Отвечает эксперт: за какими метриками следить агентству

Какие должны быть ежедневные, еженедельные и ежемесячные метрики для бизнеса?

О компании: LBK Production — продакшн полного цикла в fashion-индустрии.

Деятельность: создание фото, видео контента для бизнеса, организация показов, мероприятий.

Клиенты: Vogue, PEPSI, Mary Kay, Ukrainian Fashion Week, L'Oreal, Puma, Saint Laurent, Mercedes-Benz Fashion Week Tbilisi и другие.

Рынок: Украина, Франция, Грузия. Количество человек в команде штатной 7, в проектной 7, рабочая активная база контент-мейкеров более 200 человек.

Алёна Гринченко

Если говорить о еженедельных и ежемесячных показателях, то первое, за чем нужно следить — воронка продаж и лидов, поступающих в агентство — как и откуда заказы приходят, как обрабатываются и какой процент конверсии заказов в сделку. Также стоит отслеживать рекламный бюджет. На какие площадки он тратится и какой трафик оттуда приходит.

Второе — производительность отдельных сотрудников и команд по направлениям. Если мониторить эти показатели регулярно, то корректировать отклонения в работе будет гораздо проще. Например, вовремя замотивировать кого-то или «подбодрить», а не увольнять, когда уже стало поздно.

Помимо штата в 40 человек, у нас также как и в LBK большой пул подрядчиков. Поэтому мы постоянно следим за нагрузкой на производственные мощности как инхауз команды, так и аутсорс. Это позволяет заранее планировать грядущие проекты на месяцы вперед.

Если говорить о регулярных встречах, то мы распределяем их следующим образом:

• Ежедневно — утренние планерки о ходе проекта, 3-5 минут каждый рассказывает о том, как идут проекты.

• Еженедельно — синхронизация топов о результатах прошедшей недели и планах на будущую.

• Ежемесячно — разбор топами результатов (в цифрах) за месяц и как мы движемся к нашей стратегической цели + таргеты на следующий период.

Цифры показывают идешь ли ты к своей цели. При этом нельзя упускать из внимания какая атмосфера царит внутри команды. Пусть это нельзя оцифровать, что не умаляет ее критического значения для достижения успеха.

Сергей Орехов

Я думаю о следующих параметрах:

• Оборот на каждого сотрудника в год.

• Оборот на количество сотрудников в год.

• Маржа на количество сотрудников в год.

• Количество проектов в деньгах подписанных по документам за год.

• Количество проектов в деньгах за год, не подписанных по документам.

• Количество денег в планируемых сделках по CRM.

• Чистая прибыль (после вычета всех налогов) в процентах.

• Горизонт планирования в плюсовом балансе (кол-во месяцев).

• Операционная прибыль в месяц.

Еженедельно:

• Проведена ли встреча.

• Есть ли конфликты.

• Любая активность запланированная на прошлой неделе - состоялась/нет.

• Подписан договор, подписано соглашение, подписан акт сдачи-приемки.

Виталий Быков

Самая главная метрика для любого бизнеса — это деньги и обратная связь от клиентов, тут, думаю, все согласны. А вот дальше у каждого свои метрики и подходы. Расскажу кратко про наши в разрезе вопроса:

1. Ежедневные метрики. Это контроль ценообразования и норм прибыльности (согласования смет). Других регулярных, как обязательный процесс, нет. Отмечание побед в тендерах и разборы жалоб клиентов — это не метрики.

2. Еженедельные метрики.

- Отчет Сashflow, что нам хватает средств для реализации проектов. Контроль дебиторской задолженности (растет, падает, лидер из клиентов и лидер из менеджеров).
- Планирование ресурсов, чтобы понимать, что нам хватит людей, чтобы выполнить обещанное.
- Контроль количества просрочек по утвержденным нормам в разрезе проектов, менеджеров, клиентов.
- Отчет топов-менеджеров по ключевым задачам и направлениям.

3. Ежемесячные / ежеквартальные метрики:

- Отчет P&L (отчет о прибылях и убытках / доходах и расходах)
- Отчет Сashflow (выше – пункт 2).
- Отчет по доле заемного капитала.
- Отчет по продажам в разрезе центров прибыли по выполнениям планов и норм.
- Отчет по выполнению норм выработки исполнителей.
- Отчет от HR по текучести кадров и лояльности сотрудников.

Также есть нерегулярные метрики такие, как опрос удовлетворенности клиентов и выполнение нормативов по процессам.

Андрей Новиков