Как планировать нагрузку, наём и увольнение сотрудников?
Нужна ваша помощь, друзья, в решении реальной бизнес-задачи.
Дано
- Осуществляем надзор за строительными объектами.
- Контракты заключаются сразу на 2-5 лет, далее необходимо готовить в зависимости от контракта ежемесячные или ежеквартальные отчеты.
- Большинство сотрудников на срочных контрактах, но цель сохранить всех лучших, обеспечив их новыми контрактами.
- Один проект ведет один техспециалист и один финансист (для упрощения решения задачи).
- Один сотрудник ведет от одного до четырех контрактов, в зависимости от их сложности.
- По договору, на выполнение отчета есть 10-15 рабочих дней после полного пакета документов, но по факту сбор документов продолжается до последних дней выпуска отчета (выполнять строго по договору невозможно, — клиенты уйдут из-за такого формализма, рынок высококонкурентный).
Задача
Получить гибкий инструмент планирования нагрузки на сотрудников, который поможет на горизонте двух-трёх лет:
- Избежать как перегруза, так и простоя сотрудников.
- Показать нехватку контрактов в конкретный момент в будущем.
Как сейчас
На маркерной доске переписываем по многу раз на еженедельных совещаниях.
- Учитывает только в текущем моменте, не видно прогноза на полгода, год, два.
- Находится в моем кабинете :)
Пробовали в Excel, MS Project, показалось слишком трудоемко и не читабельно, так как сложно отразить параллельное выполнение двух-трёх проектов одним специалистом в месяце (по факту в зависимости от предоставления документов он занимается то одним, то другим проектом по два-пять дней подряд).
А как в ваших компаниях или какое решение видите вы?
Как я понимаю, почти все ИТ-компании сталкиваются с подобными проблемами.
CRM система с нагрузкой и оценки, каждого сотрудника, если есть возможность лучше реализовать свою! Так как в ней вы сможете выполнить те задачи которые описаны!
1. Пример конкретной? :)
2. Свою с нуля не вариант:
- долго
- дорого, не окупается
- не гарантирует успех :)
Полагаю, могут для Вас подойти Wrike или Asana. Они довольно просты в работе, но функциональность весьма приличная. Большой плюс у них - мобильная версия с отличной функциональностью, что упростит работу "в поле".
"сложно отразить параллельное выполнение двух-трёх проектов одним специалистом в месяце"
"Избежать как перегруза, так и простоя сотрудников."
"Показать нехватку контрактов в конкретный момент в будущем."
Здесь поможет диаграмма Ганта. Но сотрудники должны вносить данные, над чем они сейчас работают.
"не видно прогноза на полгода, год, два."
Тут на Ганте должно быть все прекрасно видно.
"Как я понимаю, почти все ИТ-компании сталкиваются с подобными проблемами."
В ИТ своя специфика, но описанное Вами - могут многие продукты для управления проектами/задачами, есть из чего выбрать.
Реально этим функционалом сами пользовались? Можете боевой printscreen выложить с внешним видом заполненной таблицы мониторинга?
Замажьте все лишнее на ваш взгляд при необходимости.
Просто в теории и в маркетинговых материалах я видел много вариантов, а реальных кейсов - нет.
Друзья,
На тему того что с такой проблемой не сталкиваются ИТ компании... там же подобная чистая проектная работа:
- руководитель проекта, который арендует у других отделов дизайнеров, сеошников, контент-менеджеров, программистов.
Руководителю высокого уровня необходимо контролировать и понимать кто перегружен, где нужно нанимать новых специалистов, а где надо просто потерпеть временный аврал.
Если не делать этого по умному, то либо регулярный перегруз, либо недозагрузка кадров и потеря прибыли.
У руководителей высокого уровня - свои инструменты, так как планирование идет крупными мазками. На уровне команд и исполнителей - другие инструменты, которые позволяют трекать очень подробно, плюс для ИТ-команд необходима интеграция с другими сервисами. Вам нужно понять, какие требования у Вас и под них подбирать инструмент.