Оффтоп Vladislava Rakhmanova
38 404

«Как только я начал жить по календарю, меня начали ненавидеть»

Советы о работе по расписанию от управляющего директора сервиса для автоматизации продаж «Интроверт» Виктора Довжика.

В закладки

Мой мир изменился, когда компания превратилась из трёх знакомых в команду из 27 человек. Раньше основное время уходило непосредственно на работу. Коммуникации и общение с коллегами происходили редко и несистемно. Это были сообщения во «ВКонтакте» или прямое обращение через стол в духе «Эй, Вить, тут…».

Компания росла, подчинённых становилось больше. Они требовали больше времени и внимания. В какой-то момент ситуация дошла до абсурда: ты всем что-то должен, ничего не успеваешь, бегаешь с одной планёрки на другую, параллельно отвечая на вал сообщений в Slack.

Однажды я оглянулся и понял, что в маркетинге, который полностью только на мне, ничего не происходит уже два месяца. Я просто этим не занимался. Настало время поменять подход к планированию рабочего времени.

Все знают про календарь. Многие им пользуются. Но есть одна проблема: у кого день действительно проходит в соответствии с расписанием? Когда я в первый раз попробовал жить по календарю, у меня ничего не получилось. Это даже мягко сказано — был полный провал.

Когда первое событие назначено на десять утра, а ты просыпаешься только в двенадцать, потому что вчера пришла идея и ты заработался до трёх ночи, ни один календарь не спасёт. У меня просто не получалось следовать плану. В середине дня всегда отвлекало что-то срочное (правда, таковым оно было только в головах сотрудников).

Первое, что случилось, когда я начал жить по календарю — меня начали ненавидеть. Считать, что я зазнался. Раньше любой мог постучаться в любое время и рассчитывать, что я решу его вопрос. Теперь я ставил людей в очередь.

Но когда система прижилась, мне стало куда легче. Теперь я могу запланировать поход в бассейн три раза в неделю в рабочее время и быть уверен, что схожу. Или взять выходной. И знать, что у меня будет одна задача — отдых.

Я собрал несколько правил, которые помогли мне организовать работу с календарём.

1. Новые встречи можно назначить только на завтра

Вечером каждого дня я точно знаю, что меня ждёт, когда я открою глаза утром. Это даёт ощущение спокойствия. В пустые зоны я ставлю важные стратегические задачи, на которые раньше не находилось времени. Остальное уже забито встречами, которые назначают сами сотрудники.

2. Разделите день на зоны с точным началом и концом

Я сова, поэтому события в календарь вношу с 12:00 утра. Последняя рабочая встреча может начаться в 20:00. Так можно прогнозировать, что к 23:00 будешь дома. На утро я ставлю задачи, где нужна концентрация, на вечер — большие собрания. Особая зона — с одиннадцати вечера до часа ночи. В это время у меня максимальная концентрация.

3. Напоминайте коллегам о встречах

Несостоявшаяся встреча ломает день не меньше, чем задержка или опоздание. Ты начинаешь думать, чем бы заняться. Сам пристаёшь и отвлекаешь коллег. Поэтому важно напоминать о событиях при помощи сообщений в мессенджере или email-писем. О личных встречах я напоминаю за день, о звонках по Skype — за час.

4. Ставьте 30 минут люфта на каждый час встречи

Встречи всегда затягиваются. Задержался на первой — опоздал на вторую. Начинает работать эффект домино — на шестую встречу опаздываешь уже часа на два. Чтобы не быть как Путин в интервью с Оливером Стоуном (он задержался на 6 часов 45 минут), ставьте люфты между встречами.

Я оставляю 50% рабочего времени пустым. Если закончил без люфта — отлично, есть время ответить на почту или лучше подготовиться к следующей встрече.

5. Не ведите календарь сами — делегируйте

Календарь может обижать людей. Особенно пока они к нему привыкают. Каждый считает своё дело срочным. И лично отказывать мне неприятно. Пусть уж обижаются на офис-менеджера или любого выбранного подчинённого. А я каждый вечер просто буду видеть встречи с повесткой на завтра.

