«Треть всех бизнес-функций в вашем бизнесе можно сократить» — Людмила Шустерова, Unicon Outsourcing

Пандемия и другие события последних 2-х лет — серьезный стресс для российского бизнеса. На первый план выходят скорость принятия решений и оптимизация процессов. Приходится действовать быстро, буквально «с колес», иначе бизнес не выживет. Практика показала, что треть второстепенных функций в любом бизнесе можно сократить или переформатировать.

Unicon Outsourcing, лидер российского рынка аутсорсинга, более 20 лет помогает отечественным компаниям совершенствовать бизнес-процессы. Мы взяли интервью у партнера компании, Людмилы Шустеровой.

Со сложностями в экономике российский бизнес столкнулся еще в пандемию. В последние два года «турбулентность» еще больше усилилась. Нынешний год был очень непростым для компаний, работающих в России. Для некоторых стало проблемой серьезное падение спроса. Кто-то столкнулся со снижением рентабельности, с необходимостью сокращать расходы. А для кого-то открылись новые возможности и рынки.

В таких условиях главная задача предпринимателей — сфокусироваться на основном бизнесе. Второстепенные функции можно либо сократить на 20–30%, либо оптимизировать. Раньше желаемый эффект от оптимизации можно было увидеть только через один-два года. Сейчас на это нет времени.

В такой ситуации часть вспомогательных процессов в компании лучше доверить аутсорсеру. Сделать так, чтобы он нес ответственность за их построение и эффективность, установить разумные тарифы, привязать их к определенным объемам работ.

Два последних года открыли для бизнеса новые возможности. Нужно было очень быстро действовать, фокусировать внимание на прибыли, издержках, продажах. Не оставалось времени подумать, как оптимизировать процессы, как их выстраивать. Скорость реакции на перемены влияла на выживаемость бизнеса, его возможности в целом.

На наш взгляд, основные шаги уже были сделаны в прошлом году. Кто-то решил уйти с рынка, в некоторых компаниях сменился собственник. Где-то изменились логистические цепочки, появились новые партнеры. По данным Росстата, объемы импорта практически вернулись к началу 2022 года. Да, весной прошлого года наблюдался спад, но сейчас тем или иным образом товары ввозятся в Россию.

Рынки очень сильно изменились, возникли новые перспективные направления. Мы по-другому посмотрели на партнеров из ближнего зарубежья. Если раньше товарные потоки шли через Европу, то сейчас они повернули в сторону Китая, Казахстана, Индии, Турции. Компании активно выходят на внешние рынки этих стран, готовы с ними взаимодействовать. И даже падение национальной валюты играет в плюс конкурентоспособности российского бизнеса.

Классические задачи аутсорсеров — ведение бухгалтерского, налогового, управленческого учета, бюджетирование. Однако старые подходы к планированию уже не работают, надо очень быстро перестраиваться. Сейчас важно иметь текущий прогноз, а не жить годовыми бюджетами, утвержденными в начале года. Также это относится и к HR-функциям — расчету заработной платы, кадровому делопроизводству, охране труда, управлению процессами обучения, администрированию других HR процессов. Например, в связи с текущей ситуацией возникла тема автоматизации воинского учета. Мы помогаем компаниям с этой проблемой.

Предприятия, которые уходят с российского рынка, столкнулись с проблемой удержания кадров на период закрытия. Ценные сотрудники, зная о скорой ликвидации бизнеса, активно ищут новую работу. Задача руководителя компании — «очистить» и закрыть баланс, распродать остатки товара, ликвидировать компанию. Мы беремся решать эти вопросы. Принимаем сотрудников, выполняющих эти функции, в свой штат или справляемся своими силами.

Также востребованы задачи, связанные с IT. Мы занимаемся автоматизацией бухгалтерского, управленческого и товарного учета. В прошлом году, в связи с уходом поставщиков международного ПО, повысился спрос на специалистов 1С. Наша компания предлагает услуги и в этой сфере.

