Как компании сэкономить на командировках

Деловые поездки в постковидном мире никуда не денутся, хотя удалёнка и Zoom позволят отказаться от части из них. В остальном, по мнению экспертов, бизнес-тревел ожидает режим жёсткой экономии. Рассказываем, как снизить затраты на командировки.

1. Сравнивайте стоимость билетов на соседние даты. Разница порой доходит до 20%. Если у вас есть возможность сдвинуть встречу на день-другой, можете порядочно сэкономить.

2. Выбирайте удобные утренние или вечерние билеты. Даже если они дороже остальных, общий бюджет командировки может уменьшиться: не придётся бронировать отель для ночёвки и платить суточные за день дороги. Зато получится позаботиться о комфорте сотрудников.

Пример. Чтобы провести встречу 22 апреля в Екатеринбурге, можно приобрести самый дешёвый билет из Москвы за 1849 рублей.

Но поскольку прилёт только вечером, сотруднику придётся ехать в гостиницу. По данным Авиасейлс для бизнеса, проживание в четырёхзвёздочном отеле с 21 на 22 апреля обойдётся в среднем в 8235 рублей. Так что экономнее будет купить билет с прилётом в первой половине дня за 2712 рублей.

3. Разработайте тревел-политику и соблюдайте её.

Тревел-политика — это инструкции и правила, которые регламентируют командировки: сколько можно тратить, какими рейсами летать и в каких отелях селиться. Такой документ пригодится и крупному бизнесу, и компаниям с небольшим тревел-бюджетом — не нужно тратить время на согласования, не возникает недопонимания и лишних трат.

Хорошо, если тревел-политика не просто существует где-то в гуглдоках, а интегрирована в сервис. Тогда система сама показывает лишь соответствующие политике опции, а бронь и согласования проходят автоматически. Например, в Авиасейлс для бизнеса можно настроить:

4. Получите доступ к максимальному количеству предложений. Часто компании работают с одним агентством или одной авиакомпанией. Причины могут быть разными — кто-то привык, у других договор, а третьим удобно, когда подрядчик без напоминаний присылает закрывающие документы. Но такая привязанность существенно ограничивает выбор, а значит и возможность купить билет подешевле.

Авиасейлс для бизнеса показывает все предложения авиакомпаний и многих тревел-агентств. Оплатить билеты можно любым способом, закрывающие документы приходят вовремя и в полном объёме.

5. Следите за ошибками. По статистике, каждый десятый билет выписывается с неточностями. Есть мнение, что можно допустить до трёх ошибок. На самом деле это не так: общих законов и регламентов нет, поэтому каждая авиакомпания принимает решение самостоятельно. «Аэрофлот» и S7 Airlines действительно допускают до трёх опечаток в имени или фамилии — важно, чтоб не искажалось звучание — например, Maksim вполне допустимо вместо Maxim. Но на международных рейсах все данные должны совпадать с загранпаспортом.

Вот самые опасные ошибки:

У Авиасейлс для бизнеса существует интеллектуальная система поиска ошибок, точность которой превышает 90%. А ещё мы умеем хранить данные пассажиров — повторно вводить их не придется.

6. Регулярно проверяйте цены и сборы, если работаете с агентством. Обратите внимание, берёт ли ваш партнёр дополнительные деньги за выписку билета. Проверьте в закрывающих документах, какую наценку он делает. Сверьте цены с поисковиком. Помните, что в среднем агентства берут комиссию до 15%. Авиасейлс — метапоисковик и выдает цены на билеты как есть, без дополнительной комиссии.

7. Оформите банковскую бизнес-карту. Казалось бы, обычная карточка, которой можно оплачивать покупки онлайн и рассчитываться с контрагентами. Всё так, да не совсем: она привязана к расчётному счету компании. Расходы отображаются в выписке, отчётность составляется стандартно. Экономия тут в том, что некоторые банки в партнёрстве с авиакомпаниями предлагают хороший кешбэк. Например, по карте «Модульбанка» компания получит кешбэк 5% за покупку авиабилетов через Авиасейлс для бизнеса.

8. Оформляйте возвратные билеты. Скажете — банальность, но вы даже не представляете, сколько билетов превращается в тыкву из-за переноса командировки. И ладно, если речь идет о перелёте из Москвы в Санкт-Петербург за 1700 рублей, а если горит билет за 30 тысяч! Да, возвратный билет в среднем на четверть дороже. Да, при его сдаче придётся заплатить комиссию. Но большую часть денег вы вернёте.

15% клиентов Авиасейлс предпочитают возвратные билеты, при этом каждый пятый билет они возвращают. И эта доля постоянно растёт: по наблюдениям Авиасейлс для бизнеса, каждый раз после потерь компании переходят на возвратные билеты.

9. Заключайте договоры, если много летаете одной авиакомпанией. Корпоративным клиентам перевозчики дают скидки и другие плюшки — премиальные билеты, карты лояльности повышенного уровня, доступ в лаунжи.

Но летать нужно действительно много. Скажем, «Аэрофлот» даёт корпоративную скидку в 5%, если клиент тратит на поездки от 15 млн в год. Utair и S7 Airlines дадут столько же при бюджете 1 млн рублей в квартал.

Напоминаем о главном минусе — такая стратегия привязывает бизнес к одному перевозчику, у которого не всегда дёшево и не всегда есть удобные рейсы. Впрочем, у Авиасейлс для бизнеса есть выход: заключив трехсторонний договор (клиент, агент, авиакомпания), можно через нас покупать билеты с корпоративной скидкой. То есть вы видите на Авиасейлс цену билета уже со своей скидкой и можете сравнить её с другими предложениями.

10. Выбирайте отель рядом с местом встречи или работы, даже если он несколько дороже остальных — сэкономите и деньги на трансфере, и рабочее время сотрудника. То же самое касается аэропорта: время, которое ваш коллега потратит на дорогу, — это ведь тоже деньги.