6. Не принимайте встречи без повестки

Когда ведёшь свой календарь не самостоятельно, сложно понять, что ждёт на следующей встрече. Чтобы подготовиться, быть в курсе событий и не говорить о лишнем, просите организатора встречи писать повестку. В отведённое время обсуждаем только её, а новые вопросы планируем на следующую коммуникацию.

7. Календарь слишком строг, иногда нужно просто расслабиться

Календарь хорош, когда дело касается операционных и рутинных задач. Но очень тяжело запланировать креатив условно с 14:00 до 15:00. Все лучшие идеи приходили ко мне, когда я жил вне календаря (кстати, как и вне почты с мессенджерами).

Иногда оставляйте целые дни без плана. И делайте что хотите: гуляйте, путешествуйте, лежите в постели целый день. Тогда у вас родится много свежих идей, реализацию которых вы запланируете в календарь. На завтра.

Для ведения календаря я использую корпоративный Outlook. Любой сотрудник может зайти и посмотреть мою загрузку. Редактировать его могу только я и коллега, которая планирует встречи.

У меня осталось две проблемы, которые пока не получается решить. Сложнее всего ставить собственные задачи. Коллегам точно нужно, и они назначат встречу. А собственные всегда можно отложить на потом. Пробую делегировать все существующие задачи, даже если могу выполнить их только сам.

Также очень тяжело вовремя заканчивать встречи. Если не угадал с нужным временем, появилось больше вопросов, то становится морально тяжело прервать встречу и перенести обсуждение на другое время.

#Колонка

{ "author_name": "Vladislava Rakhmanova", "author_type": "editor", "tags": ["\u043a\u043e\u043b\u043e\u043d\u043a\u0430"], "comments": 32, "likes": 71, "favorites": 1, "is_advertisement": false, "subsite_label": "flood", "id": 24895, "is_wide": false }
00
дни
00
часы
00
мин
00
сек
(function(){ var banner = document.querySelector('.teaserSberbank'); var isAdsDisabled = document.querySelector('noad'); if (!isAdsDisabled){ var countdownTimer = null; var timerItem = document.querySelectorAll('[data-sber-timer]'); var seconds = parseInt('15388' + '59599') - now(); function now(){ return Math.round(new Date().getTime()/1000.0); } function timer() { var days = Math.floor(seconds / 24 / 60 / 60); var hoursLeft = Math.floor((seconds) - (days * 86400)); var hours = Math.floor(hoursLeft / 3600); var minutesLeft = Math.floor((hoursLeft) - (hours * 3600)); var minutes = Math.floor(minutesLeft / 60); var remainingSeconds = seconds % 60; if (days < 10) days = '0' + days; if (hours < 10) hours = '0' + hours; if (minutes < 10) minutes = '0' + minutes; if (remainingSeconds < 10) remainingSeconds = '0' + remainingSeconds; if (seconds <= 0) { clearInterval(countdownTimer); } else { timerItem[0].textContent = days; timerItem[1].textContent = hours; timerItem[2].textContent = minutes; timerItem[3].textContent = remainingSeconds; seconds -= 1; } } timer(); countdownTimer = setInterval(timer, 1000); } else { banner.style.display = 'none'; } })();
{ "id": 24895, "author_id": 75278, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/24895\/get","add":"\/comments\/24895\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/24895"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199791 }

32 комментария 32 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
16

для 27 человек использовать офис-менеджера и календарь - ну это хз, как-то чересчур пафосно, что ли.

Ответить
3

Я не использую ни то, ни другое для 300 человек основного штата и 3 млрд оборота - у меня даже кабинета своего нет)

Ответить

Комментарий удален

0

А кто у вас бумагами занимается в компании? Туалетную бумагу в офис заказывает?

Ответить
0

У меня тоже офис менеджера нет (да и офиса по большому счету, тоже). Туалетную бумагу заказывает кладовщик )

Ответить
0

Туалетную бумагу обеспечивает клининговая компания арендодателя. За последние 10 лет не помню, чтобы с этим были проблемы)

Ответить
0

у меня даже кабинета своего нет

Как это знакомо :)

Ответить

Комментарий удален

0

У нас нет офис-менеджера. Его роль играет девушка маркетолог.