Собственник нанимает в штат бухгалтера, и, в целом, это нормально. Если компания увеличивается в несколько раз, то наступает момент, когда штатные сотрудники перестают справляться, и вопрос не решить простым наймом персонала, нужно перестраивать процессы, автоматизировать функции, менять подходы. Сторонний подрядчик сможет быстро нарастить команду, использовать все свои знания и компетенции. У нас работает больше двухсот бухгалтеров — это серьезный ресурс. Поэтому скорость реакции у нас гораздо выше.

Есть функции, которые несложно взять на аутсорсинг — расчет заработной платы, обработку авансовых отчетов, кадровый учет. В последний год был ряд запросов на введение в информационной системы логистических документов.

Иногда нам отдают бухгалтерию целиком, включая хостинг баз и взаимодействие с контрагентами. Такие услуги могут включать и взаимодействие с ИФНС. Также мы можем автоматизировать процесс управленческого учета.

Иногда нас приглашают провести аудит бизнес-процессов. Просят посмотреть, оптимально ли все работает, как улучшить систему, сколько пригласить специалистов. Затем компания принимает решение, будут ли они меняться самостоятельно, либо пройдут этот путь вместе с нами.

В своей практике я периодически сталкиваюсь с ситуациями, когда собственник очень зависит от генерального директора.

Когда дела ведет независимая компания, таких ситуаций не возникает. Компания в данной ситуации надежнее одного человека. Это тоже своего рода страховка, которую собственник покупает для своего спокойствия.

Приведу несколько кейсов. Первый — в крупной оптовой компании работали 25 бухгалтеров. Финансовый директор был не очень доволен их работой и обратился к нам. Мы оптимизировали численность бухгалтерии в 2 раза — оставили 5 специалистов в компании, 8 — у нас. Мы внедрили электронный документооборот, автоматизировали систему бизнес-процессов, настроили в системе 1С бухгалтерский и налоговый учет. В результате нам удалось в 5 раз сократить количество требований ФНС.

Другая история — генеральный директор не был уверен в своей кадровой службе. Было много конфликтов с сотрудниками, особенно по вопросам, связанными с начислением заработной платы. Компания сначала заказала кадровый аудит, потом приняла решение о переходе на аутсорсинг. Мы подготовили ряд внутренних документов для снижения риска штрафов, начали общаться с сотрудниками, «разрулили» ряд сложных ситуаций. В итоге получилось в несколько раз снизить количество ошибок в расчетах, улучшить отношения с персоналом.

В физике существует закон — если система находится в стабильном состоянии, то энергия, необходимая для ее изменения, очень велика. Это работает и в аутсорсинге. Когда бизнес идет ровно, то собственник не хочет перемен. Быстрый рост или падение— другое дело. Тогда заказчик настроен на изменения. Его не устраивает существующее положение дел, он хочет что-то изменить. Встает вопрос — делать это самому, либо с партнером-аутсорсером. Зачастую второй вариант оказывается лучше, быстрее, эффективнее.

Подробнее о вызовах и стресс-факторах российского бизнеса мы расскажем 21 сентября 2023 года в 11:00 МСК на круглом столе «Трансформация бизнеса: как повысить скорость изменений».

Программа мероприятия:

🔸«Текущие вызовы в бизнесе и возможные варианты решения» — Людмила Шустерова, партнер Unicon Outsourcing

🔸«Рост и сокращение объемов бизнеса. Как компании используют аутсорсинг для изменений» — Надежда Рожкова, советник по управлению в среднем бизнесе

🔸«Применение аутсорсинга на разных этапах жизненного цикла компании — от стремительного роста к вынужденной ликвидации» — Виктор Чистяков, ex-генеральный директор, соучредитель Athlete Performance Solutions (глобальный лицензиат Nike)

Формат мероприятия:

🔸Панельная дискуссия

🔸Длительность — 2 часа

🔸Офлайн. Предусмотрена онлайн-трансляция, на которой вы сможете задать вопросы. Мы вернемся с ответами после мероприятия

Участие бесплатно при условии предварительной регистрации, подтвержденной организатором

Зарегистрироваться