По рекомендации мэра Москвы, бизнес-подразделение Билайн готовится к переходу на работу из дома, и помогает своим корпоративным клиентам эффективно перевести сотрудников на удаленку.
К сожалению, далеко не все готовы последовать этому совету. По данным исследования, подготовленного аналитическим центром «Битрикс 24», лишь 42% российских компаний готовы полностью перевести своих сотрудников на работу из дома в связи с распространением нового вида коронавируса. А 20% работодателей совершенно не готовы переходить на дистанционный формат ведения бизнеса, даже на фоне тревожной эпидемиологической обстановки.
Неприятно, но факт: многие российские компании пока не знают, как наладить дистанционную работу, и не видят технической возможности перевести сотрудников на работу вне офиса. Хотя сегодня на рынке есть множество решений для такой задачи, как технических, так и в формате бизнес-моделей.
Но у нас есть опыт, которым мы готовы поделиться. С 2016 года в компании действует концепция BeeFREE – возможность работать из дома несколько дней в неделю или перейти на полную удаленку. Чтобы такая система работала для крупного бизнеса, нам пришлось разработать и наладить технические решения для дистанционной работы, но, самое главное, справится с вопросами эффективности, выгорания и мотивации.
Мы постараемся рассмотреть основные вызовы удаленной работы – и расскажем о технических решениях этих проблем.
Удаленная работа: краткие советы для работодателей
1. Обеспечивайте сотрудников необходимыми инструментами для работы на дому: организуйте для сотрудников полноценное удаленное рабочее место, закупите для них лицензионный софт для таск-менеджмента, видео и аудио-конференций.
2. Контролируйте эффективность: анализируйте результаты сотрудников с помощью автоматических систем и таск-треккеров.
3. Управляйте проектами: делите их на задачи, сроки, назначайте ответственных. Ставьте четкие сроки для выполнения каждой задачи.
4. Управляйте рабочим временем сотрудников: уточните, в какие часы сотрудники должны быть на связи, чтобы выполнять рабочие задачи, решите, нужен ли им строгий рабочий график.
5. Поддерживайте оперативные коммуникации. Общайтесь с сотрудниками в мессенджерах, проводите аудио и видеоконференции для обсуждения задач и проблем. Подключайте облачные АТС для связи с клиентами.
6. Создавайте, редактируйте и храните документы компании в корпоративном облаке. Регулируйте доступ сотрудников так, чтобы каждый мог работать только с нужными документами и не имел возможности получить доступ к ценной информации, которая не нужна ему для выполнения своих задач. А если хотите перевести уровень защиты данных на новый уровень, подключите безопасный удаленный доступ к компьютерам по IPv6.
Контроль и эффективность: как не сократить продуктивность на карантине
Один из главных страхов работодателя при переходе на дистанционную работу – потеря контроля над работой своих сотрудников. Некоторые работодатели представляют негативный сценарий: работники успевают меньше, чем в офисе, и это тотчас сказывается на операционных показателях компании. При этом опыт Билайн говорит об обратном, а вопрос с контролем эффективности снимается довольно просто. Можно зафиксировать задачи сотрудников на день, неделю или месяц в общем календаре CRM-системы или другой программе, четко прописать дедлайны, и контролировать рабочий процесс из любой точки мира.
В конце отчетного периода, например, в конце месяца, руководитель сможет проанализировать качество работы каждого сотрудника: сколько заданий выполнено, сколько просрочек или ошибок, какие результаты.
Безопасность и доступность: правильное хранение документов
В офисе сотрудники всегда могут собираться и вместе готовить документы для клиентов и подрядчиков. Но для команды на дому это недоступная роскошь. Чтобы сотрудники могли вместе создавать и редактировать файлы, нужно облачное хранилище, например: OneDrive от Microsoft, BeeCLOUD Билайн, Яндекс или Google Диск.
Но «в облаках» остается вопрос безопасности данных, и здесь есть две потенциальные проблемы: парсинг данных сотрудниками, или возможность взлома и утечки информации. Чтобы решить эту проблему, нужно подключать облака с проверенными и защищенными ЦОД, где можно настроить уровни доступа. Так вы не потеряете контроль над важными документами, перепиской с клиентами и контактам покупателей.
