HR, документы, заявки — всё в одном Telegram-боте: наш опыт автоматизации внутренних процессов с помощью KitBot

Когда пандемия перевела нас на удалёнку, хаос в рабочих процессах стал нарастать: заявки теряются, напоминания исчезают в чатах. Тогда мы решили: хватит. И сделали себе Telegram-бота. Сейчас через него проходят почти все внутренние процессы. Рассказываем, как это устроено у нас и почему мы стали предлагать KitBot нашим клиентам.

В Nord Clan мы разрабатываем цифровые решения для бизнеса, в том числе свою HR-платформу — KitBot. Но первыми, кто ощутил её эффективность, были мы сами.

Когда вся команда перешла на удалёнку, мы столкнулись с типичными проблемами: личные договорённости не работают, Google-таблицы не справляются, HR-отдел утопает в переписке. Мы поняли, что нужно не просто «наладить процессы», а автоматизировать рутину так, чтобы она не требовала участия человека.

Мы сделали Telegram-бота, подключили его к нашим системам (LDAP, HelpDesk, трекер задач) — и запустили.

Напоминания о встречах, днях рождения, дедлайнах и годовщинах. Всё по расписанию. HR-специалист больше не вручную пишет «заполни отчёт» — бот сам напомнит и зафиксирует результат.

Примеры уведомлений в чат-боте

Сотрудник сам отправляет заявку, указывает замещающего, согласовывает даты. Бот сверяет всё с графиком и отправляет в 1С. Ни одного письма. Ни одного потерянного отпуска.

Мы встроили конструктор опросов с логикой: можно быстро сделать пульс-опрос, получить аналитику и разослать нужным группам. Результаты приходят сразу руководителям. Без Excel.

Если в чат поступает сообщение с нужным тегом, бот определяет отдел, перенаправляет заявку нужному сотруднику, ставит напоминания. Ничего не теряется.

Все отклики приходят в Telegram. Статусы — тоже там. ИИ показывает, насколько кандидат подходит под вакансию. Мы принимаем решения быстрее — и меньше копаемся в резюме.

Сотрудник пишет боту «нужна мышка» — создаётся задача в Help Desk, назначается исполнитель. Никаких писем, звонков или табличек.

KitBot стал не просто внутренним инструментом, а сквозной платформой управления рутиной. Его используют HR, IT, маркетинг, бухгалтерия и офис-менеджмент. Все заявки и действия идут по понятным сценариям — ничего не теряется, ничего не дублируется, и никто не забывает.

Сейчас KitBot — не только часть нашей инфраструктуры, но и продукт, который мы развиваем для внешнего рынка.