Руководство: как сделать презентацию для ежегодной конференции в корпорации, чтобы не поседеть и не облажаться

Статья для руководителей и маркетологов FMCG компаний, HR, организаторов корпоративных мероприятий, а также дизайн-агентств и фрилансеров.

Привет, я Сергей Жестерев — основатель студии 99 Слайдов. Мы сделали более 1000 презентаций для корпораций и стартапов. И научили более 500 человек в FMCG и IT делать понятные и красивые презентации.

За это время набили кучу шишек, несколько раз были на грани срыва проекта, оказывались в диких авралах, уходили в минус по проектам. В этой статье поделюсь нашим опытом, и расскажу, что нужно учесть, чтобы презентация получилась классной и не испортила конференцию.

Статья состоит из 3 частей:

Для важного мероприятия компании снимают классный зал на 200+ человек с большими экранами. Менеджеры показывают презентации, подводят итоги, делятся результатами и планами с сотрудниками.

С организацией мероприятия помогают event-агентства. Они отвечают за свет, звук, посадку гостей. А в дизайне у них обычно меньше экспертизы. Поэтому за помощью идут в дизайн-студии.

В статье разберем 3 аспекта, которые нужно учесть при подготовке презентаций ↓

Как правильно распределить задачи в команде, настроить эффективное взаимодействие, контролировать сроки и организовать файлы, чтобы проект шел гладко и без лишнего стресса.

1.1. Распределите роли на проекте — спикер, редактор, дизайнер, менеджер.

✅ Определите, кто готовит контент, кто делает оформление, кто всех менеджерит, а кто проверяет площадку.

Представьте ситуацию. Вы работаете менеджером по маркетингу в крупной корпорации. Вам досталась ответственная задача — руководить проектом по подготовке презентации. Вам нужно собирать информацию от спикеров и вместе с дизайнером все красиво оформить, чтобы все спикеры были довольны и круто выступили.

Друзья вам советуют дизайнера-фрилансера. Портфолио вроде хорошее. Вы начинаете делать проект. В начале все идет хорошо, а где-то в середине проекта все начинает сыпаться.

Количество контента растет, от спикеров прилетает все новый контент. У вас уже нет времени со всем разбираться и вы пересылаете весь контент напрямую дизайнеру.

Дизайнер задает миллион вопросов в попытках разобраться с контентом. На обсуждение уже тратится больше времени, чем на дизайн. Все нервничают, сроки горят, а качество все хуже и хуже.

Под конец дизайнер не выдерживает и отказывается от работы. А вы в панике начинаете спасать ситуацию и пытаться сделать что-то своими силами.

Вы успели, но получилось как-то не очень. Спикеры недовольны и менеджмент тоже. Почему так получилось? Разбираем ниже ↓

Модель 1.

Обычно на конференциях сроки сжатые. Если нанять только фрилансера-дизайнера на такую задачу, то могут возникнуть проблемы.

Чтобы ускорить процесс клиент пересылает контент от спикера сразу дизайнеру. Дизайнер должен сначала разобраться во всех комментариях, а потом уже делать дизайн. Это самая неудачная модель ❌

Первая модель самая неудачная. Дизайнеру приходится самостоятельно обрабатывать прямолинейный фидбек от спикеров. Часть энергии, которая должна идти на дизайн тратится на обработку фидбека.

Представьте, что дизайнер работает напрямую с одним единственным спикером. У дизайнера есть 5 единиц креативной энергии. И на дизайн презентации нужно ровно 5 единиц. 4 единицы дизайнер тратит на дизайн и 1 единицу на обработку комментариев. Тогда все отлично. Дизайнер хватает энергии сделать проект.

Все четко. Дизайнер потратил всю свою энергию на дизайн. Проект получился хорошим. Это работает для небольших проектов.

Но если спикеров больше 3, и комментариев много, и контент сложно структурирован, то нужно еще 5 единиц менеджерской энергии, чтобы во всем разобраться и структурировать комментарии и переработать их понятные задачи. И один дизайнер со всем этим не справится.

Дизайнер физически и эмоционально не может справиться с количеством информации. И на дизайн не хватает ресурса. Получается средненько, но не вау.

Модель 2. В ней у нас будет менеджер, который возьмет на себя работу по обработке всех входящих потоков информации от спикеров. И нарежет это все на простые задачи для дизайнера.

