Перевести 300 разработчиков на удаленку: опыт продуктовой и аутсорс-команды

Весь апрель официально объявлен нерабочим. Российские компании в экстренном режиме переходят на удаленный формат работы. В такой ситуации важно грамотно организовать переход и не потерять в продуктивности, а что еще важнее — ни один клиент не должен заметить изменений.

Мы в Mercury Development перевели 300 сотрудников в России и США на «домашний» режим и до начала всеобщих каникул успешно завершили переход. Хотя наша компания аккредитована в Минкомсвязи и, согласно этому письму Минтруда, мы можем функционировать в обычном режиме, почти все наши сотрудники пока продолжают работать из дома.

Мы ведем огромное количество проектов по аутсорс-разработке для иностранных стартапов, а еще у нас есть собственный продукт — конструктор приложений для мероприятий Eventicious, поэтому можем оценить последствия «карантина» и для проектной разработки и для команды продукта.

В этой статье расскажем как мы организовали переход на удаленный режим работы в 4 российских офисах одновременно, какой софт мы используем, чтобы сделать работу из дома более комфортной и продуктивной, и постараемся разобраться в специфике такого перехода для наших клиентов по аутсорсу и в собственном развивающемся стартапе.

В начале марта случаев заражения в регионах, где находятся наши офисы, еще не было зарегистрировано, но спрогнозировать развитие ситуации было несложно. Поэтому генеральный директор отправил всем сотрудникам письмо с предупреждением о возможном переходе на удаленный формат заранее.

Очень важно, чтобы каждый сотрудник понимал всю серьезность ситуации и принимал все меры, чтобы обезопасить себя и своих коллег от заражения вирусом.

Пока переход на удаленную работу не состоялся, мы установили дозаторы с антисептиком на всех этажах нашего офиса. Важно следить за тем, чтобы на кухнях всегда была одноразовая посуда, вода, мыло и бумажные полотенца. Для нас это стандартный набор, поэтому подготовки этот пункт не требовал.

Еще 13 марта мы ввели режим обязательной 14-дневной домашней самоизоляции для каждого вернувшегося из-за границы. Мы попросили сотрудников сообщать о предстоящей поездке за несколько дней до начала отпуска руководителю и IT-отделу, чтобы все необходимое оборудование было заранее настроено и готово к удаленной работе по возвращению. С 30 марта авиасообщение с другими странами прекратилось совсем. Большинство сотрудников отменили свои поездки за границу, а нам пришлось пересмотреть календарь отпусков.

Переход на удаленную работу для IT-компаний обычно проходит гораздо легче, чем для остальных — в таких командах, как правило, уже налажены внутренние средства онлайн-коммуникаций.

Учитывая географию наших офисов, только половина команды может быть в Самаре, а все остальные — в Саратове, Казани или Майами, поэтому для нас карантин не так страшен. Конечно, все любят «дойти до разработчика», который работают этажом ниже или «прийти посмотреть дизайн» в соседнюю комнату, но при этом мы умеем общаться и синхронизироваться по задачам и удаленно.

Тем не менее, к полноценному переходу мы начали готовиться еще в начале марта, когда количество официально подтвержденных случаев заболевания коронавирусом по всей России не превышало десяти.

Мы значительно усилили мощность нашей VPN-инфраструктуры, добавили новые серверы и закупили дополнительное оборудование. Все для того, чтобы в случае необходимости каждый сотрудник смог без проблем перейти на удаленный режим работы, забрав рабочий компьютер и другое необходимое оборудование домой.

После того, как мы объявили о добровольном режиме самоизоляции, наш IT-отдел встретился лицом к лицу с невероятной нагрузкой. Если вы находитесь в процессе перехода, вот вам несколько рекомендаций, которые помогли нам успешно перевести 300 сотрудников на удаленку.

1. Каждому сотруднику нужно определиться с комплектом оборудования, согласовать список с проектным менеджером или руководителем.

Лучше всего, если сотрудник перевезет домой все оборудование, которым пользуется в офисе. Стандартный набор для организации домашнего рабочего места у сотрудников нашей компании — это компьютер, монитор (один или несколько), периферия (клавиатура, мышь, аудиогарнитура, вебкамера), источник бесперебойного питания (UPS), сетевой фильтр. Также, если сотруднику необходим патч-корд для подключения компьютера к домашней сети, наш IT-отдел изготавливает провод необходимой длины или предоставляет беспроводной Wi-Fi адаптер.