Если вы ведете средний или крупный бизнес, вам может понадобиться более продвинутое решение – полноценный удаленный доступ к серверам, компьютерам, IP-видеокамерам и другим устройствам компании. Для этого можно подключить протокол IPv6 – он снижает нагрузку на сетевое оборудование, то есть позволяет использовать даже «домашнюю» технику, и отличается повышенной производительностью и безопасностью по сравнению с IPv4. Общение и доступность: как не потерять контакт с клиентами и сотрудниками
Если с общением внутри компании все более-менее понятно – есть мессенджеры, внутрикорпоративные соцсети, возможно общение в таск-треккерах типа Trello или «Мобильного предприятия», то в плане взаимодействия с клиентами все несколько сложнее. Особенно если у вас крупный бизнес, много клиентов, которые хотят звонить на единый телефонный номер и получать необходимую информацию.
Понятно, что в стандартной ситуации вы просто подключите АТС, будете распределять звонки и собирать обратную связь по клиентам. Но что делать, если ваши сотрудники теперь будут работать из дома? Простой ответ – перейти на виртуальную, облачную АТС. Например, ОАТС Билайн не привязана к географической точке, включена в основные тарифы для корпоративных клиентов – Шаг вперед и Яркий бизнес – и позволяет подключить необходимое количество мобильных и стационарных телефонов. Можно подключить сотрудников, находящихся в разных городах к одной сети, при этом клиенты будут звонить на единый внешний номер, а их звонки облачная АТС автоматически распределит по регионам. В итоге ваши сотрудники будут иметь собственные внутренние короткие номера и общаться внутри сети абсолютно бесплатно.
Без перебоев. Организуйте для сотрудников удаленное рабочее место
Не все рабочие задачи можно выполнить с персонального компьютера без дополнительного оборудования – особенно, когда сотруднику приходится взаимодействовать с данными, которые не подлежат разглашению, или использовать системы, требующие высокой нагрузки на ИТ-систему.
Но сегодня активно развивается технология удалённых рабочих мест. Например, Билайн Бизнес предоставляет такой сервис на любое мобильное место сотрудника, подготовка домашних офисов займет 3 дня и будет стоить от 4400 рублей в месяц c НДС. Тариф будет зависеть от нагрузки на систему – так, для простых офисных задач на базе продуктов Microsoft и 1С хватит базового тарифа, а для создания сложных 3D-анимаций или рендеринга спецэффектов понадобится максимальный тариф с ускорителем nvidia Tesla 4 и поддержкой программ типа Autodesk 3ds Max, Blender и Adobe After Effects.
Для клиентов удаленного рабочего места организуется совместный доступ к системам, чтобы можно было взаимодействовать полноценно, как и в офисе. При этом решение Билайн базируется на профессиональной IaaS-платформе BeeCLOUD, с регламентируемым контролируемым хранением пользовательских данных и высокой степенью защиты информации.
Позаботьтесь о сотрудниках на удаленной работе
1. Убедитесь в эффективности сотрудников и оценивайте результат их работы, а не затраченное время.
2. Мотивируйте сотрудников: оставайтесь на связи, погружайтесь в проекты, поощряйте качественно выполненные задания словом и рублем.
3. Поддерживайте чувство сообщества: общайтесь в чатах, проводите видеоконференции, старайтесь придерживаться стандартного для вашей команды графика работы. При необходимости посоветуйтесь с опытным комьюнити-менеджером, как поддержать командный дух.
4. Распределяйте задачи и обозначайте сроки их выполнения. Помогите своим коллегам адаптироваться, разбивайте сложные проекты на составные части и назначайте ответственного и отчетный период по каждому пункту.
5. Обеспечьте своим коллегам необходимые технические сервисы – и убедитесь, что они умеют ими пользоваться, чтобы они могли выполнять работу на дому без заминок из-за зависающего приложения или непонимания, как открыть корпоративное облако.
Данная материал носит информационный характер. С условиями оказания упомянутых в тексте услуг, тарифов Билайн, а также с ограничениями и требованиями к ним, Вы можете ознакомиться на сайте www.beeline.ru.