Как легко внедрить ассистента в бизнес?

Ассистент может быть не просто помощником руководителя, а настоящим «вторым пилотом» компании, который помогает работать еще эффективнее. HR-агентство PRO-найм расскажет: как поэтапно внедрить ассистента в бизнес? И какие инструменты помогут в этом?

Этапы идеально выстроенной работы с ассистентом:

Введение в ценности компании: важно заинтересовать ассистента своим делом, образом жизни и мышления.

В этот этап входит: составление точки А и Б по работе на ближайший месяц, определение целей и задач. Дальше декомпозиция (разделение задач на более мелкие) выполняется ассистентом самостоятельно.

Внедрить тайм-трекинг нужно для понимания загрузки ассистента. Куда уходит время? В каком объеме? Эти вопросы важны для верной корректировки работы.

В этом очень помогает передача дел по квадрату делегирования (матрица Эйзенхауэра) — система, позволяющая распределить дела от самых простых до более сложных.

Объясняем ассистенту какой результат хотим видеть. Обязательно даем обоснованную обратную связь: хвалим за успехи, разбираем ошибки, делимся планами.

Наконец, даем ассистенту поле для самостоятельности и автономности!

Когда ассистент качественно перенял обязанности руководителя и стал «вторым пилотом», то для дальнейшего выстраивания работы с ним, Вам могут помочь эти пять рабочих инструментов:

1. Календарь и список задач

Правильная организация всех звонков и задач поможет структурировать их не только в голове, но и в цифровом виде. Бумажный стикер не пришлет напоминание о завтрашнем рабочем звонке, а приложение — как раз сможет напомнить!

2. Каналы коммуникации

Чаты в мессенджерах, созвоны в Zoom и очные встречи — каждая компания выбирает удобные для себя варианты. Желательно выбрать несколько главных каналов коммуникации, чтобы не запутаться. Никто не любит множество чатов, созданных «для галочки».

3. Приложения Trello и Miro

Удобные инструменты для структурирование всей работы на ближайшие месяцы. Они позволяют планировать, организовывать и вести проекты. Очень удобно, что приложения можно полностью подстроить под свою компанию, и даже автоматизировать часть работы.

4. Регулярные планерки

Важно выделить время, когда ассистент будет давать обратную связь. Даже когда у работника нет вопросов, все равно должно быть временное окно с обсуждением всех текущих задач. Такая практика не допустит нерешенных вопросов и не даст забыть о некоторых, редко обсуждаемых проектах.

5. Формат взаимодействия

В какое время можно звонить? Можно ли отправлять голосовые сообщения? В какое время лучше писать? У каждого свои предпочтения и ограничения. Все обязательно нужно обсудить заранее, и договориться об удобном формате взаимодействия для качественной работы с обеих сторон.

Мы предлагаем Вам подбор ассистента — личный, бизнес или 2 в 1.

А для тех, кто дочитал эту статью до конца, мы подготовили подарок - полезные файлы для подбора и внедрения команды. Для того, чтобы их получить, напишите в телеграм-бот.

Спасибо, что доверяете нам
HR агентство PRO-найм