делать, если у вас в команде 250 человек, 30 проектов и 300+ задач? Настроить вложенность. Например, для вашего агентства создать проекты с клиентами, а в них доски команды по направлениям работы. Это может звучать сложно, но на деле реализуется по принципу матрёшки.

В Trello между досками в одном проекте слабая синхронизация. Нельзя создать карточки сразу одновременно на нескольких досках. Но можно переносить карточки из одной в другую. Несколько досок для одного проекта — полезная фича, если вы хотите разделить доски между разработчиками, копирайтерами и дизайнерами в одном маркетинговом проекте.

Разные виды отображения задач

Кому-то удобнее следить за задачами в формате календаря, списка или матрицы Эйзенхауэра или отображать одни и те же задачи в любом из видов по настроению. Так, например, в матрице удобно расставлять задачи по приоритетам, что важно сделать срочно, а что можно отложить. В Trello разное отображение задач помимо досок доступно только в тарифе Premium. В отечественных аналогах в этом смысле есть, где разгуляться.

Трекер для учёта времени

В Trello нельзя оценивать время задач. В некоторых российских таск-менеджерах время учитывается, даже если отключился интернет. Информация о затраченном времени автоматически засчитается, когда вы снова будете онлайн. А ещё вы всегда сможете добавить время вручную, например, если были на совещании, а не за рабочим столом.

Подзадачи

В Trello нет подзадач, хотя, это очень удобная функция, когда надо декомпозировать таску, назначить больше ответственных, добавить отдельные метки и комментарий для каждого этапа родительской задачи. Есть ли такой функционал в сервисе, который вы для себя выделяете?

Отчёты активности и эффективности

Если вы ведёте учет рабочего времени, то логично получать развернутые отчёты. Кто, в какое время, над какой задаче работал, за сколько времени справился с ней. Это помогает корректировать нагрузку, перераспределять ресурсы и в целом принимать более эффективные управленческие решения.

Интеграции

Ставьте в приоритет для себя сервисы, у которых открытый API, чтобы ваши разработчики могли интегрировать другие инструменты.

С помощью интеграций вы можете переключаться между сервисами в один клик, ставить задачи из письма на почте, из мессенджера и т.д.

У любого сервиса с возможностью интеграций есть раздел на сайте с инструкциями, как их подключить.

Одни из самых популярных интеграций среди сервисов сегодня:

Поддержка

Когда вы с командой изучите вдоль и поперек все ресурсы нового таск-трекера, могут остаться вопросы. Для этих целей у хорошего сервиса должна быть техподдержка. Мы решили этот вопрос своим способом — создали целое комьюнити в Telegram. В нем юзеры даже помогают друг другу, когда мы не успеваем оперативно откликаться на какие-то запросы и предложения.

Возможности быстрого импорта

Например, у нас это делается через настройки команды в сервисе. В них нужно выбрать раздел «Импорт данных» и нажать на Trello. А потом в окне вы просто выполняете пару пошаговых действий. Также можно выполнить импорт через JSON. А на днях ещё появится импорт из Jira.

Теперь вы знаете, на что смотреть при переходе из Trello в новый сервис для управления проектами. Выбрать «свой» можно в подборке из 18 сервисов.

Безусловно, риски для бизнеса с окончательным уходом Trello есть. Но прогресс не стоит на месте. И функционал у новых сервисов часто масштабнее, чем у Trello. С переходом на новый инструмент лучше не затягивать — каждый день десятки компаний автоматизируют и ускоряют свою работу. Этот тренд простоев не терпит ;)