Как управлять собой, когда управляешь командой. Личный опыт дизайн-лида из Яндекса
Несложные привычки, которые помогут эффективнее организовать свой день, а в последствии — и всю карьерную стратегию.
Когда я стал тим-лидом в Яндексе, мне пришлось переосмыслить свой пятилетний опыт работы дизайнером. Раньше моя работа была в основном размеренной, а процесс личного планирования не заходил дальше небольших «тудушек» и рабочих встреч в календаре.
Теперь же мой день на 90% состоял из встреч, половина из которых появлялась внезапно. Заниматься дизайн-задачами приходилось во вторую смену, по ночам – когда разработчики и менеджеры спали, и мой мессенджер молчал. Выходные уходили на то, чтобы кое-как осмыслить долгосрочные цели, разбить их на задачи и составить план на неделю.
Я понял, что дальше так продолжаться не может. За следующие 8 месяцев, проведённых в роли тим-лида, я полностью перестроил свои рабочие процессы и сформулировал несколько принципов, которыми хотел бы поделиться с вами.
1. Бюджетируйте время
Я отказался от обычного списка дел в пользу календаря, куда теперь добавлял абсолютно все свои задачи. Список мог быть потенциально бесконечным, а в календарь нельзя вписать больше, чем можно сделать. Так стало видно, сколько задач я на самом деле успевал выполнить.
Мне нравится смотреть на календарь, как банковское приложение: пустое пространство — это свободное время, а заполненные слоты — бюджет на задачи. Слоты напоминают мне категории трат, показывая, какие задачи обходятся дороже.
Как это поможет дизайнерам?
Бюджет рабочего времени — 8 часов. В них нужно уместить задачи, встречи, ответы на вопросы и, возможно, какие-то еще дела — если на них останется «бюджет».
- С утра забронируйте 20-30 минут на планирование дня. И не забудьте отметить этот слот в календаре.
- Выпишите все задачи на день.
- Добавляйте в календарь не каждую задачу, а только фокусы — это группа задач, на которых нужно фокусироваться в течение какого-то времени.
- Забронируйте время на обед — так коллеги увидят, когда не стоит назначать встречи.
- Забронируйте слот для ответов на вопросы. Точное время их появления вы не угадаете, но это поможет более реалистично рассчитать дневной «бюджет» — время на вопросы в любом случае понадобится.
Попробуйте прожить день, придерживаясь составленного вами плана. Если в расписании что-то меняется, отмечайте это в календаре — сразу или в конце дня. Так вы будете видеть, на что действительно ушло время, и позже сможете уточнить свое планирование.
Как быть со срочными вопросами от коллег?
- Оцените неотложность вопроса прежде чем отвечать: далеко не все горящие задачи оказываются таковыми при более внимательном рассмотрении. На менее срочные можно ответить в плановом порядке.
- Подождите, пока наберётся список вопросов. Куда проще будет отвечать в плановом порядке, чем отвлекаться на каждый новый вопрос. Для этого вы и создаёте слот для ответов на вопросы в календаре.
- Если тема объёмная, предложите обсудить её позже или запланируйте встречу — это займёт всего пару минут и не придётся отвлекаться надолго от текущих задач. Многие вопросы можно отложить до следующей недели или обсудить на одной из запланированных ранее встреч. Пробуйте договариваться — мы часто недооцениваем эту возможность, пытаясь предугадать поведение собеседника. Не гадайте, просто спросите.
- Настройте рабочие уведомления так, чтобы они не скрывались после появления. Когда они на виду, вам легче решить, насколько они срочные, и ничего не пропустить. Если вас что-то спрашивают в офлайне, поставьте себе напоминание, например, в Reminder (macOS) на конкретное время или дату, чтобы не забыть ответить позже.
2. Записывайте итоги встреч
Тим-лид не обязан знать всё. Если ты чего-то не знаешь, всегда можно уточнить у коллег. Это нормально. Дополнительный вопрос по теме рабочей встречи вряд ли вызовет негодование коллег.
Однако, тим-лид не может позволить себе нарушать обещания, забывать о правках или вопросах. Справедливо и обратное: каждый точный ответ и сдержанное обещание дают условные «очки», которые доказывают, что вам можно доверить команду.
Чтобы соответствовать ожиданиям коллег и не забывать о своих обещаниях, я всегда веду итоги встреч. Кажется, что это лайфхак из разряда «очевиднее некуда». Тем не менее, на практике о нём часто забывают.
Старайтесь внедрить подведение итогов хотя бы на тех встречах, где вы сами присутствуете. Вот несколько рекомендаций:
- Стоит фиксировать всё, что касается нововведений или изменений, которые должны произойти: правки макетов, новые задачи, цели или встречи, которые нужно поставить.
- Возьмите на себя ведение заметок, если это уместно — так вы будете более заметны и ценны в коллективе. А ещё так проще запомнить важную информацию. Это актуально и для встреч 1:1.
- В конце встречи предложите проговорить записанное — так вы подведёте итоги встречи и убедитесь, что все понимают дальнейшие шаги одинаково.
- Итоги встречи положите в наиболее очевидное место: если обсуждали задачу — то в комментарии к ней. Если говорили о планировании стрима — в чат стрима. Именно там вы будете искать записи, если понадобится вернуться к договорённостям.
Когда информации слишком много
Такое часто случается, если вы недавно пришли в новый продукт или сменили должность.
- Говорите с коллегами: если нужно записать важный комментарий, попросите сделать паузу. Если чувствуете, что потеряли нить разговора — попросите повторить или сформулировать более простыми словами.
