Кейс: Руководитель не понимает, что происходит в бухгалтерии
Ко мне на консультацию пришел руководитель производственной компании. Запрос: действия бухгалтерии противоречат его пониманию работы бухгалтера.
Визуально все хорошо, отсутствуют требования контролирующих органов, руководителя никто не вызывает, кредиты банк выдает. Но бухгалтерия живет отдельной жизнью, руководитель не понимает, что происходит в бухгалтерии и хочет разобраться.
Я Елена Анисимова, эксперт по учету финансов и налогов в бизнесе с практическим опытом 19 лет. Сопровождаю и помогаю настраивать работу бухгалтерии бизнеса эффективно и в интересах собственника. Подпишитесь на мой телеграм, чтобы не потерять контакт и читать новые интересные материалы о налогах и финансах.
О клиенте
Производственная компания, несколько подразделений. Поставки материалов и отгрузки товаров проходят одновременно из нескольких подразделений. Есть офис с управленческим персоналом.
В процессе консультации обнаружилось
- Каждый документ визируется подписью руководителя
- ЭЦП руководителя ставится на всех документах
- Каждый сотрудник многозадачен и занимается «всем» без подписания документов своей подписью
- Отсутствует персональная ответственность
- Требования приходят регулярно по 7-10 раз в месяц и для руководителя они остаются незамеченными.
- Выявлены компании, которые бухгалтер сопровождает параллельно основной работе.
- Обнаружены проводки, которые не соответствую хозяйственной жизни компании. Такие как: списание материалов вне производственного цикла компании, оплата материалов/услуг не относящихся к деятельности компании.
Что тут плохого? — Ничего, можно работать и так, если руководителю хочется ничего не контролировать, но за всех нести ответственность.
Что не так?
1) Отсутствие подписи = отсутствие ответственности
Какую бы задачу не закрывал сотрудник — он за нее не отвечает, подпись ставит директор. Например, если нет подписи материально-ответственного лица за товар на складе, то пересорт или недостача растворяются в бизнесе, что сокращает прибыль.
2) Отсутствие ответственности, контроля = творческий хаос
Сотрудник делает как ему удобно. И не факт, что это соответствует бизнес-модели компании.
3) Одна подпись = вопросы налоговой
В производственной компании документы, которые подписывает только директор, вызывают подозрение у контролирующих органов. Например, не скрывает ли компания сотрудников, которым платит заработную плату, не является ли директор номинальным.
4) Подписывать все документы = тратить драгоценное время на рутину
Чтобы поставить свою подпись на каждом документе, директор как минимум должен с ним ознакомиться. Это отнимает драгоценное время, которое можно было потратить на стратегические задачи и развитие компании.
5) Подписывать все подряд = расфокус внимания и вероятность ошибки
Руководитель не может одновременно подписывать крупный контракт и параллельно накладную на отгрузку продукции. Таких одновременных процессов может быть до сотни и больше. Физически ознакомится с документами не реально, поэтому велика вероятность совершить ошибку там, где она дорого обойдется.
6) Процессы не масштабируются = отсутствие роста бизнеса
Рост бизнеса при таком распределении ответственности минимальный или отсутствует вообще. Даже если компания поднимается высоко на сильных компетенция других отделов, то неизбежно возвращается к построению системы через бухгалтерию.
7) Темные дела бухгалтера = налоговые риски компании
⁃ Наличие дополнительных компаний, которые сопровождает бухгалтер не скрывая это факт, влечет дополнительные вопросы контролирующих органов и риски объединения бизнесов. Обратное доказывать придется в суде.
⁃ Необоснованные списания средств и материалов влечет к доначислению налога, штрафам, пени.
⁃ Оплаты подставным компаниям — открытое воровство.
⁃ Большое количество требований может являться признаком некорректного учета.
План действий
Совместными усилиями с руководителем, мы выделили приоритетные задачи:
1. Выстроить систему документооборота в компании с сотрудниками, контрагентами.
2. Распределить зоны ответственности между сотрудниками.
3. Задокументировать ответственность сотрудников: заключение договоров материального ответственности, выдача доверенностей, подписание приказов с описанием процессов.
4. Сменить главного бухгалтера.
5. Выстроить систему работы бухгалтерии прозрачно для собственника.
Что получилось по итогу совместной работы
После моей консультации в компании установилась новая система:
• Выстроена система документооборота в бизнесе.
• Распределены задачи по ответственным лицам. Теперь каждый несет персональную ответственность за свою деятельность. Ответственность зафиксирована в договорах.
• Документы разделены по видам. Руководитель подписывает только те документы, на которых есть подпись ответственных за конкретную операцию лиц.
• Каждый сотрудник подписывает документы своей ЭЦП.
• Распределен функционал сотрудников и зафиксирован в документах.
• Произведена замена бухгалтера. Описаны процессы работы бухгалтера на период адаптации и испытательного срока.
• Зафиксированы основные задачи и сроки работы бухгалтерии.
Берегите себя и свой бизнес.
Елена Анисимова,
эксперт по учету финансов и налогов в бизнесе
Если материал был полезен, пожалуйста поставьте лайк. Вы можете задать вопросы по теме в комментариях, рада буду помочь. Делитесь, что интересного в вашей компании выявляли аудиторы?
ну а что там было то в реале, человеческим языком можно? как это все повлияло на компанию?
В реале была вся ответственность на директоре, бухгалтер скрывал свои ошибки, искажал финансовую отчетность и подвергал бизнес выездной проверке, руководителя административной и уголовной ответственности. Dani4, так более понятнее?
"бухгалтер скрывал свои ошибки, искажал финансовую отчетность" - вот так да)
Бывает и такое, к сожалению.
(
О, это про меня))) Ничего не понимал в финансах, поэтому всю ответственность перекладывал на бухгалтера. Но по итогу начались проблемки, за которые мне пришлось отвечать. Но мы просто перешли на аспро финансы, там хотя бы все понятным языком расписано, не обманешь)