Что делать, если сотрудник решил переехать за границу

Переехать в другую страну и дистанционно работать за рубежом — обычная практика для сотрудников российских компаний в 2022 году. Но если для человека переезд — это купить билеты, снять квартиру и оформить карту иностранного банка, то для работодателя — это проблемы с документами, доступами и учётом.

Чтобы новое место работы не повлияло на трудовые функции сотрудника, лучше заранее подготовиться к его переезду. Например, изменить формат работы в трудовом договоре, перейти на электронный документооборот и ввести отдельный учёт рабочего времени для сотрудников из других стран.

Рассказываем, как подготовиться к переезду сотрудника в другую страну и что делать, если он планирует остаться там надолго. А если нет времени читать всю статью, переходите к последнему разделу — там дали короткую инструкцию на случай эмиграции сотрудников.

Чтобы сотрудник официально работал за границей, его переводят на дистанционный формат. Мы подробно рассказывали, как это сделать, в статье «Бизнес на удаленке. Новые требования Трудового кодекса». Если говорить в двух словах, то перевод выглядит так:

Образец допсоглашения доступен на сайте Роструда. В нём можно указать место работы и особые условия, если того требуют трудовые функции. А ещё можно прописать часы, в которые сотрудник обязан быть на связи — это особенно актуально, если есть разница в часовых поясах.

Почему не стоит оставлять офисный формат. В лучшем случае сложности затронут только спецоценку условий труда — вам придётся закрепить за сотрудником рабочее место и потратить лишние деньги на его оценку.

В худшем случае грозит штраф. Если трудовая инспекция узнает, что место работы в договоре и по факту отличаются, то назначит штраф:

Самый простой вариант — подписывать документы усиленной электронной подписью. Юридические лица оформляют ЭП в удостоверяющих центрах, ИП и руководители компаний — налоговой службе. Подробнее о том, как её получить, мы рассказывали в статье «Как ИП получить квалифицированную электронную подпись».

Сотруднику понадобится электронная подпись для физических лиц. Её можно получить в личном кабинете налогоплательщика. Главное — не перепутать усиленную подпись с простой. Последнюю можно получить через МФЦ или Госуслуги, но она подойдёт только для получения государственных и муниципальных услуг в электронном виде.

Порядок перехода на электронный документооборот такой же, как и в случае с дистанционной работой — заявление от сотрудника, приказ от работодателя и допсоглашение.

Более сложный вариант — это переход на электронный кадровый документооборот. Он предусматривает единовременный перевод всех сотрудников на электронные документы и ведение всей кадровой документации в электронном виде. Это комплексное решение для компаний, которые полностью переезжают за рубеж или работают только с удалёнными сотрудниками.

Чтобы организовать переход на электронный кадровый документооборот, издают специальный локальный нормативный акт и письменно уведомляют об этом всех сотрудников. Подключением занимаются удостоверяющие центры и поставщики ПО для электронного документооборота.

Почему важно перейти на электронный документооборот. По почте документы могут идти до нескольких недель, а с отдельными странами почтовое сообщение и вовсе прекращено (их список обновляется на сайте Почты России).

Ситуация опасна тем, что работодатель может поздно получить заявления на отпуск или увольнение — ведь сотруднику придётся ждать, когда письмо получит кадровая служба. Ещё компания не сможет оперативно знакомить сотрудника с приказами. А пока сотрудник не подписывает приказ, на него новые правила не распространяются.

Российские сайты, онлайн-сервисы, программы и приложения часто оказываются недоступными за границей. Всё дело в IP-адресе: если пользователь подключается из иностранной сети, защита сайта сразу блокирует доступ. Минцифры ещё в марте обещало исправить ситуацию, но проблемы до сих пор остались.

Чтобы сотрудник не остался без доступа к рабочим онлайн-ресурсам, можно настроить подключение двумя способами:

Важно. Если сотрудник работает с сайтами государственных органов и компаний, IP-адрес VPN должен быть российским — иначе подключиться из другой страны точно не получится.

По общему правилу сотрудники российских компаний получают заработную плату в рублях. Но если в трудовом договоре или допсоглашении указано, что сотрудник работает в другой стране, то работодатель имеет право переводить деньги в иностранный банк. В этом случае заключают ещё одно допсоглашение — с указанием реквизитов зарубежного счёта, курса конвертации и сроков платежей.

Работодателям выгоднее переводить деньги в рублях на карту российского банка. На то есть две причины:

Важно. Если сотрудник готов взять на себя эти расходы, нужно прописать это отдельным пунктом в допсоглашении.

Фактически сотруднику выгоднее получать деньги на карту российского банка. Если последний попадёт под санкции и потеряет доступ к SWIFT, можно открыть карту другого банка и переводить зарплату на неё. А переводы и конвертация для физических лиц почти всегда выгоднее, чем для организаций.

Если гражданин России проводит за границей больше 183 календарных дней в течение 12 месяцев, он перестаёт налоговым резидентом и становится нерезидентом. Главное последствие — это повышение ставки НДФЛ до 30%.

Важно. Заплатить НДФЛ по ставке 30% придётся за весь календарный год, в котором сотрудник стал нерезидентом. Даже если вы 7 месяцев удерживали по 13%, пока он считался резидентом, придётся доудержать из будущих выплат ещё 17% за весь прошедший период.

Сотрудники наверняка не будут отсчитывать срок своего пребывания за границей, поэтому лучше взять это на себя. Например, можно собрать простую экселевскую табличку и добавить туда несколько столбцов:

Как только сотрудник пробудет за границей больше 100 дней, стоит его предупредить об этом. Возможно, перспектива потерять 17% от дохода мотивирует его вернуться в Россию — это заметно упростит вашу задачу и зону ответственности как работодателя.

Шаг 1. Переведите сотрудника на дистанционный формат, чтобы он официально работал за границей. Для этого нужно заявление самого сотрудника, приказ работодателя и допсоглашение к трудовому договору.

Шаг 2. Подпишите ещё одно допсоглашение — о переходе на электронный документооборот, чтобы быстро передавать и подписывать документы. Можно обойтись выпуском усиленных электронных подписей, а можно перевести весь кадровый учёт на электронную платформу.

Шаг 3. Настройте удалённый рабочий стол или VPN-подключение, чтобы сотрудник не остался без доступа к рабочим онлайн-ресурсам. Инструкции по настройке удалённого стола есть на сайтах Microsoft и Apple, по настройке VPN — на сайтах «СБИС» и DNS.

Шаг 4. Определите, куда переводить деньги сотруднику. Выгоднее — на карту российского банка, потому что риски задержек минимальные даже в случае санкций. Если сотрудник настаивает на иностранном банке, подпишите с ним допсоглашение — с указанием реквизитов зарубежного счёта, курса конвертации и сроков платежей. Если он готов взять на себя комиссию и конвертацию, добавьте об этом отдельный пункт.

Шаг 5. Введите учёт времени, проведённого сотрудниками за границей. Следите, чтобы сотрудник не потерял статус налогового резидента — иначе ставка НДФЛ повысится на 30%. В таком случае заплатить повышенный налог придётся за весь календарный год, в котором сотрудник стал нерезидентом — например, доудержать из будущих выплат ещё 17% за прошедший период.