НАЧАЛО РАБОТЫ С АССИСТЕНТОМ
Важные нюансы, о которых ты забываешь.
Сам факт трудоустройства ассистента не является волшебной таблеткой от твоей головной боли по поводу накопившихся задач. Помощник - не личный экстрасенс и не сможет с первого дня вникнуть в суть твоих дел, если ты не введешь его в должность и не опишешь формат работы лично с тобой. Даже если он ТОПовый ассистент, и у него 5 лет опыта. Потому что у него есть опыт работы и понимания предпочтений своих бывших руководителей, а не твоих.
П.С. Если будучи в офлайне ассистент попадает в коллектив, где может со всеми познакомиться, попросить помощи и добыть хоть часть необходимой информацию, то в онлайне все не так просто и здесь нужно уделить особое внимание вопросу введения в должность.
Чтобы с первого для между тобой и ассистентом выстроились максимально эффективные взаимоотношения - я подготовила этот чек-лист.
С чего же начать работу с помощником?
1. Утверждение условий работы
Да, в оффере уже согласована основная информация, но это не все. Посмотри на чек-лист и проверь, обо всем ли удалось договориться с ассистентом “на берегу”:
- Формат работы - удаленный/гибридный (сколько дней/часов необходимо быть в офисе)
- Рабочие часы (когда начинается и заканчивается рабочий день ассистента; или нет фиксированного временного промежутка : главное - выполненные в срок задачи)
- Количество рабочих часов в день, если нет строгого времени начала и конца рабочего дня.
- Условия отпуска (может ли ассистент совсем отключиться от работы или обязан быть на связи/ выполнять какие-то рутинные задачи).
- Работа в праздничные дни (какие дни считаются выходными: по государственному календарю или обговаривается в частном порядке, и как они оплачиваются).
- Дни выплаты зарплаты и размер сумм.
- Регулярность планерок с руководителем и их формат (нужны ли ежедневные созвоны на 10-15 минут/ планерки раз в неделю по часу/ очные встречи раз в месяц в офисе и тд.).
- Наличие командировок или перспектива их необходимости в будущем.
- Дополнительная мотивация: предусмотрены ли премии, надбавки, 13 зарплаты и тд. и за что.
- Дополнительные условия: например, предусмотрен ли ДМС или компенсация спортзала и тд.
2. Определение целей и задач ассистента
По-хорошему, ты это для себя решил перед началом поиска помощника. Но давай сверимся:
- Какой состав задач будет у ассистента (только бизнес-задачи, только личка или бизнес и личные - тогда в какой пропорции).
- Если ты планируешь делегировать бизнес-блок, то подумай, в какие именно задачи должен вникнуть помощник: административные, финансовые, управленческие или какие?
- Если ты планируешь делегировать личный блок, то подумай, нужна ли будет помощь в организации быта семьи и с кем держать ассистенту связь, чтобы не тревожить тебя.
- От кого ассистент может принимать задачи (в идеале только от руководителя).
- Кому ассистент может сообщать о твоем местонахождении.
- Где производится контроль над выполнением задач: в каком таск-менеджере или CRM или где (очень рекомендую НЕ в телеграм-переписке).
- Есть ли задачи, которые требуется выполнять регулярно и какие.
- Есть ли какая-то масштабная задача, которую необходимо всегда держать в фокусе и выполнять постепенно в течение длительного времени.
- Входит ли в задачи помощника контроль выполнения задач другими сотрудниками.
- Нужна ли помощь в ведении социальных сетей.
3. Введение в должность
Очень важный этап, о котором многие забывают. Если кратко, то во-первых, удаленный сотрудник не должен быть изолирован от других членов команды. И во-вторых, обязательно обеспечь ассистента информацией о компании.
А теперь давай подробнее:
- Проведи приветственную встречу или удели время представлению ассистента на очередной планерке. Обязательно расскажи о его роли и обозначь место в иерархии сотрудников.
