Ошибки, которые мешают делегировать задачи: как их распознать и избежать

Делегирование задач является важной частью управления временем и ресурсами. Однако, многие люди сталкиваются с проблемами при делегировании, что в конечном итоге может привести к стрессу и перегрузке работой. В этой статье рассказываю, в чем заключаются эти ошибки, как их распознать и избежать.

Значимость делегирования задач

Прежде всего давайте определим, почему так важно умение делегировать. Для некоторых это может показаться очевидным, однако непонимание ценности этого процесса иногда становится угрозой для успеха всего проекта. Рассмотрим две команды. В первой:

-каждый знает свои обязанности;

-поставленные задачи выполняются точно в срок, срочные ситуации – редкость;

-команда способна работать длительное время без прямого руководства;

-руководитель фокусируется в основном на стратегических задачах.

В другой команде:

-отсутствует четко налаженный процесс передачи полномочий сотрудникам;

-сотрудники не имеют ясного понимания своих обязанностей;

-постоянно возникают "пожары" – срочные непредвиденные ситуации;

-руководитель вынужден лично решать срочные задачи.

Очевидно, что вторая группа сотрудников будет менее производительной. Это связано с неэффективным руководством, когда лидер берет на себя задачи, которые могли бы быть выполнены подчиненными. Даже если лидер обладает талантом исполнителя, его ценность в качестве руководителя стремится к минимуму. Важно оценивать ценность сотрудника исходя из того, насколько хорошо он выполняет свои непосредственные обязанности. Если лидер успешно справляется со своей текущей работой, но не может организовать работу других, то, вероятно, он не занимает свое истинное место.

Я убеждена, что эффективное делегирование включает не только передачу простых и понятных задач подчиненным, но также передачу части управленческих полномочий. Это важно, поскольку непредвиденные срочные ситуации неизбежны. Рано или поздно сотруднику придется решать нетипичные задачи, принимать сложные решения или обращаться к руководителю за консультациями. Лучше быть готовым заранее к таким ситуациям, чем оказаться в неприятном положении из-за отсутствия подготовки.

Польза делегирования обязанностей

В каждой компании существуют установленные стандарты по объему полномочий, которые можно передать сотрудникам. Важно стремиться к максимальному уровню делегирования, допустимому в вашей организации, поскольку делегирование приносит несколько преимуществ:

1. Менеджеру освобождается время для решения управленческих задач.

2. С течением времени сотрудники развивают свои навыки и требуют меньшего контроля.

3. Улучшается качество работы, так как менеджер может привлечь более опытных сотрудников.

Однако делегирование также может иметь негативные последствия:

1. Делегирующий менеджер тратит все меньше времени на выполнение оперативных задач, что иногда вызывает у него чувство ненужности и бесполезности.

2. Сотрудники могут допускать ошибки, и хотя с получением полномочий они также несут ответственность, за ошибки все же приходится отвечать руководителю.

3. Предоставляя больше свободы, руководитель не всегда получает желаемый результат, так как задачи могут быть выполнены не так, как он бы это сделал.

4. Руководителю придется заниматься развитием сотрудников, чтобы постепенно передавать им все больше полномочий.

Далее я расскажу об ошибках в делегировании, которые допускают руководители, и объясню, как их можно избежать.

Ошибка №1: Избыточные проверки

Избыточные проверки при делегировании задач могут привести к замедлению процесса выполнения работ и созданию излишней бюрократии. Когда руководитель постоянно контролирует каждый шаг своих подчиненных, это не только затрудняет работу команды, но и унижает их доверие и чувство самостоятельности.

Эта ошибка часто возникает из беспокойства руководителя по поводу возможных ошибок и неудачных исходов. Однако излишний контроль может привести к параличу и страху сотрудников предпринимать какие-либо действия без постоянного одобрения начальства.

Чтобы избежать излишних проверок при делегировании, руководители должны четко определить ожидания и стандарты выполнения задач, а также предоставить своим подчиненным достаточную автономию для принятия решений в рамках поставленной задачи. Я убеждена, что регулярные обратные связи и обсуждение результатов также помогут установить доверительные отношения и убедиться в правильном выполнении задач.