Обычно этим занимается проджект менеджер в дизайн-студиях. Он снимает 80% задач с маркетинг менеджера и руководит дизайнером.

В модели 2 проджект менеджер студии напрямую общается со спикерами, собирает контент и защищает идеи.

Модель 2 — спикеры → менеджер агентства → дизайнеры. Рабочая модель. Эмоциональная нагрузка ложится на менеджера агентства.

Минусы этой модели в том, что спикеры видят проджект менеджера студии впервые только на этом проекте. У них еще мало доверия к нему.

Вопросы проджекта кажутся странными. А когда еще и первая версия дизайна не понравится, то проджект может вообще оказаться врагом.

И требуется время, чтобы подружиться, наладить контакт и придти к единому пониманию. Это эмоционально сложно как спикерам, так и проджект менеджеру.

Дизайнер направляет всю энергию на дизайн, а проджекту приходится несладко. Если спикеры не общаются между собой, то каждый видит дизайн по-своему и не видит общей картины. Проджект пытается держать контент в единой концепции, но спикеры хотят свой дизайн.

Но есть и другая модель.

Модель 3. Самая удачная.

В модели 3 менеджер со стороны клиента и проджект менеджер исполнителей объединяются в союз. У них одна общая цель — затащить проект в срок, и чтобы менеджмент, спикеры и все внутренние заказчики были довольны.

Проджект менеджер структурирует всю информацию, разбирает комментарии, задает точечные вопросы и помогает менеджеру клиента согласовывать слайды со спикерами.

Менеджер клиента со своей стороны управляет ожиданиями спикеров, ограничивает их поток креативных идей в русло общей концепции, сроков и бюджета.

Модель 3 — спикеры → менеджер клиента → менеджер агентства → дизайнеры. Оптимальная модель. Эмоциональная нагрузка ложится на менеджеров с двух сторон. Они оба понимают, что нужно дружить и объединиться, чтобы уложиться в срок и все было окей.

Тогда все гладко и все довольны.

Менеджер клиента подружил спикеров между собой и направил их видение, проджект обработал всю информацию, дал задачи дизайнеру и все проконтролировал, а дизайнер сделал классный дизайн.

После того, как вы выбрали, по какой модели будете работать, переходите к следующему шагу.

1.2. Создайте чаты, договоритесь, как будете трекать проекты

У каждого спикера своя презентация и свое плотное расписание.

Тут нужен человек, который будет писать спикерам, договариваться о созвонах, получать вводные, презентовать дизайн, переводить правки для дизайнера. Если по каким-то причинам маркетинг менеджер не может выполнять эти задачи, то включаемся мы с моделью 2.

Чтобы снять лишнее напряжение, мы берем весь менеджмент на себя: с каждым спикером общаемся в отдельном чате, структурируем знания, помогаем найти нужные файлы и решить организационные вопросы.

В нашей вселенной студия точно знает объем работы и ставит выполнимые дедлайны. Команда клиента верно представляет сроки, знает, что у них есть внешние помощники и понимает, что общий результат зависит от слаженных усилий.

1.3. Организуйте файлы в одном месте

Для конференций мы сдаем проект в PowerPoint файле, а работаем в Figma. В ней же собираем всю архитектуру проекта и понимаем, в какой последовательности выступают отделы, и какая у каждого линия повествования.

Тут же важно собрать брендбук, все кивижуалы, фирменный стиль и шаблон.

1.4. Создайте календарь встреч со спикерами и определите дату первого прогона

Разработайте четкий план коммуникаций, включая регулярные встречи с командой и спикерами для обсуждения прогресса и внесения корректировок.

Назначайте встречи с менеджментом, чтобы обсудить промежуточные результаты и внести корректировки. Результаты встреч фиксируйте в meeting minutes.

Проведите первый прогон презентации на площадке как можно раньше, чтобы выявить потенциальные проблемы и исправить их.

1.5. Следите за работой дизайн-команды

Когда слайдов много, дизайнеры утомляются и теряют фокус. Им нужна поддержка от менеджера, который будет направлять их, снимать лишний стресс и расставлять приоритеты.

Например, «Эй, пока забей на этот слайд, мы вернемся к нему чуть позже, а сейчас лучше сфокусируйся на этом, он более важен».

Важно работать по принципу прогрессивного джипега, который придумал Лебедев. В любую секунду любой проект готов на 100%, хотя проработанность может быть и на 4%.

