Как правильно отдать бухгалтерию на аутсорс, если у вас ИП.
Текущая ситуация в экономике заставляет бизнес принимать крутые меры, чтобы выжить. В условиях снижения уровня продаж, владельцы бизнеса ищут новые способы оптимизировать расходы. Передача бухгалтерии на аутсорс - один из них. Разбираемся, какие бывают виды внешней бухгалтерии, как выбрать подрядчика на бухучет и правильно организовать процесс.
Когда пора смотреть на сторону
Как правило, мысли о том, чтобы отдать бухгалтерию на аутсорс, появляются у предпринимателя, когда бизнес начинает расти. Пока обороты небольшие нет необходимости в отдельном бухгалтере - владелец сам занимается бухгалтерским учетом. С ростом бизнеса приходится больше времени уделять другим вещам - организации продаж, логистике, найму сотрудников, развитию. Обороты растут, первичной документации становится больше и предприниматель понимает, что пора передать эту функцию профессионалам. Нанимать в штат бухгалтера дорого, особенно если бизнес сезонный. Собственник начинает искать альтернативу.
Второй вариант, это когда в штате уже работал бухгалтер, но по разным причинам обороты бизнеса уменьшились и встал вопрос об оптимизации расходов. В такой ситуации отдельный сотрудник в штате - это роскошь. Отдав бухгалтерию на аутсорс, собственник экономит на:
- заработной плате бухгалтера,
- налогах с зарплаты (социальные взносы, НДФЛ),
- пособиях, отпускных, больничных,
- затратах на приобретение и регулярное обновление ПО для бухучета.
Далее рассмотрим основные варианты передачи бухгалтерской функции на сторону.
Сервисы онлайн-бухгалтерии
Первый способ - воспользоваться специальными сервисами, такими как Кнопка, Мое дело, Главбух Ассистент. За предпринимателем закрепляется личный менеджер и целая команда специалистов - бухгалтер, юрист, налоговик. Есть специальное приложение, в котором удобно размещать задачи команде, загружать и отправлять первичку, получать сформированные документы, контролировать сдачу отчетности и другие функции.
Большую роль сервисы уделяют автоматизации и развитию технологий - совершенствуют приложение, подключают чат-боты. Это повышает качество оказываемых услуг, а возможность ошибки сведена до минимума. Такой способ ведения бухгалтерии понравится технически подкованным предпринимателям, а также тем, кто делает бизнес в онлайне.
Плюсы
- Высокая автоматизация практически исключает человеческий фактор. Можно не переживать, что какой-то документ потеряется.
- Решение вопросов практически в формате 24/7.
- Финансовые гарантии и материальная ответственность сервиса перед клиентами измеряется миллионами рублей.
Минусы
- Придется самостоятельно собирать и хранить первичную документацию.
- Базовая стоимость начинается от 2500 руб / мес, зависит от оборотов и применяемой системы налогообложения. В тариф входит ограниченное количество операций. Все, что свыше, оплачивается отдельно. Дополнительно придется платить за разные опции (например, выпуск электронного кошелька или наличие кассы). Но все равно будет дешевле, чем бухгалтер в штате.
Совет
Некоторые сервисы предлагают бесплатный пробный период. Попробуйте им воспользоваться и понять, насколько вам комфортно вести бухгалтерию в таком формате.
Бухгалтер на удаленке
Второй распространенный способ вести бухгалтерию. Это как бухгалтер в штате, только работает удаленно за меньшие деньги. Как правило, общение с бухгалтером на удаленке происходит по почте или телефону. Пару раз в месяц такой бухгалтер приходит, чтобы забрать первичную документацию, а также напомнить, что и когда он собирается сдавать в ближайшее время, и какие документы ему нужно для этого подготовить.
Плюсы
- Можно не беспокоится о первичной документации, она будет под контролем.
- Удаленный бухгалтер может по договоренности пару раз в неделю приходить работать в офис, если вы привыкли к штатному специалисту.
Минусы
- Ненадежный способ. Бухгалтер на удаленке не несет практически никакой ответственности, поэтому требует повышенного контроля. Может отказаться от сотрудничества в любой момент и повлечь для бизнеса серьезные последствия.
- Услуги опытного бухгалтера даже на удаленке не могут стоить дешево. Важно понимать, насколько велика будет в итоге экономия и компенсирует ли она неудобства, связанные с отсутствием штатного бухгалтера.
Совет
Если решили работать с бухгалтером на удаленке, ищите специалиста по рекомендациям.
Бухгалтерская компания
Классический способ аутсорсинга бухгалтерских услуг. В качестве подрядчика выступает специализированная компания, которая занимается отчетностью и ведет бухгалтерский учет бизнеса. За клиентом закрепляется личный менеджер и выделяется команда сотрудников - главный бухгалтер, ассистент, юрист, специалист по налогам. Отличие от автоматизированных онлайн-сервисов в том, что общение чаще всего происходит стандартным способом - по почте или телефону..
Плюсы
- Финансовые гарантии и материальная ответственность перед клиентом.
- Можно не переживать, что бухгалтер неожиданно заболеет или уйдет в отпуск.
- У многих бухгалтерских компаний есть связи в налоговой. Клиенту помогают при налоговых проверках.
- Дополнительная экономия за счет уменьшения налогооблагаемой прибыли на стоимость услуг бухгалтерского аутсорса
Минусы
- Придется самостоятельно заниматься сбором и хранением первичной документации, передавать ее в офис аутсорсера.
- Неизвестна компетенция бухгалтера, который будет закреплен за компанией.
- Стоимость услуг - среднее между частником и бухгалтером в штате.
Совет
Изучите договор, обратите внимание на закрепленные в договоре гарантии и ответственность. Посетите офис аутсорсера, пообщайтесь с бухгалтером, который будет вести вашу компанию. Если офис в полуподвальном помещении в промзоне, а главбух выглядит уставшим и несчастным, то лучше с этой компанией не работать.
Несколько дополнительных рекомендаций
- Настройтесь морально
Часто у владельцев бизнеса вызывает дискомфорт сама мысль о том, чтобы допустить посторонних людей к информации о бухгалтерском учете компании. Для того, чтобы не беспокоиться об этом, стоит тщательно подойти к выбору подрядчика. Надежные аутсорсеры уделяют повышенное внимание конфиденциальности и исключают риск утечки информации.
- Организуйте процесс
Подумайте о том, какие конкретно функции вы хотите отдать на аутсорс, а какими, возможно, готовы заниматься сами. Например, вы будете вести бухучет сами, а бухгалтера привлекать только для сдачи налоговой отчетности. Заранее договоритесь с исполнителем о схеме работы, об ответственности сторон.
- Контролируйте
Будьте в курсе того, что с вашим учетом, имейте доступ к документам и отчетности. Если вам важно быть на связи с бухгалтером даже в выходные, обсудите эту опцию “на берегу”.
И главное: какой бы способ бухгалтерского аутсорсинга вы ни выбрали, помните, что за корректность бухгалтерского учета компании, достоверность информации и соблюдение сроков перед налоговыми органами отвечает не бухгалтер, а руководитель компании!
Маргарита Баженова, Onescloud.net - 1С в облаке