{"id":13472,"url":"\/distributions\/13472\/click?bit=1&hash=4a05616fb570ab538ab8c04fa1f08afa00a090b2c2700fcd6146507f1b1658df","title":"\u041a\u0430\u043a \u0441\u0434\u0435\u043b\u0430\u0442\u044c \u0431\u043e\u0442\u0430, \u043a\u043e\u0442\u043e\u0440\u044b\u0439 \u043d\u0435 \u0431\u0443\u0434\u0435\u0442 \u0431\u0435\u0441\u0438\u0442\u044c \u043a\u043b\u0438\u0435\u043d\u0442\u043e\u0432","buttonText":"","imageUuid":"","isPaidAndBannersEnabled":false}
Финансы
Sergey Yashin

Закрытые офисы, запросы от налоговой и ложное чувство вседозволенности: уроки карантина

Какие неочевидные «боли» компаний вскрыл карантин и что нового в этой связи готовит налоговая служба. Опыт и экспертиза «Яшин&Партнеры».

Еще один шаг к обелению бизнеса

На протяжении самоизоляции бизнесам пришлось выживать — кто-то отчаянно резал косты, кто-то пытался «переобуться в воздухе» и найти новую нишу. Так или иначе, забот у предпринимателей прибавилось, и последнее, о чем в этой обстановке вспоминали многие из них — это налоговая инспекция. А зря.

В ФНС тем временем не сидели, сложа руки: менялся кадровый состав, к работе привлекали молодых, энергичных и инициативных специалистов. Тех, кто был готов действовать даже в сложной «ковидной» обстановке. Именно такие люди занимаются там внедрением мер, цель которых — повышение прозрачности бизнеса.

Например, еще несколько лет назад ФНС было значительно сложнее отслеживать цепочки контрагентов: от кого компания получила документы и куда они дальше пошли. С внедрением системы АСК НДС (на сегодняшний день существует уже третья ее версия) ситуация изменилась. Теперь инспектор может состыковать все операции по компании с отчетностью, более того, система сама анализирует компании на предмет признаков фирм-однодневок.

Сейчас готовится следующий шаг — в налоговой активно ведутся разработки новой системы, которая позволит видеть все операции компаний развернуто: куда ушел товар, куда пошли деньги, уплаченные за него. Все это — с визуализацией в виде 3D-модели.

Такой инструмент буквально дает возможность рассматривать деятельность компании со всех сторон, видеть связи между разными бизнесами и выявлять сомнительные операции.

3D-модель позволит соединить системы налоговой, таможни, ЕГАИС (система госконтроля над объемом производства и оборота спирта и алкогольной продукции) и ФГИС «Меркурий» (это своего рода ЕГАИС для товаров животного происхождения). Данные документооборота теперь будут привязаны к информации о движении товаров и уплаченных за них сумм. И если где-то в этой цепочке товар с деньгами разойдется — ждите визита инспекции.

Худший итог

Казалось бы, в такой обстановке компаниям расслабляться нельзя. Однако самоизоляция подействовала на предпринимателей прямо противоположным образом: «У нас карантин, нас не проверяют, и вообще мы — пострадавшая отрасль. Можем делать, что угодно».

И часть бизнесов действительно начинает творить какую-от чертовщину в стиле 90-х. Причем, как правило, речь не идет про осмысленные злоумышленные действия.

За время изоляции мы в своей практике крайне редко сталкивались с ситуацией, когда предприниматель говорил бы: «Мы знаем, что так делать плохо, но это наш единственный выход». Обычно виной всему — банальное разгильдяйство. Например (подобных ситуаций мы наблюдали много), предприниматель, делая очередную закупку материала, в этой ковидной суете совершенно не озадачивается вопросами получения документов по доставке. Или же фирма-поставщик под шумок выдает ему в итоге документы от какого-то другого юрлица (потому что им тоже тогда было «не до этого»).

Обе ситуации могут сыграть очень злую шутку, если инспектор будет проверять расходы компании (напомним: для этого не нужно никуда выезжать — сейчас существенная часть контрольных мероприятий происходит в виде камеральных проверок. ФНС просто запрашивает документы и информацию, и если что-то не так — выставляет акт о доначислении налогов).

Так вот, мы лично знаем подобные ситуации, когда реально были и поставка, и материалы. Но по документам доказать инспекции это не получается: отсутствует переписка, документы по доставке (это, кстати, очень важный кирпичик в доказательстве реальности сделки). Либо документы есть, но от другой компании, которая не имеет отношения к реальному продавцу. Все это с высокой вероятностью приведет к тому, что расходы «снимут», и по таким сделкам доначислят налоги.

Еще один пример разгильдяйства — когда у предпринимателя есть несколько компаний (пусть даже занимающихся разной деятельностью), и менеджеры по халатности начинают выставлять закрывающие документы от всех юрлиц без разбора. Предположим, компаний было две: А1 и А2. А1 работала с клиентом К1, А2 — с клиентом К2. Менеджеры одну партию документов подготовили правильно, для К1 выставили акты от имени А1, для К2 — соответственно от А2, а потом начали путаться, в итоге, к примеру, К2 стала получать закрывающие документы от А1.

