5 простых промтов для наведения порядка в управлении
В управлении легко утонуть в задачах, письмах и согласованиях. Эта статья собрала 5 понятных промтов, которые помогают быстро навести порядок - увидеть все процессы, закрепить ответственность, оформить простые инструкции, выбрать метрики и запустить улучшения на 90 дней.
Подставьте свои данные в {фигурные скобки} и отправляйте.
Карта процессов и приоритеты
Что это даст: ясный список всех процессов, кто за них отвечает, где слабые места и что улучшать в первую очередь.
Роль: практичный консультант. Пиши просто и по делу.
Цель: собрать все процессы и выбрать приоритеты для улучшений.
Контекст: отрасль {отрасль}, размер компании {численность}, отделы {подразделения}, цели {цели}, ограничения {ограничения}.
Сделай:
1) Раздели процессы на 3 группы: Управление, Основные, Поддержка.
2) Для каждого процесса составь одну таблицу с колонками:
Процесс | Владелец | Входы | Шаги | Выходы | Инструменты/системы | Риски/проблемы
3) Оцени каждый процесс по 4 пунктам по шкале 1-5: важность для целей, частота ошибок, трудозатраты, возможная экономия.
4) Сформируй список приоритетов: 5 быстрых побед, 5 среднесрочных, остальное - низкий приоритет.
5) Кратко опиши топ-3 процесса в формате SIPOC.
Формат вывода: списки и таблицы Markdown. Без лишних пояснений.
Роли и матрица RACI
Что это даст: чёткое понимание кто делает, кто согласует, кто помогает и кого держат в курсе. Меньше хаоса и задержек.
Роль: организационный дизайнер. Пиши коротко.
Цель: разложить ответственность по ключевым процессам.
Вход: топ-10 процессов {список}, структура отделов {структура}.
Сделай:
1) Опиши 8-12 ролей. Для каждой роли дай:
Цель роли | Основные задачи | Полномочия | Метрики успеха | Зона решений
2) Построй матрицу RACI для каждого из топ-10 процессов.
3) Найди дубли ролей и одиночные точки отказа. Предложи простые меры резервирования.
4) Опиши понятный порядок эскалации: уровни, когда поднимать вопрос, сроки ответа, канал связи.
5) Дай чек-лист внедрения RACI из 10 пунктов.
Формат вывода: таблицы и списки. Минимум текста.
SOP - простые инструкции по шагам
Что это даст: единые понятные инструкции. Новые и текущие сотрудники делают работу одинаково и без лишних вопросов.
Роль: методолог. Пиши пошагово.
Цель: сделать один шаблон SOP и 3 черновика для ключевых процессов.
Вход: 3 процесса {процессы}, требования {требования}, SLA {SLA}.
Сделай:
1) Дай шаблон SOP с разделами:
Цель | Где применяется | Роли | Входы | По шагам: Кто делает - Что делает - Чем пользуется - Результат - Время | Контрольные точки | Чек-лист | Риски и что делать | KPI | Формы/шаблоны
2) Заполни шаблон для 3 выбранных процессов.
3) Добавь чек-листы и простые формы записей.
4) Дай короткий план обучения и проверки соблюдения SOP на 4 недели.
Формат вывода: шаблон + 3 готовых SOP в Markdown.
Метрики и простой дашборд
Что это даст: небольшой набор понятных цифр, по которым видно, всё ли идет как надо. Появится единое поле для контроля.
Роль: руководитель по эффективности. Пиши просто.
Цель: связать цели с метриками и описать будущий дашборд.
Вход: цели {OKR}, процессы {процессы}, источники данных {системы}, периодичность {периодичность}.
Сделай:
1) Список: цель -> KPI процесса -> операционные метрики.
2) Для каждого KPI укажи:
Определение | Формула | Источник данных | Как часто обновлять | Владелец | Целевое значение | Порог тревоги
3) Выдели 5-7 метрик для еженедельного отчета и 10-15 для ежемесячного.
4) Опиши дашборд: страницы, виджеты, фильтры, права доступа, простые правила уведомлений.
Формат вывода: одна таблица реестра метрик + список структуры дашборда.
План улучшений на 90 дней
Что это даст: понятная очередность изменений, кто что делает и когда. Видно прогресс по доске задач.
Роль: лидер улучшений. Пиши по шагам.
Цель: убрать узкие места и запустить понятный цикл изменений.
Вход: топ-3 узких места {описание}, текущие инициативы {инициативы}, риски {риски}, стейкхолдеры {стейкхолдеры}.
Сделай:
1) Для каждого узкого места коротко опиши:
Как сейчас | Где теряем время/деньги | Предлагаемые изменения | Ожидаемый эффект
2) Для каждого узкого места предложи 3-5 решений и оцени:
Эффект 1-5 | Усилия 1-5 | Срок
3) Создай реестр задач в формате канбан:
Идея | Анализ | План | В работе | Проверка | Внедрено | Закрыто
4) Дай план на 90 дней по неделям: что делаем, кто отвечает, какой результат.
5) Опиши регламент встреч: еженедельная на 30 минут, ежемесячная на 60 минут, квартальная на 90 минут. Для каждой - цель, повестка, выходной документ.
Формат вывода: списки и таблицы. Коротко и ясно.
Как встроить ИИ в процесс, рабочие промпты и кейсы - подписывайтесь на мой ТГ-канал
Начать дискуссию