- Покажи оргструктуру компании, а если ее нет - то расскажи об основных отделах и/или ключевых сотрудниках, а также поясни, к кому за какими вопросами можно обратиться, чтобы не дергать тебя.
- Ознакомьте ассистента с соц.сетями и сайтом компании, где можно найти миссию и цели твоей фирмы, а также узнать о продуктах/ услугах подробнее.
- Подумай, есть ли сайты и сервисы, к которым у помощника должен быть доступ на постоянной основе, и если да, то передай/ сделай совместно с ассистентом базу доступов (электронная почта, календарь, CRM-система и т.д.). К важным документам, хранящимся на облачном диске сделай доступ просмотра. НЕ ДАВАЙ ВЕЗДЕ И СРАЗУ АДМИНСКИЕ ПРАВА. Это можно сделать через пару месяцев работы.
- Есть ли платежи, за которыми должен следить ассистент, если да, то передать/ сделать совместно с ассистентом график платежей и укажи данные к личным кабинетам для оплаты в базе доступов. НО НЕ ДАВАЙ ДОСТУП К БАНКОВСКОМУ СЧЕТУ И К СВОЕЙ ОСНОВНОЙ КАРТЕ сразу. Рекомендую завести отдельную карту с небольшой суммой для трат ассистентом.
- Если есть важная конфиденциальная информация, которую вы не хотите передать без “подстраховки”: информация о частной жизни начальника и его родных; адреса и личные контакты; информацией о доходах; доступ к авторским разработкам, пин-кодам и паролям; коммерческой тайне - то нужно заключить с ассистентом соглашение о неразглашении (NDA), в котором обязательно пропишите размер штрафа за несоблюдение.
4. Контроль и оценка эффективности
Первое время придется посвятить контролю задач чуть больше внимания, чтобы сонастроиться с помощником:
- Погружай ассистента в контекст (не просто “сделай таблицу по конкурентам”, а сделай таблицу, чтобы я мог оценить наши конкурентные преимущества, хочу посмотреть, насколько велика дельта по стоимости одних и тех же продуктов, потом отдадим ее маркетологам на анализ. Поэтому хочу видеть такие и такие колонки и вот такой РЕЗУЛЬТАТ)
- Описывай ожидаемый результат (например, хочу чтоб таблица по конкурентам была оформлена в нашей стилистике, ссылки на сайты вписывай в отдельный столбец, табличку положи в такую-то папку на диске, поставь по окончании отпишись в нашей CRM, отметь руководителя по маркетингу, чтоб он тоже сразу глянул)
- Давай обратную связь по результатам работы, объясняй, что и как можно было сделать по-другому, не ограничивайтесь фразами: “ладно, пойдет”.
- Поручай ассистенту задачи из разных сфер, проверяй его возможности или интерес к той или иной задаче
- При необходимости изменяй процедуры постановки и контроля задач на основе полученных данных
5. Поддержка
Поддержка и мотивация - очень важная составляющая продуктивной работы для любого человека.
- Не забывай благодарить своего ассистента и отмечать какие-то его выдающиеся таланты. Если задача выполнена даже лучше, чем ты ожидал, обязательно скажи об этом
- Будь терпелив к ошибкам на время притирки в работе. Возможно, твои созвоны будут чаще, но короче, чтобы “держать руку на пульсе”
- Обязательно озвучь ассистенту, что ты открыт к вопросам, если что-то непонятно, то пусть спокойно пишет тебе
- Давай качественную обратную связь: всегда находи за что похвалить и давай рекомендации как можно улучшить результат.
И помни - ассистент может свернуть горы ради руководителя, с которым ему комфортно и поддержку которого он чувствует.
А если хочешь узнать больше про найм и о том, как выстроить эффективную работу с ассистентом - переходи в мой канал и забирай бесплатные материалы и гайды!
Подпишись сам и посоветуй своему ассистенту ;)