Как планировать нагрузку, наём и увольнение сотрудников?

Нужна ваша помощь, друзья, в решении реальной бизнес-задачи.

В закладки

Дано

  1. Осуществляем надзор за строительными объектами.
  2. Контракты заключаются сразу на 2-5 лет, далее необходимо готовить в зависимости от контракта ежемесячные или ежеквартальные отчеты.
  3. Большинство сотрудников на срочных контрактах, но цель сохранить всех лучших, обеспечив их новыми контрактами.
  4. Один проект ведет один техспециалист и один финансист (для упрощения решения задачи).
  5. Один сотрудник ведет от одного до четырех контрактов, в зависимости от их сложности.
  6. По договору, на выполнение отчета есть 10-15 рабочих дней после полного пакета документов, но по факту сбор документов продолжается до последних дней выпуска отчета (выполнять строго по договору невозможно, — клиенты уйдут из-за такого формализма, рынок высококонкурентный).

Задача

Получить гибкий инструмент планирования нагрузки на сотрудников, который поможет на горизонте двух-трёх лет:

  1. Избежать как перегруза, так и простоя сотрудников.
  2. Показать нехватку контрактов в конкретный момент в будущем.

Как сейчас

На маркерной доске переписываем по многу раз на еженедельных совещаниях.

  1. Учитывает только в текущем моменте, не видно прогноза на полгода, год, два.
  2. Находится в моем кабинете :)

Пробовали в Excel, MS Project, показалось слишком трудоемко и не читабельно, так как сложно отразить параллельное выполнение двух-трёх проектов одним специалистом в месяце (по факту в зависимости от предоставления документов он занимается то одним, то другим проектом по два-пять дней подряд).

А как в ваших компаниях или какое решение видите вы?

Как я понимаю, почти все ИТ-компании сталкиваются с подобными проблемами.

{ "author_name": "Олег Волков", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 10, "likes": 0, "favorites": 7, "is_advertisement": false, "subsite_label": "ask", "id": 75438, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 16 Jul 2019 09:31:17 +0300", "is_special": false }
0
10 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
0

CRM система с нагрузкой и оценки, каждого сотрудника, если есть возможность лучше реализовать свою! Так как в ней вы сможете выполнить те задачи которые описаны!

Ответить
0

1. Пример конкретной? :)
2. Свою с нуля не вариант:
- долго
- дорого, не окупается
- не гарантирует успех :)

Ответить
0

Onlyoffice подойдет для анализа и работы над проектом! bitrix24, есть минус- придётся возиться с интегратором!

Ответить
0

А так пишите структуру для CRM и идет дальнейшая реализация у интеграторов(Быстро,не дорого, есть возможность модульной доработки!) На мой личный взгляд самое оптимальное решение!

Ответить
–1

Ситуация у вас осложняется как раз тем, что вы не айтишники - многие айти-команды пишут под себя потихоньку (и мы тоже)

Лично я самой дружелюбной и мощной считаю амоцрм. Битра это не то.

Ответить

Комментарий удален

0

Полагаю, могут для Вас подойти Wrike или Asana. Они довольно просты в работе, но функциональность весьма приличная. Большой плюс у них - мобильная версия с отличной функциональностью, что упростит работу "в поле".

"сложно отразить параллельное выполнение двух-трёх проектов одним специалистом в месяце"
"Избежать как перегруза, так и простоя сотрудников."
"Показать нехватку контрактов в конкретный момент в будущем."

Здесь поможет диаграмма Ганта. Но сотрудники должны вносить данные, над чем они сейчас работают.

"не видно прогноза на полгода, год, два."

Тут на Ганте должно быть все прекрасно видно.

"Как я понимаю, почти все ИТ-компании сталкиваются с подобными проблемами."
В ИТ своя специфика, но описанное Вами - могут многие продукты для управления проектами/задачами, есть из чего выбрать.

Ответить
0

Реально этим функционалом сами пользовались? Можете боевой printscreen выложить с внешним видом заполненной таблицы мониторинга?

Замажьте все лишнее на ваш взгляд при необходимости.

Просто в теории и в маркетинговых материалах я видел много вариантов, а реальных кейсов - нет.

Ответить
0

Олег, я их рассматривал для простых вещей некоторое время назад, но в итоге остановились на Trello, но он Вам не подойдет.

Вам нужно попробовать разные инструменты, чтобы понять, какой наиболее подходит под Ваши нужды. У Wrike и Asana - миллионы пользователей и десятки тысяч компаний, это достойные для рассмотрения продукты для Project Management.

Ответить
0

Друзья,

На тему того что с такой проблемой не сталкиваются ИТ компании... там же подобная чистая проектная работа:
- руководитель проекта, который арендует у других отделов дизайнеров, сеошников, контент-менеджеров, программистов.

Руководителю высокого уровня необходимо контролировать и понимать кто перегружен, где нужно нанимать новых специалистов, а где надо просто потерпеть временный аврал.

Если не делать этого по умному, то либо регулярный перегруз, либо недозагрузка кадров и потеря прибыли.

Ответить
0

У руководителей высокого уровня - свои инструменты, так как планирование идет крупными мазками. На уровне команд и исполнителей - другие инструменты, которые позволяют трекать очень подробно, плюс для ИТ-команд необходима интеграция с другими сервисами. Вам нужно понять, какие требования у Вас и под них подбирать инструмент.

Ответить

Комментарии

null