Учет, советы руководителю: организация бухгалтерского учета

Любой бизнес, особенно недавно созданный, требует решения большого количества вопросов. Один из важнейших – организация бухгалтерского учета. Руководитель компании или предприятия должен решить: пригласить бухгалтера (или нескольких) в штат, либо воспользоваться услугами аутсорсинга. У каждого из вариантов есть преимущества и недостатки, поэтому прежде, чем принять верное решение, с ними необходимо ознакомиться.

Среди преимуществ наличия на предприятии /в компании штатного сотрудника, занимающегося вопросами бухучета, следующие:

1. Возможность для руководства осуществлять постоянный контроль. Как говорится: «начальство сможет держать руку на пульсе». Это позволит своевременно отслеживать все процессы, выполняемые бухгалтером.

2. Достаточно часто штатный сотрудник занимает должность много лет, а значит, становится частью «единого организма», что положительно влияет на развитие бизнеса.

3. При возникновении проблем с финансами, бухгалтерией и пр. у руководителя есть возможность оперативно решить практические любые вопросы в этой сфере.

На этом преимущества наличия штатного бухгалтера заканчиваются. К сожалению, недостатков его присутствия больше:

1. Дополнительные расходы на выплату заработной платы, уплату налогов, взносов в ПФР и пр.

2. Затраты на приглашение независимых аудиторов при возникновении недопонимания между руководством и бухгалтерией.

3. В обязательные расходы придется включить траты на курсы повышения квалификации штатного сотрудника, канцелярию, обновления ПО, бухгалтерских программ и т.д.

4. Отпуск или болезнь сотрудника заставят руководителя срочно искать замену работнику.

5. Вероятное возникновение проблем во всей системе бухучета, которые возникнут после увольнения или ухода на пенсию штатного бухгалтера.

Это далеко не полный перечень минусов присутствия в штатном расписании бухгалтера. Например, такой сотрудник по закону не несет материальную (финансовую) ответственность за допущенные ошибки. Возможные в таких ситуациях штрафы и пени придется оплачивать организации. Более того, конечная ответственность всегда ложится на плечи руководителя или генерального директора.

Передача функций штатного бухгалтера приглашенному частному специалисту или компании называется «бухгалтерским аутсорсингом». Преимущества такого вида услуг давно оценили крупнейшие корпорации и фирмы мира. В частности, в развитых государствах более 90% компаний пользуются аутсорсингом. Самыми распространенными услугами подобного формата являются следующие:

1. Консультирование со стороны. В данном случае ответственное лицо просто получает консультацию профессионального бухгалтера. Например, он уточняет, каким образом рассчитать налог или заполнить требуемую декларацию, провести необходимую операцию и пр.

2. Аутсорсинг на выборочной основе, когда сторонний специалист выполняет часть работы. Например, он занимается исключительно отчетностью, а остальные функции и операции проводит штатный сотрудник компании (не обязательно бухгалтер).

3. Полный бухгалтерский аутсорсинг. В этом случае штат предприятия/компании не задействуется. Вся работа, связанная с бухучетом, выполняется профессионалом на аутсорсе. В частности:

· специалист рассчитывает заработную плату;

· обрабатывает документацию;

· осуществляет проводки кассовых операций;

· проводит работу с контрагентами;

· оформляет экспортные/импортные операции и пр.

Естественно, как и у штатного бухгалтера, у профессионала со стороны тоже есть плюсы и минусы, о которых руководитель/предприниматель должен знать.

Среди основных преимуществ такого вида услуг следующие:

1. Эффективность. Компании, предлагающие услуги аутсорса, имеют большой штат профессиональных бухгалтеров, каждый из которых специализируется на конкретной области. Например, на расчете заработной платы, аудите, на казначейских операциях и пр. Любой этап работы сопровождается внутренней проверкой. Это позволяет существенно снизить риски возникновения ошибок и последующих штрафов.

2. Отсутствует кадровая проблема. Руководителю предприятия/компании не надо думать о том, что бухгалтер заболеет или уйдет в отпуск в момент самого разгара работы и отчетность будет не доделана.

3. Существенное снижение расходов. Оплата услуг производится по факту проделанной работы. Выдавать зарплату за простое присутствие бухгалтера на рабочем месте, как это происходит со штатным сотрудником, не требуется. Кроме того, приглашенным профессионалам не надо оплачивать больничный, выдавать отпускные, платить за бухгалтера налоги и вносить взносы в ПФР.

4. В случае возникновения ошибок со стороны приглашенных специалистов, которые повлекут наложение штрафов, доначисление налогов и пр., аутсорсинговая компания компенсирует убытки за свой счет или за счет страхования услуг.

5. Высокий уровень конфиденциальности. В договоре обязательно присутствует пункт о неразглашении информации. Сотрудники компании аутсорса несут за это ответственность.

Недостатки у бухгалтерского аутсорсинга тоже имеются:

1. В некоторых случаях все же выгоднее содержать штатных бухгалтеров из-за очень большой отчетности. Это справедливо для больших компаний с очень крупными оборотами.

2. Отсутствие необходимости постоянного контроля со стороны руководителя может навредить, т.к. начальство при отсутствии совместного доступа не будет знать состояния бухгалтерии. Подобного можно избежать, оформив соответствующий доступ.

3. Отсутствует возможность в любой момент обратиться к бухгалтеру с вопросом. То есть, «под рукой» знающего специалиста не будет.

В принципе, при правильной организации работы компании бухгалтерского аутсорсинга и грамотном составлении договора об оказании услуг большинство минусов можно нивелировать.

Итак, после изучения преимуществ и недостатков бухгалтерского аутсорсинга, а также сотрудников в штате можно сделать вывод, что заключение договора на оказание соответствующих услуг со сторонней компанией в большинстве случаев выгоднее, чем содержание собственного работника. В первую очередь, речь идет о небольших компаниях и фирмах, а также частных предпринимателях. В некоторых случаях очень крупным корпорациям выгоднее иметь в штате бухгалтерский отдел, однако при правильной организации работы приглашенных специалистов аутсорсинг все равно будет предпочтительнее.

#бухгалтерскийучет #бухгалтерская_отчетность #бухучет