Точно так же, в силу халатности, может проходить и оформление новых сотрудников — в обе компании по совместительству, либо вообще без привязки к конкретному бизнесу. Всё это остаётся в переписке с контрагентами, где «светятся» разные юрлица, фигурируют разные сотрудники. При неудачном раскладе из-за таких документальных ляпов ФНС может посчитать, что компании А1 и А2 — результат дробления бизнеса, и потребует их объединить.

При этом если какая-то из компаний (или обе) применяли УСН, а после объединения окажется, что новая фирма критериям УСН уже не соответствует, ей доначислят НДС и налог на прибыль. А подобные доначисления — это всегда существенные суммы.

Когда мы рассказываем о подобных рисках, предприниматели нередко отмахиваются, мол, сейчас паника, кризис, да и кому мы вообще нужны? Однако ощущение неуязвимости и идея о том, что под «ковидный шумок» можно расслабиться и делать все, что придет в голову — это очень вредные установки. Налоговая уже сейчас зря времени не теряет, и подобные махинации попадают в поле зрения инспекторов. А к тому моменту, когда деловой климат окончательно восстановится, бизнесмены успеют натворить таких дел, исправить которые задним числом будет просто невозможно. И все это не по причине кризиса как такового, а именно из-за возникшего чувства, что в атмосфере борьбы за выживание можно «забить на формальности» пока Большому брату не до вас.

Более того, с 1 июля ФНС дала «зеленый свет» на отправку требований, и многие наши клиенты получили запросы на предоставление документов за карантинный период. И это не просто формальность — запросы как раз по тем операциям, в ходе которых компании могли проявить халатность, но надеялись, что «пронесёт».

Взрыв популярности ЭДО

Повторюсь, все время, пока действовал карантин, инспекция работала — и массово рассылала компаниям разного рода требования. Даже если вы проявляли максимальную аккуратность и сознательность, запрос от ФНС мог вызывать сложности — как минимум потому, что офисы многих фирм в апреле-мае закрылись, и достать необходимые документы было попросту невозможно. Особенно если у компании не было ни цифрового архива, ни ЭДО.

Конечно, заранее никто не мог предположить такого развития событий, однако мы и раньше поддерживали наших клиентов в стремлении переходить на электронный документооборот. И сейчас этот вопрос остается актуальным по нескольким причинам.

Во-первых, в худшем случае ситуация с самоизоляцией может повториться. Во-вторых, несмотря на снятие ограничений, коронавирус не исчез — в практике наших клиентов есть случаи, когда пожилой бухгалтер принимает решение самоизолироваться и не приезжать в офис (часть документов при этом остается при специалисте, либо возникает ситуация, когда сотрудник в одном месте, а все документы — в другом). Бывает и хуже — если заболевает кто-то из родственников бухгалтера или он сам, и в итоге его семья оказывается на длительном карантине, а компания — без доступа к специалисту и бумагам.

В текущей обстановке запросы о переходе на ЭДО от наших клиентов увеличились многократно — в 10, в 20 раз. Еще полтора месяца назад это был единственный вариант оперативно обменяться бумагами с контрагентом. Вирус заставил бизнесменов пересматривать принципы документооборота, которых они придерживались годами:

«Нам не нужен ЭДО, потому что есть офис». Тут все понятно — если офисы закрыты, до документов не добраться. Но не все проекты, поработав на удаленке, захотели возвращаться в бизнес-центры. Один наш клиент, к примеру, посчитал так: «Я на карантине понял, что нам офис вообще не нужен, мы от него отказываемся навсегда. Но мне надо решить, что будет с бумагами. У нас есть сотрудница, которая работает с «первичкой» — но куда нам эту «первичку» передавать? Ей домой везти страшно: а если потеряет? Дома дети, собаки, коты, да и весь процесс не сильно технологичный. А куда-то документы девать надо».

«Нам не нужен ЭДО, потому что так говорит бухгалтер». Представьте обычного штатного бухгалтера — это женщина среднего возраста. Она, возможно, хорошо знает бухгалтерское дело, но плохо разбирается в технологиях — в том числе потому, что «и так все работает» — и может не понимать особенностей и преимуществ ЭДО. Мы как-то общались с клиентами, и на конф-колле была их бухгалтер. Она говорит: «Какой толк в ЭДО? Потом же все равно нужен оригинал». То есть в некоторых случаях даже специалист не понимает, что ЭДО — это полная замена бумажного оригинала.

«Нам не нужен ЭДО, потому что все бумаги у бухгалтера под рукой». Это — еще одно заблуждение, с которым пришлось расстаться, как только грянул коронавирус. Внезапно оказалось, что модель «у нас свой бухгалтер под боком, и документы у него всегда в доступе» оказалась попросту нерабочей. Если бухгалтер сидит не за соседним столом, а дома, контролировать его уже не так просто. А документы к себе домой он забирать не хочет или даже не может: например, если самоизолировался где-нибудь на даче.