Когда слайдов много, а времени мало можно не рассчитать загрузку. И накануне конференции может получиться, что 60% готово очень круто, а 40% еще даже не начато.

Важнее сделать 100% объема на 80% качества, чем 60%/40%. Звучит очевидно, но на практике дизайнеры совершают эту ошибку.

1.6. Настройте фильтр, чтобы негатив не летел в дизайнера

В дизайнера не должна попадать информация по фидбеку от клиента напрямую. Дизайнеры ранимые души.

А когда на носу конференция — это страшно … нервы накаливаются.

В идеале в дизайнера должен прилетать чек-лист с пунктами, которые нужно исправить. Без эмоционального окраса от спикеров.

У нас в 99 Слайдов проджект менеджер обрабатывает комментарии клиентов и заносит в их в Фигму. Дизайнер не тратит время и энергию на то, чтобы понять, что хотел сказать клиент, а сразу переходит к отработке комментариев.

1.7. Фиксируйте все комментарии от спикеров и следите, чтобы каждый пункт был отработан дизайн-командой

Когда комментариев много, у дизайнера какие-то пункты могут потеряться. Менеджеру важно с холодной головой проверять работу дизайнера и сравнивать, что сказал спикер, и что сделал дизайнер. Это двойная забота. И о дизайнере и о спикере.

1.8. Следите за версионностью файлов

Версионность — ваш навигатор в потоке правок. И страховка от потери ценных идей и информации. Когда правки наслаиваются одна за другой, легко потеряться в изменениях.

Система версий позволяет чётко видеть, как эволюционировал каждый слайд, где и когда были сделаны ключевые изменения.

Это особенно важно, когда работа ведётся в многопользовательском режиме и каждый вносит свои коррективы.

С таким подходом, если вдруг последние изменения не принесли ожидаемого результата, можно легко откатиться к предыдущей версии, где всё было идеально.

По каждому отделу / спикеру ведется отдельный учет комментариев. Так всегда можно отмотать время назад, откатиться до более удачной версии и найти ошибки.

Какие технические нюансы нужно учесть, чтобы зрителям было комфортно смотреть презентацию и что нужно знать дизайнерам перед тем как наводить красоту на слайдах.

2.1. Узнайте, какого размера экран в зале, и на каком расстоянии от него будут сидеть зрители.

Успех конференции зависит и от комфорта зрителей. Для этого нужно правильно рассчитать параметры макетов презентации.

В 2019 году на презентации Эрман у нас произошел форс-мажор. Мы сделали работу заранее и успешно согласовали ее с клиентом. Но на финальном прогоне оказалось, что с первых рядов смотреть презентацию невозможно — высота экранов была 4 метра, и зрители слишком близко к экрану. Чтобы читать текст, вам бы пришлось 6 часов смотреть наверх, задрав голову.

Менеджмент в панике, нужно срочно исправлять ситуацию, или у организаторов конференции полетят головы с плеч. Мы не могли оставить ребят в беде – заварили кофе и в 6 рук переверстали всю презентацию за одну ночь, чтобы уместить контент на нижней середине слайдов.

После форс-мажора 2019 года мы очень внимательно относимся к проверке площадки до старта. Спрашиваем про рассадку, какое расстояние будет до экрана, тестируем слайды на площадке заранее, а не в последний день.

2.2. Уточните, сколько будет экранов, какое у них соотношение сторон и есть ли перемычки.

Все привыкли, что презентация

На одном из проектов у нас была сложная и нестандартная задача. Вместо обычного экрана 16:9, как мы привыкли видеть стандартные презентации, было 36:9. Представьте, что вместо 1 слайда вам показывают 2.5, которые выложили друг за другом.

2.3. Узнайте, с какого ноутбука будет идти трансляция. Есть ли на нем нужные шрифты. Будет ли поддержка анимации.

Шрифты, поехали. Формат — pptx или pdf или статичные картинки. Бывает, что на ноутбуке установлен PowerPoint 2016 года, а анимация настроена для 2019 года. Тогда что-то работать не будет.

Слишком часто случается так, что работа всех участников подготовки обесценивается в момент. Презентация ломается на глазах у спикера и аудитории. Хотя на последней демонстрации в зуме все было превосходно.

Это происходит из-за того, что на компьютере в зале презентаций установлен, например, MS PowerPoint 2010, который не поддерживает анимацию, некоторые функции или начертания шрифтов. Казалось бы, мелочь. Но если ее не учесть, то вместо корпоративного духа останется лишь неприятный осадок.

