Отвечает эксперт: в каких программах вести управленческий учёт бизнесу

В каких программах вести управленческий финансовый учет?

Как интернет-агентству наладить управленческий учет и финансовое планирование, уйти от табличек в Exсel к полуавтоматической системе учета? С ростом бизнеса вопрос управления финансами и бюджетирования стоит все острее.

Александр Цапко, исполнительный директор интернет-агентства

Классический управленческий учёт сводится к ведению трёх отчетов — ДДС (отчёт о движении денежных средств), ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках) и баланс (форма бухгалтерской отчётности). Все их можно вести и собирать в Excel, но большой вопрос к источникам информации — тому, где, как и по каким принципам собираются цифры для управленческого учета. У кого-то запасы ведутся в ПО, кто-то записывает в тетрадку, кто-то где-то ещё — это целый срез, который нужно проработать, прежде чем идти к автоматизации.

Если мы говорим про автоматизацию, то прежде чем идти в неё, нужно разобрать контуры учета — что, как и где мы считаем. Крупный и средний бизнес может позволить себе заказать ERP под задачи, если управленческий учет уже налажен, но разбросан в разных местах.

С малым бизнесом всё сложнее, и, скорее всего, разные контуры учета придется автоматизировать разными инструментами. Как правило, проще всего автоматизировать ДДС. Для этого подойдут облачные решения: «План-факт», «Финолог» и подобные.

Что касается ОПиУ и баланса — нужно четко понимать, каких правил придерживается компания при учете тех или иных статей. Например, контур выручки можно автоматизировать на базе CRM, и там же учитывать дебиторку с кредиторкой. Другое дело — что CRM больше годится для проектного бизнеса, и для розничного учета не подойдёт.

Учёт запасов для баланса сводится либо к конкретным отраслевым сервисам, типа Y-clients, Poster-POS, iiko или общеотраслевым — например, «Мой склад».

Ещё есть 1C — с бесконечным количеством настроек и допилов на неё можно перенести часть автоматизации, но при условии, что она не будет использоваться в целях бухучета или налогового учета. Это обусловлено тем, что данные налогового учета, зачастую разнятся с данными управленческого, и лучше держать УУ и учет налоговый отдельно друг от друга, если вы в налоговом не отражаете абсолютно все.

Прежде чем идти в автоматизацию управленческого учета, я бы советовал все-таки собрать 2-3 комплекта отчетности руками, и понять, как в целом работает система, а после подбирать инструменты под те статьи и контуры, которые вызывают наибольшую сложность в сборе, контроле и администратировании. И тут уже станет ясно, какие инструменты подходят, а какие нет.

Дмитрий Фурье, финансовый директор «Нескучных финансов»

Мне кажется, не стоит прятаться за CRM и системами учёта — решить проблему ведения финансового учёта может только вовлечённость и построение хорошей команды.

Вот, что мы протестировали за два года вместе с моим партнёром Владиславом Ямпольским.

Управленческий учет. Важно понять, что вы хотите контролировать.Оборот, количество отработанных задач, эффективность проектов, сроки?В зависимости от ответов и бюджета компании решения будут разниться.

В конечном итоге мы пришли к «Яндекс.Трекеру» — это платный сервис, который даёт функции облачного хранилища, менеджера задач, канбан-доски и прочего. В нём же наш сисадмин сейчас настраивает систему тикетов для клиентов. Это позволит нам учитывать время и ресурсы, которые мы тратим на каждого клиента.

Финансовое планирование. Нас не устраивал интерфейс 1С — бухгалтеры-фрилансеры путались между параметрами «Отгружено» и «Оплачено». Я не всегда успевал контролировать, и это обошлось нам серьёзным кассовым разрывом. Лучшим решением был наём бухгалтера в штат. Мы планируем внедрить сервис «Планфакт».

Если вы хотите автоматизировать свой учет, не должно остаться никакой налички — даже с удаленщиками и фрилансерами нужно рассчитываться только официально, по договору, это позволит автоматически разносить затраты по проектам/статьям в системе.

А вам как собственнику не нужно будет думать, какая сумма денег на карте ваша, а сколько нужно перекинуть фрилансерам — мне кажется, для многих это большая боль.

Максим Бульбов, основатель агентства HiSEO

Управленческий учет строится на трех китах: отчете о движении денежных средств (ДДС), отчете о прибылях и убытках (P&L) и управленческом балансе.

На основе отчета о движении денег можно вычислить контрагентов, которые генерируют наибольшую выручку. Например, если один из контрагентов приносит 80% выручки, то это несет риски в случае прекращения работы с ним. В таком случае надо задуматься о диверсификации бизнеса. Отчет строится кассовым методом (фактически полученные и израсходованные средства), и показывает реальный остаток денег в кассе и по расчетным счетам.

Отчёт о прибылях и убытках поможет выявить проекты (направления бизнеса) с нулевой или отрицательной рентабельностью. Документ помогает сконцентрироваться на тех направлениях бизнеса, которые приносит реальную прибыль.

Для формирования отчета используется метод начисления, то есть учитываются обязательства, по которым еще не было оплаты.

Например: мы внесли 50% предоплаты за товар. Кассовым методом мы учтем только половину стоимости товара, вторую часть "увидим" только после оплаты. Методом начисления мы сразу отобразим 100%. Отчет отвечает на вопрос «сколько свободных денег на данный момент».

Управленческий баланс — сводный, состоит из первых двух отчетов. Документ помогает контролировать правильность учета (использует двойную запись). Также помогает узнать, куда была потрачена прибыль от деятельности компании или выявить значительный рост дебиторской задолженности (нам должны деньги).

Чтобы детальнее ознакомиться с основами управленческого учета, рекомендуем подписаться на бесплатную рассылку Финолога.

Мы предлагаем клиентам «Сферы» бесплатную встроенную финансовую аналитику, позволяющую автоматически вести учет движения денег по счету. Причем можно подключать данные по расчетным счетам из других банков. Аналитика работает по кассовому методу, то есть учитывает фактический приход, расход и остаток. Она умеет автоматически раскладывать списания и поступления в разрезе контрагентов и статей доходов и расходов. Например, расходы на канцелярские товары будут отнесены к ОХО (общехозяйственные расходы).

Для автоматизированного составления отчета по прибылям и убыткам, а также управленческого баланса рекомендуем воспользоваться специализированными сервисами, например «Контур.Пульс», «План-факт» или «Финолог».

Дмитрий Володько, руководитель небанковских сервисов «Сферы»