Онлайн совещания и встречи. Как провести с пользой?
Многие рекомендации по повышению эффективности видео совещаний кажутся здравым смыслом, но на практике они применяются редко.
В последние годы видеоконференции стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Они позволяют нам общаться с коллегами, проводить деловые встречи и презентации не выходя из своего дома или офиса.
Работа с ассистентом удаленно становится все более популярной и востребованной в современном мире. Все больше компаний и частных лиц привлекают удаленных ассистентов для выполнения различных задач и облегчения рабочего процесса. Однако, чтобы эффективно справиться с такой коммуникацией, необходимо придерживаться определенных правил по проведению онлайн встреч и совещаний. Эти рекомендации будут также полезны и для проведения других виртуальных коммуникаций.
Как проводить онлайн совещания эффективно? Вот 10 шагов, которые помогут:
1. Выбор подходящей видеоконференц-платформы: Существует множество видеоконференц-платформ, таких как Zoom, Microsoft Teams, Skype, Сбер Джаз и другие. При выборе следует учесть количество участников, требования к функциональности и оборудованию, доступность функций записи, обмена файлами и другие необходимые опции.
2. Установка и проверка оборудования: Определитесь, какое оборудование вам понадобится для проведения видеовстречи. Обеспечьте хорошее качество видео, звук и убедитесь, что микрофоны работают должным образом.
3. Подготовка участников: Предоставьте всем участникам подробные инструкции о том, как присоединиться к встрече и использовать основные функции. Запланируйте время на обучение участников, если они не знакомы с выбранной видеоконференц-платформой.
4. Создание повестки дня: Перед началом встречи составьте подробную повестку дня. Укажите время на каждую тему обсуждения и предоставьте информацию заранее всем участникам.
5. Выделение времени для приветствия и знакомства: В начале встречи уделите время для приветствия и знакомства. Попросите каждого участника представиться и рассказать о своей роли в проекте или компании, чтобы все были в курсе обязанностей и взаимодействий.
6. Установление правил: Определите правила поведения и коммуникации, такие как моменты, когда разговаривать, отключать и включать микрофон, использование функций «поднять руку» или продолжить обсуждение через чат. Соблюдение этих правил поможет избежать перебивания друг друга и хаоса во время встречи.
7. Активное участие всех: Поощряйте участие всех членов команды и дайте каждому возможность высказаться. Задавайте вопросы, запрашивайте мнения и просите каждого представить свои идеи или решения. Это поможет вовлечь всех и обеспечить понимание и согласование.
8. Работа над визуальным аспектом: Обратите внимание на освещение и фон, с которого вы будете вести видео встречу. Позаботьтесь о том, чтобы ваше лицо было видно и ясно. Выберите подходящую одежду и избегайте ярких или отвлекающих элементов.
9. Запись и распределение результатов: Рекомендуется записывать встречу и делать заметки, чтобы можно было пересмотреть обсужденные вопросы позже. После встречи распределите результаты, заметки и действия всем участникам, чтобы каждый понимал свои обязанности.
10. Определение следующих шагов: Перед тем, как закончить встречу, определите следующие шаги и сроки на их выполнение. Убедитесь, что каждый член команды ясно понимает свои обязанности и задачи после встречи.
А вот несколько практических рекомендаций и полезных советов от Карин М. Рид , автора книги 2021 года « Внезапно виртуальный: как заставить удаленные собрания работать»:
- Отслеживайте время. Самые эффективные встречи — это короткие встречи. Не планируйте встречу более часа с большой повесткой дня, а лучше, сократите ее до 20-минутной встречи с двумя пунктами повестки дня. В виртуальной среде существуют пределы выносливости и концентрации внимания людей.
- Участники встречи. При определении количества участников совещаний по принятию решений оптимальное количество составляет от пяти до семи. Если на любой встрече будет присутствовать более семи человек, это может привести к сложной дискуссии.
- Внешний вид: обратите внимание на свой внешний вид при проведении видеоконференции. Это не вопрос тщеславия — это демонстрирует уважение к вашему собеседнику и может помочь вам донести ваше сообщение. Правильное освещение лица: выражение лица имеет решающее значение для передачи сообщения. И все, что отвлекает от вас внимание, будь то лишний звука или глупая картинка на заднем плане, будет отвлекать от вашего сообщения.
- Зрительный контакт: когда говорите, смотрите в объектив камеры, а не на экран. Это противоречит нашим естественным импульсам, но зрительный контакт имеет решающее значение во время разговора. И главное - все участники встречи должны быть с включенной камерой.
- Включение в процесс: все участники встречи должны иметь возможность высказать свое мнение. Обращайтесь к каждому участнику. Даже если кому-то нечего добавить, он почувствует себя причастным.
Зная и соблюдая эти 10 шагов ваши видео встречи и онлайн совещания обеспечат плодотворное и продуктивное общение в команде, даже на расстоянии.
Встречайтесь, совещайтесь, развивайтесь!