Если все это прояснить заранее, можно сыграть на опережение и подготовиться. На худой конец лучше сверстать слайды в формате pdf, где ничего не поедет или встроить шрифты в презентацию.

2.4. Проверьте качество картинок.

Когда дизайнеры собирают презентации, часть информации рисуется с нуля, а часть контента берется от клиента. Например, фотографии, графики или что-то такое.

И в конце презентации может оказаться так, что исходный контент низкого качества, и картинки пиксельные. На маленьких ноутбуках этого не заметить. А на больших экранах проблемы вскрываются. Лучше это узнать заранее, чтобы иметь возможность все предусмотреть.

Разберем, как сделать классный, стильный, свежий дизайн для 100+ слайдов, чтобы зрители в зале говорили про себя «вау», а не безучастно зевали.

3.1. Разработайте модульную сетку, задайте поля

Пункт вытекает из предыдущих двух. Когда есть понимание и визуализация площадки, можно нарисовать зоны, где размещать контент. Зеленая зона – тут безопасно. В красную зону заходить нельзя, все поедет.

Мы смоделировали расположение аудитории. Отобразили расположение стульев и людей. Убедились, что головы впереди сидящих коллег не будут мешать другим зрителям, и не закроет важную часть информации.

3.2. Подберите референсы под вашу задачу

3.2.1. Начните с технических референсов. Соберите все, что будет подходить под нестандартные размеры экрана на конфереции. Можно смотреть как слайды с конференций, а еще можно брать плакаты, билборды, и баннеры. Ключевое — подсмотреть, как можно работать с композицией текста и объектов на слайде.

3.2.2. Соберите референсы под стиль конференции. Анализируйте, как графические элементы, объекты и шрифты взаимодействуют между собой. Вдохновляйтесь key visuals брендов, качественными фотографиями с ретушью и примерами эффективной компоновки текста с визуалом.

3.3. Разработайте дизайн-концепцию и стайлгайд

Иногда эту часть делает event-агентство, которое организует мероприятие – сцену, свет, мерч. Но чаще эта задача передается команде, которая отвечает за дизайн презентаций.

В идеале клиент дает свои вводные и показывает «как нравится» и «как не нравится».

Клиент говорит «хочу современно», а мы находим примеры, которые подходят под описание. И так делаем с каждым прилагательным.

На выходе получается файл, в котором описана ключевая идея проекта стилевые параметры:

3.4. Соберите UI Kit или шаблоны на минималках

Слайдов много, контент разношерстный. Чтобы успеть в срок на проекте могут работать несколько дизайнеров. И здесь важно, чтобы все слайды выглядели согласованно. Как будто их делал 1 человек, а не 5 разных.

3.5. Создайте визуальный ритм

Формат конференции предполагает, что участники проводят несколько часов перед экранами мониторов. Чтобы сберечь сетчатку от яркого белого света стандартных слайдов, важно помнить про цветовую ритмичностью презентации.

Визуальный ряд нужно разбавлять другими цветами, чтобы добавить динамику и возвращать внимание зрителей к экранам.

3.6. Продумайте анимацию для динамики в презентации

Анимация помогает добавить живости и движения в презентацию. Анимационные эффекты будут использоваться не только для декора, а еще и для усиления восприятия информации.

Анимация помогает зрителю фокусироваться на ключевых моментах и гладко переходить от одной идеи к другой.

Когда дизайн часть полностью готова и все комментарии спикеров учтены, можно идти на первый прогон (пункт 1.4).

Подготовка к конференции — это сложно. Иногда случается жопа, сроки горят, все валится из рук и выходит из под контроля. И тут хочется успокоить)

В конце всегда хэппи энд и никто не умирает. Просто начинайте подготовку заранее и обязательно пройдите по всем пунктам из руководства. Сначала организационные вопросы, потом техническая часть и дизайн.

Надеюсь, это руководство поможет вам сделать классную презентацию для конференции.

✅ Если нужна презентация для конференции

приходите к нам в студию 99 Слайдов. Мы поможем сделать её классной и запоминающейся и поможем с организацией процесса.

💬 Если хотите научиться делать понятные и красивые презентации

приходите к нам учиться. У нас классный курс — научим всему, что знаем сами.

Подписывайтесь на мой телеграм канал.

Рассказываю там много полезного и применимого на практике, например: