«Мобс» — Telegram-бот для ведения финансов в «Google Таблицах»

Мы перепробовали очень многое для учёта своих финансов, но всё было не то. Почему простой Telegram-бот в связке с Google-таблицами оказался лучше всех этих новомодных приложений.

Привет, сообщество.

Меня зовут Роман, я вебмастер. Мы запустили бота «Мобс» в Telegram, который помогает вести финансы в связке с «Google Таблицами».

Я хочу рассказать вам о нашей проблеме, наших поисках и нашем решении, которое вылилось в самостоятельный продукт. Возможно, кто-то столкнулся с похожими сложностями, и простой бот в Telegram, который ведёт Google-документ, — их решение, как и наше.

Для ведения личного бюджета — бот бесплатный, для совместного — по подписке.

Я полностью убеждён, что ведение любого дела — это план и учёт. Но если план — ещё куда ни шло, то учёт — это прямо боль современного общества. Да и нас с вами.

Мало кому удаётся и хватает терпения вести учёт так, чтобы он был понятен, удобен и прозрачен. С этим столкнулись и мы, когда запускали с партнёром офлайн-проект, который и сейчас функционирует.

Бюджет, который мы выделили, шёл на развитие: сайт, реклама, переводы подрядчикам и разработчикам. В целях удобства мы поначалу проводили платежи каждый из своего кармана, но это было совершенно непрозрачно.

Нам нужен был простой способ учёта финансов, чтобы весь процесс был виден всем, чтобы и мне, и партнёру было известно, куда идут деньги, чтобы можно было разбить все расходы по категориям и чтобы это было просто, как облачные таблицы Google. Таблицы — наше всё.

Пробовали приложения — не пошло. Показалось слишком сложным: множество наворотов скорее отвлекают, чем помогают. Смущал и вопрос безопасности данных: если что-то случится с приложением, данные по финансам потеряются. Да, можно делать выгрузки, но это задача, которая будет выполняться по случаю. Приложений просмотрели очень много, даже сейчас и не вспомнить все.

Пробовали общие заметки в iCloud. Да, видно, да, вроде, есть учёт, но никаких балансов и дальнейших действий уже не осуществишь. Сложно.

Через Google-формы — самый оптимальный на тот момент вариант решения, но он, опять же, занимал много времени (относительно, конечно): выбор счёта, выбор категории и прочее. Но в таблицы писалось, учёт шёл.

Собственное приложение. Пробовал собрать из палок и какого-то конструктора приложение, которое работало в связке с таблицами.

Получилось, но результат оставлял желать лучшего. Google постоянно просила авторизацию в аккаунте. По факту это мало отличалось от простых Google-форм, да и я пришёл к выводу, что сделать запись (а печатаем мы быстро) — это лучше, чем утомительно выбирать категории.

Хотелось простого решения: записал, всё само распределилось и сохранилось в таблице. Чтобы и данные оставались в случае чего, и всё было наглядно. Нам не нужны были навороченные, облизанные интерфейсы. Просто таблица с элементарно удобным заполнением.

А так как общение у нас происходило в запрещённом мессенджере, появилась идея создать собственного бота.

Да, мы остановились на боте. Это удобно — мы в одной экосистеме и общения, и учёта. Да и современные возможности, которые предоставляет этот мессенджер, очень обширны. До сих пор считаю, что это отличное подспорье для малого бизнеса. А «Google Таблицы» обладают широкими возможностями для подсчёта, их крутить можно вообще как хочешь и как удобно.

В итоге бот вошел в нашу экосистему — тут и общение, тут и сотрудники, тут и учёт. Всегда под рукой, в мобильном, держишь «руку на пульсе». Введение данных занимало минимум времени и требовало минимума кликов. Отдельно грело, что данные в таблице и никуда не пропадут (разве что Google не станет, но в это верится с трудом).

В целом учёт финансов для меня всегда был болью, а тут я даже втянулся и для личных нужд использую бота уже больше года. Естественный язык оказался удобнее и привычнее, учёт буквально за пару недель стал частью жизни. Подсадил и жену, теперь планируем бюджет с ней при участии бота.

Не буду вдаваться в подробности разработки, лишь скажу, что для нас были важны основные функции, которые мы зашили и реализовали:

Что не реализовали:

Бота мы назвали «Мобс», или «Мобильный Оперативный Бабло-Считатель». Звучит схоже с названием породы пёселей, поэтому лицом (или мордой) бота стал мопс, а формат бота — добрый друг, помогающий вести учёт.

Мы сразу сделали бота публичным. К нашему стыду, на тестировщиков денег не было, поэтому решили по старому доброму методу отдать тесты пользователям. Большинство багов и ошибок нашли именно они, за что им отдельное спасибо. Нынче бот выглядит куда стабильнее первоначальной версии.

Сейчас у нас около 600 регистраций, 50 постоянных пользователей и 415 таблиц. Для себя вывели все данные в Google Data Studio и смотрим на результаты бота.

При помощи бота мы закрыли свои потребности, интересно было посмотреть, как бот может закрыть другие. Мы попросили наших пользователей прислать свои истории о том, как они пользуются ботом. К моему удивлению, некоторые прислали.

Бот используют для ведения семейного бюджета: муж с женой в общей группе пишут свои затраты. Говорят, удобно вести дела ипотечные: записали общую сумму долга с отрицательным балансом и гасят потихоньку. Ну и просто учитывают «разную фигню», из-за чего в среднем нашли, куда пропадают 20 тысяч рублей каждый месяц.

Оказалось легко, расплачиваясь на кассе в «Ленте», пока печатается чек, просто вбить в Telegram «1920 лента» без выбора категорий и прочей лабуды. Бот сам распознаёт, с какой карты оплачена покупка, и отнесет её в категорию «Еда».

Предприниматель использует бота для своего бизнеса: сотрудники в группе ведут учёт оплат от клиентов и расходов со склада.

Фрилансер пишет, что ведёт учёт по проектам: сколько затрат по каждому проекту и куда, а после уже сводит таблицы, которые создал для себя.

Думается, решений много, ведь бот — ретранслятор данных в Google-таблицы, а там уже можно вертеть их, как душе угодно.

#финансы #учет