Платежи без границ: как мы утерли нос европейским CRM
Делимся опытом внедрения CRM-системы в бизнес по подготовке документов для получения ВНЖ в европейской стране. Нетривиальное решение актуальной задачи оказалось простым, как всё гениальное — читайте и оценивайте.
Компания клиента — не новичок на рынке, но в последнее время задач стало больше. В фирму обращаются люди, решившие переехать в Европу — на время или навсегда.
Специфика клиента
Учёба, работа, желание кардинально изменить свою жизнь или же просто тяга к перемене мест — причины у всех свои. Но каждому обязательно требуется что-то из этого списка:
- Вид на жительство (ВНЖ) без права на работу.
- Завершение процедуры оформления ВНЖ на основании визы D, полученной в консульстве Испании на территории РФ (получение карты резидента).
- ВНЖ по воссоединению с близким родственником.
- Продление ВНЖ.
- ВНЖ цифрового кочевника — для удалёнщиков, собравшихся пожить в странах ЕС, при этом работая на компанию, находящуюся в любой точке мира. Любой человек, не являющийся гражданином ЕС, может запросить этот документ, если соблюдены требования закона.
- ВНЖ инвестора.
- ВНЖ для граждан ЕС.
- Студенческая эстанция — разрешение на проживание в Испании на время учебы в частном или государственном образовательном учреждении, а также на языковых курсах.
Также наш заказчик помогает своим клиентам с выбором школы/вуза, оформлением медицинской страховки, с арендой или покупкой жилья. Разумеется, решение всех перечисленных вопросов всегда связано с проведением оплаты — вот тут мы и подходим к самому главному.
Суть вопроса
Бизнес заказчика расположен в зоне действия евро, учет поступлений тоже ведётся в евро. Платежи принимаются в двух валютах: в евро и рублях.
В нынешней ситуации нетрудно представить, как непросто отстроить систему так, чтобы всё проходило без сучка и задоринки. Для оптимизации рабочих процессов были определены задачи, требовавшие первостепенного решения. Максимально выверенного💯
Вот они:
- Организация учета прихода платежей без громоздких экселевских таблиц. Постоянный мониторинг курса валют вручную тоже отнимал массу ценного рабочего времени.
- Автоматический перерасчёт рублей в евро по курсу на дату платежа при выставлении счетов и получении платежей.
- Выкладка информации о количестве заявок, клиентов, ожидаемых оплатах отдельно в рублях, отдельно в евро;
- Выведение итоговой суммы прихода в евро с автоматической конвертацией приходящих рублей в евро.
Оценив масштаб задач😱 и их актуальность, в компании поняли: без автоматизации не обойтись. Срочно нужна CRM💯
Разыскивается CRM
Начались поиски подходящей CRM-системы — такой, чтобы была проста во внедрении, легко интегрировалась с другим ПО и могла расти вместе с компанией, то есть масштабироваться.
“Но самое главное — программа должна быть “заточена” под учёт прихода денежных средств в двух валютах. Классические CRM в своих стандартных настройках этого НЕ могут.
Заказчик почти отчаялся во время поиска и перебора CRM🆘. Пришлось перелопатить десятки (!) различных вариантов, в том числе европейских, прежде чем спецы компании нашли информацию о КБ.
Как решали задачу
Первоначальную настройку заказчик сделал самостоятельно: настроил под специфику своего бизнеса карточку клиента, оставив только нужные ему поля. Еще внес виды предоставляемых услуг для упрощения выставления счетов — раньше все услуги прописывались вручную, что отнимало массу времени.
А вот с учетом прихода денег в двух валютах помог наш менеджер конфигуратор в рамках платной доработки. На настройку всех пожеланий заказчика с помощью нашего стандартного функционала — конструктора CRM Кб — ушло всего-навсего 8 часов. За это время вы как раз сможете слетать из Москвы в Париж и вернуться обратно. Если ваш турагент работает в правильной CRM😁
Что получилось на выходе
Теперь наш заказчик:
- при выставлении счета свободно выбирает любую валюту для финансовых операций: рубли или евро;
- конвертация рублей в евро происходит автоматически — достаточно поставить в счёте соответствующую “галочку”;
- для оперативного внесения изменений при выставлении счета предусмотрена возможность вручную проставить текущий курс;
- автоматический пересчет всех поступающих средств в евро.
Разберем самую востребованную настройку: Автоматизированная конвертация валют.
1. При выставлении специальной галочки в счете происходит автоматическая конвертация рублей в евро.
2. Автоматический пересчет всех поступающих средств в евро.
Чтобы настроить эту функцию, мы добавили следующие поля:
- Валюта (тип Список: Евро, рубли).
- Итого к оплате (тип Число: сумма в рублях или евро).
- Курс (тип «Число»): по умолчанию устанавливаем 1 для удобства работы со счетами в евро.
- Итого (EUR) (тип «Число»): здесь записывается результат только в евро.
Как это работает?
Чтобы система автоматически пересчитывала сумму в евро, необходимо выполнить следующие шаги:
1. В настройках таблицы Счета создаем новое вычисление.
2. Выбираем шаблон «Число: Математическая формула».
3. Указываем поле-получатель «Итого (EUR)».
4. В поле записи функции вводим формулу: {Итого к оплате}/{Курс}.
Результат: После выполненной настройки в каждом счете автоматически отобразится сумма оплаты в евро.
Мнение заказчика
Заказчику очень понравилось, что все это получилось сделать без привлечения разработчиков — а значит, без дополнительных временных и материальных затрат. После всех настроек получили такой отзыв:
“Здорово, что у вас все так легко настраивается. Раньше вела все дела в эксель и гугл таблицах, но данные получались громоздкими, без наглядности и быстрых выборок. А автоматический пересчет рублей в евро — таких функций мы не встречали даже в европейских CRM. В общем, спасибо, что помогли упростить мою работу.”
Нам тоже приятно работать с теми, кто ценит своё, а значит, и наше время. Теперь мы работаем над настройкой сводного отчета — это невероятно полезная вещь, она позволяет выводить все ключевые данные по бизнесу в режиме «одного окна». Заказчик будет видеть общее количество заявок; ожидаемую оплату в рублях и в евро; общий доход в евро, с автоматической конвертацией рублей по актуальному курсу в режиме онлайн. То есть в любое время и в любом месте.
Заключение
Созданное нами решение отлично сработает не только с евро — можете конвертировать рубли хоть в тугрики, если это важно для вашего бизнеса.
Главное — не забудьте обратиться для этого в “Клиентскую базу”👍