- Записывайте встречи на аудио или видео. Это особенно пригодится, если вас погружают в сложный продукт или процесс, по которому нет документации. Вы сможете обратиться к записи если почувствуете, что не всё получилось понять или запомнить во время встречи. К тому же, запись может быть полезной для следующих новичков.
Пересматривать видео или переслушивать аудио ежедневно не имеет смысла. Скорее, это отличная подстраховка на случай, если вы забыли какие-то важные детали. Она позволит меньше ошибаться и более слаженно работать в команде. Хранить записи можно в iCloud, время от времени удаляя старые и наименее важные.
Организация календаря и итоги встреч вылились для меня в первый уровень селф-менеджмента, который касался планирования на день, неделю или на время спринта. На следующем уровне нужно было перепридумать процессы внутри продукта, над которым я работал.
3. Фиксируйте изменения в продукте
За каждым решением стоят десятки часов размышлений, встреч и исследований. Бывает, что спустя некоторое время аргументация, стоявшая за результатом, забывается. Само решение внезапно начинает казаться неочевидным или даже контринтуитивным.
Возникает новый круг обсуждений и встреч. Если вспомнить аргументы не удаётся, команда создает новое решение, в котором может не хватать некоторых нюансов и корнер-кейсов. В результате команда теряет время и доверие к вам.
Что делать
Для неочевидных случаев помечайте в макетах или задаче, почему приняли именно такое решение. Неочевидными можно считать решения, которым предшествовало обсуждение с наибольшим количеством вопросов. С опытом вы лучше поймете, когда стоит делать пометки.
- Оставляйте ссылки или скриншоты на цепочки обсуждений или исследований, которые привели к решению. Если вы используете Slack — в нём можно скопировать ссылку на целую ветку обсуждения. Такие ссылки можно прикладывать к макетам или требованиям на разработку.
Эти привычки помогли не только повысить мою личную эффективность, но и улучшить коммуникацию внутри команды. Следующим шагом стала реорганизация подхода к карьерному планированию.
4. Документируйте свои достижения
Во многих компаниях регулярно проходит оценка сотрудников, это называется «ревью». Одна из задач дизайнера в этом процессе — рассказать о своих достижениях. В идеале — в виде метрик, на которые он повлиял. Полнота и качество рассказа влияет на полученную оценку, премию, возможность повышения.
Увы, об истории достижений часто вспоминаешь уже перед ревью. Рассказ о проделанной работе получается слабым, как результат — меньше аргументов за повышение или премию. Спустя несколько лет, рассказать о ваших заслугах для портфолио или визы талантов будет той ещё задачкой.
Что делать
Фиксируйте каждую сделанную задачу — ведите список задач со ссылками на них. Это может не понадобиться, если задачи легко посмотреть в трекере, но так бывает не всегда.
- Крупные задачи, в которых вы влияете на метрики, описывайте подробнее: цель, что сделали, результат (лучше в виде метрик) и дальнейшие планы.
На любой этап карьеры стоит смотреть, как на подготовку к следующему. Сохранение достижений поможет накапливать ценность, которую вы в любой момент сможете продемонстрировать для запроса повышения, собеседований и других ситуаций, где это потребуется.
Личные итоги
Моё погружение в селф-менеджмент началось из необходимости справиться с потоком дел. Со временем я пришел к несложным привычкам, которые значительно повлияли на мою ценность как специалиста.
Внезапные сообщения коллег больше не выбивают из рабочего потока. Авралы бывают, но их количество уменьшилось и в работе стало больше контроля. Изменения небольшие, но оказались критически важными в новой для меня роли, которая требовала умения грамотно распоряжаться временем — не только своим, но и команды.
One more thing
Где ещё искать рекомендации по селф-менеджменту? Мой ответ: спрашивайте у коллег. Если вы работаете в большой компании — вокруг вас сотни топовых профессионалов, благодаря которым вы за несколько походов на кофе сможете узнать не меньше, чем из книги или ряда статей. А если такие встречи вы сделаете регулярными, это кратно увеличит их ценность и поднимет вашу заметность.
Встречу с Даней Ковчим про дизайн-систему в Яндекс.Go я планировал сделать на троих, но заинтересовалась вся команда, а запись и вовсе разошлась по другим продуктам Яндекса.
К слову, если вы работаете в небольшой региональной студии, вам всё ещё доступны онлайн-встречи. Да, конверсия в приглашение будет меньше, но это по-прежнему работает.
Нужно помнить, что тим-лид не обязан знать все, но он обязан быть надежным и ответственным. Поэтому важно уметь искренне признавать свои знания и умения, а также следовать своим обещаниям
Всё так. Подумал, что ваш комментарий мог бы заменить мой абзац об этом — звучит приятно)
Никита лучший!
Сделал для себя телеграмм бота, который за меня конспектирует встречи, доволен как слон) Осталось еще сделать бота, который будет говорить "Ну что, как там с проектом?" и вообще можно на работу не ходить
Ох, вот это круто. А как он работает? Я пытаюсь найти инструмент, который бы делал это независимо от того, где проходит встреча и пока безуспешно. В Zoom эта функция есть по дефолту, а вот если встречи в Slack — тогда непонятно, как. Иногда записываю видео, экспортирую дорожку из него и отправляю в нейронку Riverside, а потом через ChatGPT 4.0 делаю выжимку. Но работает на троечку.
Спасибо за статью! Возьму на вооружение несколько полезных моментов 👍🏻
О, привет, Слав 🙌🏻