Планирование рабочих часов SEO-отдела на квартал (готовый шаблон таблицы).
Когда команда растет, хаос в планировании превращается в скрытый пожиратель времени. Похожей проблемой я столкнулся в первый квартал, когда только занял позицию руководителя группы SEO в далеком 20м году. Было сложно оценить какой объем работ команда сможет осилить в течении квартала, сколько проектов можно брать в работу и какие планы брать в KPI, чтобы и план выполнить и команду не убить перегрузками.
На тот момент у меня не было готовых решений по подсчету рабочих часов или планировании и распределении рабочих часов команд, поэтому я пошел самым простым для меня способом - сделать таблицу!
Да, я люблю таблицы и для каждой активности есть своя табличка ;)
Как это помогает
- Помогает определить зоны роста или оптимизации часов в процессах
- Позволяет оценить реальную пропускную способность отдела и понять, какие инициативы можно тянуть параллельно.
- Дает прозрачность для руководства и смежных команд
- Помогает аргументировать рост бюджета или найм: видно, сколько часов уже "съедено" текущими задачами.
Что внутри таблицы
Внутри таблицы есть несколько блоков разделенных по типам задач и активностей, отпуска, больничные и запас на ЧП случаи:
- Раздел "Встречи" - регулярные еженедельные или разовые по запросу, которые требуют определенного объема часов в течении квартала
- Раздел "Задачи" и "Проекты" - список задач и проектов, которые мы регулярно выполняем или хотели бы взять в работу в следующем квартале
- Оценка часов - распределение нагрузки по сотрудникам и подрядчикам: сколько часов в неделю или в квартал уходит на каждое направление (встречи, техническое SEO, контент, аналитика и т.д.).
- Калькуляция ресурсной емкости — автоматически считает, сколько часов реально доступно в квартале у каждого члена команды с учетом отпусков, праздников и внутренних встреч.
- Сводная - показывающая, где есть дефицит ресурсов, а где можно перераспределить.
Оценка в часах
Самый важный вопрос - "как оценить в часах объем задач и проектов?"
Чтобы ответить на этот вопрос необходимо иметь базовое понимание сколько каждый сотрудник тратит времени для выполнения той или иной задачи. Здесь хорошо помогает информация из еженедельных спринтов или свой личный опыт (сколько вы тратите на это время).
Важно понимать, что мы не только определяем сколько часов надо на выполнение задачи, но и есть ли проблемы. Возможно сотрудник тратит очень много времени на элементарные задачи или куча встреч в календаре, которых следует оптимизировать.
Нормально или не нормально тратит определенный объем часов - это отдельная тема статьи, а пока наша задача распределить по группам.
Это позволит определить средний показатель по команде.
1 - Каждый тип задач имеет разные закономерности трудозатрат. Например, для SEO:
- Операционные (регулярные): мониторинг позиций, обновление семантики, контроль краулера, фиксы.
- Проектные: редизайн карточек, миграции, эксперименты, внедрение схем разметки.
- Аналитические: построение дашбордов, исследование спроса, оценка инициатив.
- Внешние: коммуникация с подрядчиками, согласование ТЗ, закупка ссылок.
Это позволит применять усреднённые нормы времени (часов/неделю или часов/задачу) для каждой категории.
2 - Установка "диапазона" по сложности:
Конечно у каждого сотрудника есть свой ритм выполнения задачи, поэтому наша задача определить среднее по команде.
3 - Заполняем таблицу и оптимизируем процессы
Вносим среднее количество часов в таблицу и распределяем задачи между сотрудниками в команде. Если в процессе мы видим перекосы по часам, то это повод оптимизации процессов.
К примеру, из 40 часов в неделю реально продуктивными бывают 25–30 часов. Остальное - митинги, согласования и отвлечения на дополнительные вопросы, которых так же следует учесть в таблице.
Рекомендация:
- Учитывайте только 75% от календарного времени как рабочие часы под задачи.
- Остальные 25% фиксируйте как операционные и коммуникационные издержки.
Проводите ежеквартальный аудит часов, потому что часто мы с первого раза не все учитываем и дополняем в процессе.
ИНСТРУКЦИЯ заполнения таблицы
Шаг 1 - Заполняем список встреч, задач и проектов.
Шаг 2 - вносим оценку в рабочих часах в столбец "часов в неделю".
Часы на месяц и квартал считаются по формуле. Следовательно, если задача выполняется раз в квартал и ориентировочно тратим на нее 6 часов, то необходимо разделить 6 часов на 12 = 0,5ч в неделю вносим.
Таким образом часы суммируются:
Шаг 3 - Распределяем задачи по сотрудникам
Вносим своих сотрудников в таблицу. При необходимости расширяете самостоятельно столбцы и не забываете учесть это в формулах (уверен справитесь).
Как распределяются задачи:
"ок" - мы согласны с указанным средним объемом часов в столбце "часов в неделю"
"нет" - означает, что эту задачу сотрудник не выполняет (или не принимает участие на встречах) и в итоговом расчете указанные часы для этого сотрудника не будет учтено
"[цифра]" - это количество часов, которое сотрудник тратит на эту задачу, проект или встречу. Вносится в случае, когда оно отличается от среднего. К примеру мы распределяем ресурсы на определенный проект так, что один сотрудник на него тратит больше времени, чем другой.
Шаг 4 - Вносим число рабочих часов за квартал
У каждого квартала есть свой объем рабочих часов, где уже учтены праздничные и выходные дни. Часы текущего квартала необходимо внести в ячейку S2.
Шаг 5 - Вносим часы за отпуска, запас на больничные и dayoff
Шаг 6 - Проверяем остаток часов на квартал
В текущем примере много свободных часов, т.к. шаблон не заполнен должным образом. Вот пример итога заполненной таблицы, где мы стараемся оставить число часов в зеленой зоне в пределах 10 часов.
Если будет перегруз, то остаток будет выделен красным цветом:
В этом случае необходимо будет убрать задачу или оптимизировать время, выделенное для его выполнения.
Шаг 7 - Поиск задач без исполнителя
Порой бывает так, что задачу планировали включить в квартал, но исполнителя нет (возможно уже нет ресурсов, свободных часов). В таких случаях в таблице будет подсвечено значение "0" красным цветом в столбце "Включено в квартал", что говорит о том, что ни один из сотрудников не взялся за нее.
Мы либо исключаем ее из плана и подсвечиваем коллег/руководства о том, что задача не влезает в план или оптимизируем другие задачи и включаем эту.
При оптимизации обращаем внимание на задачи, которые больше всего требует ресурсов:
Ссылку на скачивание таблицы в ТГ канале.
Если что-то не понятно, спрашивайте, поясню детальнее.
Надеюсь будет полезным 😉