Как организовать идеальную удаленку для крупных компаний

Я работаю как аустаф бизнес аналитик. Аутстаф означает что я одновременно работаю в двух компаниях - в одной из них я официально трудоустроена как старший ИТ-консультант. А во второй - временно работаю над проектами, как сотрудник «сданный в аренду». Эта вторая организация - одна из крупнейших страховых компаний Франции. В ней порядка 8000 сотрудников, и конечно “сердце” компании - это многочисленные страховые специалисты, менеджеры, но и ИТ часть коллектива компании очень весома.

Я не возьмусь судить обо всей компании, но ИТ специалисты работают гибридно - часть времени в офисе, часть - удаленно. Немало людей живут в других городах и приезжают в офис, как я например, на 2-3 дня в неделю. Для такой большой и зарегламентированной компании это выглядит удивительным, и я предполагала что такую гибкость сформировал ковид повлиял, как и у многих. Но коллеги уверили меня, что такая схема работала еще до ковида. И я действительно отмечаю высокую цифровую грамотность моих коллег, притом что средний возраст сотрудников вокруг меня - около 40 лет.

И должна сказать, удаленка здесь организована очень качественно. Вообще я работаю гибридно последние 11 лет и в России у меня тоже все было неплохо организовано, но здесь за счет более интегрированных технических решений обнаружились новые преимущества.

Итак, какие основные факторы, по моим наблюдениям, помогают эффективно работать большому количеству людей.

1 - Интегрированные рабочие места - у нас все на Microsoft 365: сквозные аккаунты в Outlook, Teams, Onedrive и Sharepoint позволяют иметь под рукой расписание, файлы, платформу для созвонов и чаты. Например, не надо терять время, договариваясь когда организовать очередной созвон или совещание, чтобы все нужные люди были доступны. Так как все рабочие календари всех сотрудников доступны - ты можешь в любой момент найти подходящие всем интервалы времени и забронировать мероприятие и отправить на него приглашение, не задав никому ни единого вопроса. Предполагается что рабочее время любого сотрудника может быть использовано кем угодно. Конечно тебе придет приглашение, и ты сможешь его отклонить если считаешь необходимым.

Кстати, в MS 365 удобно управлять своим личным временем, видя сразу несколько своих календарей. Например мои коллеги в страховой компании видят мое расписание в этой компании, но не видят другое расписание в другой компании, которая является моим непосредственным работодателем. Но от какой бы из этих 2 компаний мне не пришло приглашение на рабочее мероприятие, я могу видесть сразу оба своих календаря Outlook, избежать накладок мероприятий на одно и то же время и понять свою общую загрузку.

Все файлы находятся в рабочем облаке, общение - в чатах и группах Teams, удобно организовано не только по командам, но и по мероприятиям. Каждое мероприятие - разовое или повторяющееся - по умолчанию имеют такой же чат, как и команда, а также свою папку в облаке. В такой комплектации удобно обсуждать тему мероприятий до, во время и после них. Ну и конечно, Teams служит платформой онлайн встреч (как привычный многим Zoom или его нынешние отечественные аналоги), с возможностью видео записи, которая появится в чате мероприятия автоматически, без лишних телодвижений со скачиванием, размещением и рассылкой.

2 - Отчетность и планирование. Во-первых, каждую неделю ты отчитываешься над чем работал и где был. Занимает такой отчет 5 минут. В одной из двух моих компаний надо еще отдельно указывать какие дни ты в офисе, а какие - на удаленке. Таким образом злоупотребления или «потерянные» сотрудники исключаются как и хлопоты по выяснению кто откуда и когда работает, все прозрачно. Руководитель обязан просмотреть и согласовать эти записи. Там же можно забронировать свой рабочий стол (физический) на карте офиса, если ты собираешься приехать и работать в нем.

3 - Эфемерность понятия физического личного рабочего места. Понятие личного рабочего места весьма условно - на него может сесть любой сотрудник пока тебя на нем нет. Ты можешь сесть на любое свободное рабочее место. Поэтому никаких складов личных вещей организовать просто невозможно - кстати поэтому даже никаких тумбочек и шкафов у столов нет. Есть более или менее “насиженные” места тех, кто чаще работает в офисе, но их “обживание” не приветствуется.

Каждый рабочий стол зато снабжен монитором и рабочей станцией - то есть тебе в принципе не нужно возить с собой провода к ноутбуку. Если твое зарядное устройство стандартное - просто приходишь за любой свободный стол и подключаешься к рабочей станции.

4 - Корпоративная этика. Нет никаких напоминаний о встречах - значит нет потери времени и рисков сорванных встреч из за «забывших» поо него участников. Если мероприятие у человека в расписании - он на него придет в 99,9% случаев.

Акцент на совместной работе - в порядке вещей забронировать полдня на совместную работу онлайн с напарником и провести его так. Так как все основные корпоративные инструменты у всех под рукой и легко “шэрятся” - технически разницы почти нет, находишься ли ты за соседним столом с коллегой или в соседнем городе.

Живое общение все же важно для чувства команды и для распространения контекста более широкого чем прямые задачи. Поэтому есть ограничения на количество дней удаленки в месяц. А когда уж ты работаешь в офисе, как-то подсознательно пытаешься получить больше от этой “вылазки” - пообедать с коллегами, лишний раз узнать новости со всех уголков компании, получается что живое общение ставится в более высокий приоритет и выходит вполне качественным, что как минимум не хуже чем на постоянной офлайн работе.

P.S. Ложка дегтя - мне лично очень не хватает включенных камер на созвонах - возможности видеть лица коллег в одной из двух компаний, где я провожу больше времени. У них принято в основном общаться в онлайне без камер. В этом есть конечно свои преимущества (банально в виде пижамы и кофе например когда ты на удаленке). Но мне не хватает невербальной составляющей, особенно учитывая тот факт, что часто приходится общаться на созвонах с незнакомыми людьми, которых вообще сложно без камеры идентифировать, ну и как иностранке, будем честны, тоже - невербальная составляющая очень помогает. Но что нас не добивает, то делает сильнее.