В Меркури огромное количество тестовых девайсов. Необходимость забрать с собой мобильные устройства и их перечень согласовывается с непосредственным руководителем (или менеджером проекта)и QA-лидом и обязательно указывается в перечне оборудования, которое забирается с собой.

То же самое относится к SIM-картам — это ограниченный ресурс и важно проверять наличие SIM-карты в устройстве перед тем как унести девайс домой.

Всё ценное оборудование, оставшееся в офисе тоже лучше зарегистрировать и передать на хранение в IT-отдел.

2. Убедитесь, что после переезда домой у всех будет доступно необходимое ПО и информационные ресурсы.

Обычно даже внутри одной компании у каждого сотрудника индивидуальные потребности, поэтому данный пункт важно отследить и протестировать самостоятельно.

Если в вашей компании пока отсутствует постоянная онлайн-коммуникация между сотрудниками, определитесь с набором программ, которые вы будете использовать, чтобы поддерживать связь из дома. Установите их на рабочие компьютеры, чтобы сотрудникам не пришлось разбираться с этим самим.

3. При необходимости организуйте всем сотрудникам удаленный доступ к ресурсам локальной сети по VPN.

В Меркури удаленный доступ нужен не всем — многие сотрудники используют для работы только облачные сервисы. Поэтому системные администраторы предоставляют VPN-доступ по мере регистрации индивидуально, передают ключи, инструкции по настройке, помогают сотрудникам с возникшими затруднениями. Лучше запретить несанкционированную установку программ для обеспечения удаленного доступа к рабочему столу из Интернета.

4. Проверьте, что все неиспользуемые и оставшиеся на рабочих местах в офисе приборы обесточены.

Если на местах все-таки остались компьютеры или сервера, которые нельзя выключать, убедитесь что ваш IT-отдел в курсе их существования и вместе продумайте план по их последующей бесперебойной работе в условиях «карантина».

Помните, что никогда нельзя исключать возможных перебоев с электричеством поэтому к продумайте план на случай длительного отключения электроэнергии.

5. Ура! После проверки и сдачи расписки о приеме оборудования можно переезжать.

Как мы уже говорили, сотрудникам может понадобиться ваша помощь в перевозке. Компенсация затрат — один из методов решения задач, благо, в современных приложениях для заказа такси есть различные варианты, вплоть до грузового транспорта, а переслать чек поездки в бухгалтерию можно одним кликом.

В качестве альтернативного варианта можно использовать служебный транспорт, или попросить коллег с автомобилями помочь пешеходам и компенсировать им затраты на бензин. Главное не оставляйте сотрудников с этой проблемой один на один.

6. После переезда и установки оборудования дома, попросите коллег отчитаться об успешном (или не очень) результате.

Во время всего периода переезда важно, чтобы системные администраторы оставались на связи с остальными сотрудниками и помогали с решением возникнувших проблем.

Помните, что если ваш переход на удаленную работу временный, не стоит вкладывать неоправданно большое количество усилий и ресурсов в организацию новой системы коммуникации между сотрудниками. Сейчас очень много статей, где компании с огромным опытом удаленной работы дают советы новичкам, и часто они могут быть абсолютно неприменимы для вашего случая.

Сосредоточьтесь на главном: ваша основная цель — сохранить продуктивность и по возможности избежать непредвиденных трат.

Например, если у вас к этому моменту еще нет CRM-системы, и ее введение не входило в ваши ближайшие планы, такой стрессовый период для компании, как всеобщий карантин — не самое лучше время начать ее внедрять, как многие советуют. Если вашим коллегам, помимо адаптации к работе дома, еще и придется погружаться в тонкости работы с новым софтом, вам станет еще сложнее оптимизировать командную работу. Это же касается выбора мессенджеров — проведите опрос среди сотрудников и выберете самые распространенные.

Вот наши основные принципы онлайн-коммуникаций, которые мы забираем с собой на удаленную работу.

Такой список программ сформировался в Меркури не за один год и несмотря на большое количество ресурсов работает почти как часы — внутри каждого проекта свой набор. Если вы впервые беретесь всерьез за отладку онлайн-коммуникаций межде сотрудниками, не нужно распыляться, особенно в условиях ограниченного времени. Выберите минимальное количество доступных программ и используйте их.

Для отслеживания рабочего времени сотрудников мы давно разработали собственный ресурс. Из универсальных инструментов, можно использовать расшаренные гугл-календари и просить сотрудников отмечать там затраченное время на выполнение задач. Наиболее трудозатратный способ — ежедневные или еженедельные письменные отчеты, его мы категорически не рекомендуем.