Продолжая тему ЭДО-евангелизма: электронные документы удобнее использовать и с точки зрения их юридической чистоты, и крупные компании это хорошо понимают. Когда мы подписываем NDA на старте работы с клиентами, многие вообще отказываются работать с бумагой.

Справедливо обосновывая это тем, что электронная подпись, которой скрепляется цифровой документ, защищает их от разного рода казусов. Например, от ситуации, когда контрагент может заявить, что бумажное соглашение подписал посторонний или кто-то из сотрудников, кто права подписи не имел — а потому NDA недействительно.

В случае с цифровой подписью со стороны контрагента подобных возражений быть уже не может — даже если договор подписан без ведома владельца ЭЦП, отменить действие электронной подписи будет невозможно. Точно так же невозможно будет подписать документ задним числом, да и подделать ЭЦП крайне затруднительно.

Что мы сделали, чтобы помочь

С отменой самоизоляции все эти бумажные проблемы никуда не делись: предпринимателям все так же нужно получать документы, где-то хранить их и — по возможности — не только самим переходить на ЭДО, но и переводить в цифру взаимоотношения с контрагентами. Поэтому для наших клиентов мы запустили простую, но полезную услугу — сбор документов от поставщиков.

Мы понимаем, что это действительно «боль» — с бумагами надо что-то делать, а делать это некому, особенно если бизнес принял решение отказаться от офиса и сократить число сотрудников. При этом налаженный документооборот важен не только для того, чтобы быстро отчитаться перед налоговой — если у бухгалтера нет доступа к нужным бумагам, значит и актуальных данных, аналитики, прогнозов у компании тоже нет.

Сбор документов и обзвон контрагентов — дело, честно говоря, неблагодарное. Каждый просит подождать, перезвонить через пару дней, дать время что-то уточнить, забывает уточнить, что-то теряет или упускает. И таких контрагентов у компании может быть сотня, а то и больше. Эту работу надо ставить на поток — что мы и сделали.

Сейчас команда «Яшин&Партнеры» — это три офиса: в Москве, Ярославле и Волгограде. Мы создали специальные подразделения, которые теперь занимаются такими запросами: сотрудники регулярно обзванивают всех поставщиков клиента, сверяются и запрашивает отсутствующие бумаги. Дальше документы отправляют либо в офис клиента, либо напрямую к нам, в «Яшин&Партнёры» – тут мы их сразу вносим в 1С. Именно это, кстати, позволяет нам реализовать тот самый управленческий учёт буквально в режиме «онлайн», а не с лагом в пару месяцев. Но это тема отдельной статьи.

Кроме того, с каждым из контрагентов мы стараемся договориться о переходе на ЭДО. Сделать это не просто, но возможно — дело в том, что практически у каждого провайдера ЭДО обычно есть бесплатный тариф на исходящие документы объемом, примерно, до 50 шт. в квартал. И если контрагент таким тарифом воспользуется, в следующий раз ему не понадобится отправлять бумаги почтой — как минимум с нашим клиентом у него будет налажено цифровое взаимодействие. Для многих небольших поставщиков бесплатного тарифа вполне хватает, а силы и время при этом экономят все участники процесса.

Такой подход уже разгрузил многих наших клиентов — среди них, например, известная небольшая сеть магазинов деревенских продуктов. Их поставщики — это большое количество небольших ИП, фермеров. Они совсем не знакомы даже с базовыми понятиями бухгалтерии — многие до сих пор предпочитают «все ходы записывать в блокнотик», а разного рода акты считают лишними формальностями. Мы позвонили каждому из этих фермеров, объяснили, почему своевременный обмен документами важен и для него, и для нашего клиента, рассказали, как работает ЭДО и как подключиться к бесплатному тарифу. Какое-то количество поставщиков перешло на ЭДО, с остальными наладили системный обмен документами в бумажном варианте.

Грамотный документооборот — важная часть нашей работы, однако в этой сфере есть еще много интересного. В следующий раз расскажу, как мы перестроили свои внутренние процессы и из аутсорсинга бухгалтерии выросли в технологичный бизнес на стыке бухучета и ИТ — и что всё это даёт нашим клиентам.

Дополнительное чтение:

0
5 комментариев
Константин Рогов

Краткое содержание текста: бизнесмены плохие, ФНС хорошая, мы хотим денег от плохих бизнсменов чтобы хорошая ФНС их не вы...ла

Ответить
Развернуть ветку
Buddhism Press

тля, брателло спс за выжимку! читать не буду, простыня просто тлен, а выбор фото - это какой-то наркосюр просто )) глазам больно ))

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Пеленев

Была идея стартапа "выжимка". Любой говнопост с VC.ru описывать в двух предложениях. Система модераторов проверяет корректность, читая говнопост и сверяя семантический смысл выжимки и говнопоста.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Сугловский

Вот интересно, будет ли выгоден ЭДО, если ты мелкий ИП и работаешь в среде, где это все не особо распространено (нет крупных заказчиков)? Хотя аргумент про подлинность подписи на документах - это всегда плюс

Ответить
Развернуть ветку
Dmitry Kabanov

Если бы регулятор перевёл сразу всех на эдо, все сразу бы зашевелилось на любом масштабе

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 5 комментариев
null