Ошибка №2: "Чайка-менеджмент"

"Чайка-менеджмент" или непостоянный менеджмент–это ситуация, когда руководитель появляется перед сотрудниками внезапно, создавая хаос, а затем на длительное время исчезает.

Как определить:

1.Вы регулярно общаетесь со своими сотрудниками один раз в неделю или реже.

2. Ваше общение с ними происходит только в случае возникновения задач или ошибок.

3. Все задачи в вашей команде являются срочными, и вы плохо представляете, над чем и как работают ваши сотрудники.

Первый шаг в преодолении ложных представлений о "самоуправляемости"–регулярно проводить общие собрания и встречи один на один. Это позволит создать условия для обмена информацией между вами и сотрудниками.

Эффективное решение для второй потенциальной причины "чайка-менеджмента" – это управление ожиданиями. Как только вы получаете задачу или вас просят о помощи, важно понять, зачем вам обратились, и соответствующим образом реагировать на запрос. Например, если ваш руководитель приходит с просьбой о срочном уточнении по задаче, важно понять, насколько оно действительно срочное, и можно ли найти альтернативное решение.

Ошибка №3: Слишком большой объём задач извне

Ошибка заключается в том, что руководитель делегирует слишком большой объем задач своим подчиненным, не учитывая их текущую загруженность и способности. Это может привести к перегрузке сотрудников, ухудшению качества работы и потере мотивации.

Причины этой ошибки могут быть различными: нехватка времени у руководителя, неумение распределять задачи, недостаточное знание обязанностей своих подчиненных или желание избежать выполнения неприятных задач.

Чтобы избежать этой ошибки, руководителю необходимо более тщательно оценивать возможности своей команды перед делегированием задач. Важно учитывать текущую загруженность каждого сотрудника, их компетенции и интересы. Также важно установить ясные приоритеты и рационально распределить задачи между членами команды, чтобы избежать перегрузки.

Уверена, что более тесное взаимодействие с командой, регулярные обсуждения и проверка состояния дел помогут руководителю быть в курсе ситуации и своевременно корректировать объемы делегированных задач.

Ошибка №4: Сотрудники заняты рутиной

Одной из распространенных ошибок в делегировании задач является назначение сотрудников на выполнение рутинных задач, которые не развивают их профессиональные навыки или не стимулируют их креативность. Когда сотрудники постоянно заняты монотонными обязанностями, это может привести к утрате мотивации, снижению производительности и даже уходу из компании.

Происхождение этой ошибки может быть связано с недооценкой потенциала сотрудников, желанием сохранить контроль над ключевыми задачами или просто отсутствием понимания профессиональных интересов и возможностей членов команды.

Чтобы избежать этой ошибки, руководители должны более внимательно анализировать нагрузку своих сотрудников и стараться делегировать такие задачи, которые будут способствовать их профессиональному росту и развитию. Важно создавать равновесие между рутинными и новыми, вызывающими интерес задачами, чтобы поддерживать высокий уровень мотивации и эффективности.

Ошибка №5: Некачественная постановка задачи

Некачественная постановка задачи является одной из наиболее распространенных ошибок в процессе делегирования. Это может привести к недопониманию требований, неправильному выполнению задачи и, в конечном итоге, к неэффективным результатам.

Причины такой ошибки могут включать недостаточную ясность в формулировке задачи, отсутствие четких целей и ожиданий, а также недостаточное объяснение важности задачи для общих целей компании.

Чтобы избежать этой ошибки, руководители должны уделять особое внимание постановке задач, четко формулировать требования, цели и ожидания, а также обеспечивать возможность для сотрудников задавать вопросы и уточнять непонятные моменты. Важно также давать контекст и объяснять, как данная задача вписывается в общую картину работы команды и компании.

В заключение, отмечу, что делегирование задач играет ключевую роль в управлении и повышении эффективности работы коллектива. Избегая вышеупомянутых ошибок и следуя рекомендациям, руководители могут успешно делегировать задачи, повышая производительность и уровень доверия в коллективе.