Ответить

Комментарий удален

9

На vc пишут статью как пользоваться календарем в Outlook. Даешь статью, как экономить время заказывая бургер в МакДаке через электронный киоск.

Ответить
1

На vc пишут статью как управлять своим временем при помощи календаря,. Вы, видимо, не читали.

Ответить
2

Как бы это сказать... Календарь поддерживает календарь :)
Когда у тебя уже есть план, то отказывать как бы и не приходится - ты просто говоришь "давай, только у меня митинг через 10 мин".
Я хз как в реале, но на удаленке, это отлично работает, т.к. накладные расходы маленькие, ногами бегать никуда не надо, просто переконектил webex или что там и все.
Точно так же если митинг затягивается - говоришь извините у меня другой звонок, давайте продолжим в следующий раз, и соскакиваешь.
Как-то так.

Ответить
1

Это хорошо работает с сотрудниками. Но если встреча с клиентом и ты продаёшь ему что-то, то уже сложно просто сорваться. Хотя, наверное, это больше страх.

Ответить
0

имею опыт только заграницей. I'm really sorry but I need to drop off for another meeting in 10 min обычно норм работает :) более того оказывается что у половины митингующих тоже следующая встреча.

Ответить
2

Поддерживаю, часть (махонькую) использую и помагает, попробую еще несколько принципов взять.

А то что нужно делегировать и работать расслабленно - это правда, лучшая эффективность.

А еще КОНТРОЛЬ, КОНТРОЛЬ И КОНТРОЛЬ!!! :)

Ответить

Комментарий удален

1

«Как только я начал жить по календарю, меня начали ненавидеть» - знакомо до боли!

Ответить
1

Виктор молодец. Помню времена, когда будучи клиентом я мог с ним связаться прям в ВК, и удивлялся этому. Растет бизнес - меняются приоритеты, а время становится дороже денег =)))

Ответить
0

Спасибо! Я вроде и сейчас отвечаю.

Ответить
1

это называется "мое открытие Америки" :)

молодец, потому что многие компании, которые начинались как дружеские стартап-тусовки, не переживают такого роста и трансформации, когда весь этот "аджайл-хаос" надо трансформировать во что-то управляемое ....

после 4-х лет работы в SAP я просто не представляю как можно жить НЕ по календарю

Ответить
1

vc уже не тот

Ответить
0

Есть список дел.
Есть календарь (штука, которая тебе пришлет заранее напоминание).

А когда пытаются всё это смешать -- получается бесполезная хрень :)

Ответить
0

Списки дел у меня не прижились. Они постоянно переполнялись, а что действительно нужно сделать, я знал и так. Поэтому сейчас голове и на листочках А4.

Ответить
1

> на листочках А4

т.е. списки не прижились, но остались

Ответить
3

Остались. Просто бумагу легко скомкать и выбросить в ведро. А очищать какой-нибудь Вундерлист у меня никак не получалось.

Ответить
2

Попробуйте книжку Getting Things Done + приложение omnifocus.

Ответить
0

Люфты - это хорошо. Но где взять на них время? ))))

Ответить

Комментарий удален

0

В чем трудность ставить собственные задачи если бассейн и отдых вы ставить научились?

Ответить
0

В сосредоточении. По календарю это тяжело. В итоге волну получается поймать только ночью или в выходные.

Ответить
0

Можно написать вторую статью "как меня стали все ненавидеть когда я стал вовремя заканчивать встречи" она будет похожа успехами на эту статью

Ответить
0

Да. Агитировать за расписание должен чувак с краснючими глазами, и неадекватным, от усталости, взглядом.

Ответить
0

Посмеялся)

Расписание же не значит что будет меньше нагрузки. Тут не про баланс жизни и работы, а про уменьшение хаоса.

Ответить
0

Хорошая статья. А в чем вы ведете проекты? Например проект на для Клиента А - его ведут несколько сотрудников и у него есть дедлайны.

Ответить
0

Команда сейчас работает в Планфиксе. Я контролирую главное через листы А4.

Ответить
0

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Голосовой помощник выкупил
компанию-создателя
Подписаться на push-уведомления