Когда уже задолбался с табличками Excel: 3 интеграции, чтобы не путаться в счетах, бронях и клиентах

Все хорошо, когда компания работает в одной системе — например, ведет учет заказов в СRM-ке. А если появляется вторая — система для выставления счетов, бронирований, рассылок, маршрутов или чего еще — случается страшное. «Почему бы не объединить их с помощью таблички Excel?» — думает пользователь. Объяснили на примерах, как эта не гениальная идея забирает у бизнеса ресурсы и чем заменить табличку Excel.

Оплата в рассрочку означает, что деньги нужно запрашивать регулярно — каждому студенту нужно рассчитать платеж, выставить счет и отправить его вовремя. А потом проверить оплату и поторопить тех, кто забыл. Клиентов вели в amoCRM, счета выставляли в Cloudpayments, а расчеты по задолженностям и оплатам — объединяли в сводной таблице Excel. В результате:

Масса времени уходила на документы — в особенности на счета. Каждый менеджер тратил в среднем по 3 рабочих дня в месяц только на выставление счетов. Искал клиента в Excel с оплатами, вычислял, какая сумма должна поступить от него в определенный день, в Cloudpayments находил клиента, создавал счет, шел в amoCRM и отправлял клиенту ссылку на оплату.

Сложно было отслеживать оплаты и должников. Еще больше времени тратили на то, чтобы отслеживать по табличке должников и вручную напоминать им об оплате. Менеджеры забывали вовремя отправлять счета и напоминалки — это давало регулярные проблемы с долгами и финучетом.

Написали код и объединили crm-ку с платежным сервисом Cloudpayments . Теперь все графики платежей, счета, задолженности и информация по клиенту хранятся к карточке клиента, а табличка Excel больше не нужна.

Разработали кастомный виджет CloudPayments. Виджет добавляет функционал в карточку сделки по каждому клиенту: здесь можно настроить график платежей, отправлять счета и следить за поступлениями денег.

Создали график платежей по клиенту. Для настройки графика платежей нужно указать параметры по бюджету сделки, сумме задолженности, размеру платежа и т.д. Менеджер заполняет поля один раз, — дальше виджет сам формирует счета в дату оплаты и отправляет клиенту.

Напоминалки о неуплате вовремя. Менеджерам не нужно сверять данные в разных таблицах и системах, чтобы найти должников — о просроченном платеже они узнают в тот же день из уведомлений.

Раньше выставление одного счета занимало у менеджера около 7-10 минут. Работа с должниками еще больше. Таких счетов было порядка 30 в день. После интеграции этот процесс стал занимать 0 минут: система автоматически выставляет счета на основании графика платежей.

Убрали контроллера с зарплатой 100 000 рублей. Раньше на контроль оплат выделяли специалиста — теперь все оплаты контролируются автоматически и потребность в дополнительном человеке отпала.

Повысили процент оплат с помощью аналитики. В разделе «Аналитика» заказчик может увидеть все поступившие на данный момент платежи: отфильтровать их по дате поступления, образовательному направлению и группе. Можно проверить ожидаемые и просроченные платежи и работать с задолженностью сразу.

Есть два способа забронировать банкетную комнату: звонок по телефону и бронь в парке. Если клиент звонит в отдел продаж, менеджер бронирует праздник на определенное время в amoCRM. Если клиент посещает парк и заказывает на месте — менеджер бронирует праздник в специализированной системе для ресторанного бизнеса iiko. В результате:

Из-за бронирования в 2-х системах возникала путаница. Два клиента могли легко занять одну и ту же комнату на одно время, а менеджеры узнавали об этом только на следующий день. К тому же менеджеры никогда не были уверены, какие комнаты свободны сейчас, и реже продавали популярные комнаты.

Пытались объединить в сводной табличке Excel, но еще больше запутались. Получилась работа в режиме 3-х окон: Excel + amoCRM + iiko. Менеджерам стало еще сложнее вносить брони вовремя. Увеличилось время обработки заявки: нужно было проверять записи в 3-х системах, чтобы узнать, свободна ли комната.

Написали скрипт и объединили системы iiko и amoCRM. Когда заказчик обращается по телефону, менеджер вносит сделку в amoCRM в воронку «Банкет» и меняет статус на «Предварительная бронь» — в тот же момент скрипт создает эту бронь в iiko. Из amoCRM в iiko попадают следующие данные:

Теперь менеджеры работают в 2-х системах, но данные о бронировании из одной системы автоматически уходят в другую.

Менеджеры перестали допускать ошибки в бронированиях — качество сервиса выросло, а родителей в истерике звонивших менеджерам, стало меньше.

На 20% быстрее могут обрабатывать заявку. При выборе комнаты менеджеру не нужно сверять данные в 3-х системах: он работает в режиме одного окна и быстрее может подобрать комнату для клиента.

Масштабировали решение на другие филиалы. Протестировали решение на филиале в Туле и адаптировали его под филиалы в других городах.

Медицинские препараты продают оптом и в розницу в Москве и в регионах. Специфика работы медицинских представителей такова, что они целый день проводят в разъездах. Что они там делают — руководству видно лишь частично: данные об их выездах и продажах собирали в отчетах Excel. В результате:

Сложно сформировать корректный маршрут. Ручные маршруты не учитывали особенности передвижения и торговые представители успевали сделать меньше визитов, чем реально было возможно.

Приходилось заносить данные в несколько систем. После заполнения отчетного листа в Excel, данные переносили в amoCRM для анализа вручную.

Для того, чтобы формировать маршруты и оценивать работу представителей удаленно, взяли сервис Planado. Planado — сервис электронных нарядов для выездных сотрудников: контролирует работу от постановки задачи в график до трекинга выполнения работ.

Благодаря GPS-трекингу руководителям всегда видно местонахождение сотрудников, а их работу можно оценить по пунктам в чек-листе. После заполнения Planado данные попадают автоматом в amoCRM для аналитики.

Получили полные отчеты о работе торговых представителей в режиме реального времени: журналирование рабочего времени, расчет пройденного километража, отчет о выполненных нарядах и т.д.

На 35% выросла производительность выездных сотрудников. Для этого в сервисе есть подсказки с планом работ, контрольные фотографии, электронная подпись на экране смартфона и многие другие фишки.

Упростили аналитику продаж. Все данные о покупателях и сделках поступают из Planado в amoCRM автоматически: можно делать срезы и анализировать ситуацию с продажами в любой момент.

Расскажите о табличках Excel, которые вы используете в работе — какие из них годные, а от каких хотели бы избавиться?