Не рекомендуем так же устраивать созвоны по обсуждению рабочих вопросов каждые пять минут, и вести непрекращающиеся споры в рабочих чатах — это отнимает огромное количество времени и решение задачи, как правило, затягивается.

Доверяйте своим коллегам, ваша цель — помочь им адаптироваться к временным сложностям, а не устраивать тотальный контроль. Соблюдайте стандартные для вашей компании часы работы и большинство скорее всего будет относиться к своим задачам с тем же уровнем ответственности. А еще период карантина — отличная возможность протестировать различные программы, которые могут остаться с вами после возвращения в офис.

Большинство наших клиентов по аутсорс-разработке находятся в США, поэтому у нас уже очень хорошо налажен процесс онлайн-общения с ними. Даже в стандартном режиме работы бизнес-аналитикам довольно часто приходится общаться с заказчиком, находясь дома, а не в офисе. Разница во времени может достигать двенадцати часов, поэтому основной поток звонков начинается во второй половине дня и может продлиться до 11 вечера. Часто все, что необходимо для полноценного статус-митинга — это ноутбук, хорошая гарнитура и стабильное интернет-соединение.

Один из плюсов аутсорса в условиях карантина — мы берем все сложности удаленной работы на себя и клиентам не приходится беспокоится об этом.

В Штатах ситуация с распространением вируса обострилась раньше, чем у нас и еще пару недель назад клиенты начали интересоваться, готовы ли мы к переходу на удаленную работу и когда собираемся это сделать. Большинство сейчас в срочном порядке заняты таким же переходом внутри своих компаний и относятся к нашей ситуации с пониманием.

В России сейчас все экстренно переводят сотрудников на работу из дома, поэтому, с высокой вероятностью, объяснять причины ухода в онлайн клиентам не придется.

За 20 лет опыта у нас накопилось очень много историй звонков, когда подходит время митинга, я рядом капризничает ребенок (а иногда и не один), или сосед сверлит стену, или приходится отвечать на звонки по пути на работу. Заказчики тоже не подводят — регулярно звонят нам из Нью-Йоркского метро, едят в процессе митинга пончики, показывают нам дома (не всегда свои), детей, оружие и домашних любимцев. В процессе удаленной работы к таким вещам люди относятся с пониманием, в конце концов — это не навсегда, рано или поздно ситуация стабилизируется и мы все вернемся к своей любимой офисной рутине.

Для нашего собственного продукта настало непростое время. Из-за распространения коронавируса сначала отменились мероприятия у наших клиентов в Европе, а теперь и в России.

С другой стороны, многие мероприятия сейчас уходят в онлайн, а Ивентишес как раз создан для того, чтобы помогать организаторам переводить огромную составляющую ивента, в том числе нетворкинг и коммуникации, в мобильное приложение. Поэтому в ближайшем будущем мы надеемся укрепить свою позицию и работаем еще усерднее. Например в срочном порядке добавляем новую функцию — синхронизацию с сервисами для онлайн-трансляций. Обязательно поделимся своим опытом адаптации к суровым условиям рынка в отдельной статье.

У нас большой отдел поддержки, который тоже переводится на удаленную работу, но благодаря тому, что весь наш софт и телефония облачные, клиенты не почувствуют никакой разницы на время перехода.

Как бы внимательно вы не подошли к организации перехода на удаленную работу внутри своей компании, сложностей избежать не удастся. В связи со всеобщим карантином в школах и детских садах на «домашнем» режиме будут находится семьи в полном составе.

В такой ситуации формализация рутинных задач и замедление коммуникации между коллегами неизбежны. Для многих ваших сотрудников это очень стрессовая ситуация, поэтому постарайтесь помочь им справиться с ней без дополнительной нагрузки.

Если в вашей компании удаленное взаимодействие пока налажено не очень хорошо, рассматривайте «карантин» как возможность протестировать парочку новых программ для внутренних коммуникаций.

Конечно, такой переход для крупной компании — дело затратное, особенно в условии всеобщих «оплачиваемых каникул». Но какими бы не были убытки, переход на удаленную работу — лучший способ избежать массового заражения сотрудников, а во время государственных каникул — единственная легальная возможность для многих компаний сохранить свой бизнес.

Но какими бы не были убытки, переход на удаленную работу — лучший способ избежать массового заражения сотрудников, а во время всеобщих каникул — единственная возможность для многих компаний сохранить свой бизнес.