Зачем нужны программные роботы

Сегодня сложно найти человека, который бы не слышал о программных роботах. Крупные корпорации достаточно активно используют технологии роботизации, но средний и малый бизнес пока не всегда решается их внедрять. Тем не менее, все больше компаний учатся простой арифметике – использование программных роботов позволяет сэкономить сотни, а порой и тысячи трудочасов, заменив рутинный труд сотрудников работой цифровых ассистентов.

RPA расшифровывается как Robotic Process Automation и позволяет полностью имитировать все действия человека, которые он совершает за компьютером. Программный робот ищет информацию в интернете, скачивает файлы, считывает данные с изображения и переносит их в систему. В сценарий можно включить работу с различными типами документов – PDF, презентациями, таблицами, есть возможность напрямую работать с базами данных.

Для оценки эффективности роботов удобно использовать терминологию нормативов кадрового дела. Производственная штатная единица (или сокращенно ПШЕ) – это должность в штатном расписании, которая соответствует одному рабочему месту. В пересчете трудозатрат сотрудника на год одна ПШЕ соответствует определенному количеству часов. Например, при 40-часовой трудовой неделе годовой фонд рабочего времени составляет 1973 часа.

Положительный результат роботизации легко увидеть, измерив эффективность работы в часах. В деньгах же посчитать его можно, умножив высвобождаемое роботом время на часовую ставку соответствующей должности.

Помощник бухгалтера

В бухгалтерии всегда есть много рутинных задач, часть которых вполне логично переложить на цифровых ассистентов. Они могут по заданному сценарию формировать отчеты в определенное время, готовить акты счетов и платежки разных форматов. Кроме того, программный робот может произвести контроль взаиморасчетов, заполнить данные из первичных документов и многое другое, сведя к нулю риски ошибок и влияние человеческого фактора.

Роботы порадуют высокой скоростью выполнения операций и сокращением количества ошибок. Внедрение робота-бухгалтера может сэкономить более 4 тысяч человеко-часов в год и более.

Специалист техподдержки

Технические специалисты ежедневно получают огромное количество типовых запросов, для которых уже подготовлены ответы. В ручном режиме на эту работу уходит до 80% времени сотрудников. Программные роботы помогают регистрировать и классифицировать обращения, получаемые из различных источников, и автоматически дают правильный ответ благодаря взаимодействию с различными информационными системами и базами данных.

Использование робота экономит время троих сотрудников, что составляет более 6 тысяч часов в год, улучшает качество работы с пользователями и сокращает время ожидания сервиса.

Программный робот функционирует в режиме ассистента для сотрудника поддержки – готовит варианты ответов, инструкций и выполняет сервисные действия в строгом соответствии с регламентом работы в service desk.

Ассистент HR

Сотрудники кадровых отделов вынуждены тратить время на заведение однотипных заявок - оформление новых сотрудников, увольнение, подготовку справок, приказов, учетных записей, рабочего места и т.д. Все эти операции можно также переложить на программных роботов, которые смогут создавать заявки и отслеживать их статус.

Применение цифрового ассистента в отделе кадров сэкономит временные затраты трех человек в год (более 6 тысяч человеко-часов) и существенно сократит процессы обработки документов.

Специалист по закупкам

Цифровой ассистент в отделе закупок избавит сотрудников от монотонной работы по формированию заявок и отслеживанию конкурсов. Программный робот отлично анализирует различные источники - «Яндекс Маркет», «OZON», «Wildberries», собирает в виде определенного отчета и сравнивает информацию по ценам, проводит проверку закупочной документации.

Программный робот в отделе закупок будет работать точно и без ошибок, сэкономит время работы минимум двух сотрудников (более 4 тысяч часов в год) и увеличит скорость работы в 20 раз.

Помощник юриста

Проверку договоров, выяснение информации по контрагентам, подготовку запросов и рассылку документов при работе с задолженностью можно также поручить программному роботу, который сделает ее в несколько раз быстрее и эффективнее человека.

Если сотрудникам необходимо забрать данные из одной информационной системы и внести в другую, для этого отлично подходит цифровой ассистент. И если человек может ошибиться, то настроенный правильным образом робот не допустит ошибок в копировании данных. Применение робота в юридической службе позволит сэкономить более 8 тысяч часов в год.

Ассистент руководителя

Робот-администратор ведет учет входящих документов и обращений, распределяет задачи по ответственным, а также контролирует согласование документов и исполнения поручений, заводит заявки, готовит справки, оформляет документы, а также организовывает совещания и встречи.

Использование робота сэкономит до 30% времени, затрачиваемого на рутинные задачи, улучшит исполнительскую дисциплину и контроль за рабочими процессами. Цифровой ассистент -администратор позволит сэкономить до 2 тысяч часов в год.

Как мы видим, роботизация нужна в первую очередь там, где есть повторяющиеся процессы и задействовано много людей. Программные роботы успешно выполняют рутинные задачи, освобождая время сотрудников для решения интеллектуальных задач, экономят время и исключают ошибки, связанные с человеческим фактором.

При этом все подразделения в компании существуют не сами по себе, а, как правило, объединены сквозными бизнес-процессами. В таких случаях эффективнее всего прибегнуть к решениям интеллектуальной автоматизации. И здесь платформа ROBIN предлагает новый подход - возможность решать не только рутинные, но и интеллектуальные задачи. Для этого существует обширный набор инструментов: конструкторы процессов и визуальных форм, RPA, голосовые и текстовые боты, OCR и AI-компоненты.

Приведем простой пример использования интеллектуальной автоматизации ROBIN.

Программный робот в отделе кадров выполнил свою часть задачи - завел заявку. Чтобы занести эти данные в информационную систему компании и создать карточку пользователя, ему нужно получить скан документа для распознавания информации о новом сотруднике. Для этого на рабочем месте сотрудника появляется всплывающее окно, где робот просит приложить скан документов. С помощью движка OCR он распознает данные из документа и далее самостоятельно взаимодействует с информационными системами компании, заводит карточку.

Платформа ROBIN увеличивает скорость работы еще и потому, что разбивает крупные задачи на мелкие и выполняет их параллельно. Наличие дополнительных интерфейсов позволяет пользователям просматривать, на каком шаге сейчас процесс, кто за него отвечает, выполнена ли задача вовремя или была просрочена.

ROBIN работает в low- и no-code режимах. Это значит, что для использования платформы не требуется привлекать дорогостоящих ИТ-разработчиков. Любой сотрудник бухгалтерии или отдела кадров может воспользоваться цифровыми помощниками для облегчения своего труда.