Функционал отдела снабжения. Отдел снабжения на предприятии, как сделать его максимально эффективным в Вашей компании?

Что же такое "Отдел снабжения" на предприятии и в чем заключается его функционал? Какие основные показатели существуют в отделе снабжения и как он должен быть организован для максимальной эффективности всех закупок в компании?

В этой статье постараюсь раскрыть все основные нюансы в работе отдела снабжения который занимается именно коммерческими закупками, без тендеров, 223 и 44 ФЗ.

На сегодняшний день трудно представить хоть один, даже самый маленький бизнес без закупок и снабжения, даже если в компании работает один сотрудник являющийся в одном лице директором, бухгалтером, продавцом, закупщиком и всем кем только можно быть - он точно что-то покупает. Это может быть канцелярия, расходные и упаковочные материалы если он что-то производит, не важно что это, но закупки точно есть в каждом бизнесе.

Так зачем же нужен отдел снабжения на предприятии ? Он нужен для полноценного функционирования бизнеса в не зависимости от направления этого самого бизнеса. На этапе становления компании собственник зачастую сам занимается снабжением, но наступает момент, когда времени на эффективные закупки не хватает и собственник задумывается о создании отдела закупок у себя в компании, и абсолютно все владельцы бизнеса хотят чтобы отдел закупок работал максимально эффективно. Так что же для этого нужно?

Основной и самой значимой функцией отдела снабжения является полноценное закрытие всех входящих заявок от инициаторов в кратчайшие сроки, будь то начальник департамента или же обычная офисная уборщица. Не важно, какое из подразделений компании нуждается в чем-либо, если необходимость есть - ее нужно закрывать!

Есть второстепенные но не менее важные функции:

1. Закупать дешево

2. Закупать вовремя

3. Закупать именно то, что нужно

4. Закупать в полном объеме

Чтобы отдел снабжения выполнял свои функции, очень важна система закупок на предприятии, согласно которой и должен проходить процесс закупок. Чем же так важна система закупок? Вся система должна быть описана и утверждена в регламенте закупок, который описывает каждый процесс в работе отдела снабжения от формы заявки до принципа по которому выбирается поставщик.

Регламент исключает львиную долю ошибок в процессе деятельности отдела закупок. При наличии грамотно составленного регламента каждое подразделение которое взаимодействует с отделом снабжения четко знает что оно должно сделать для того, чтобы отдел снабжения максимально эффективно и точно обработал запрос этого подразделения. Также каждый сотрудник отдела снабжения точно знает что он должен сделать со своей стороны чтобы удовлетворить запрос инициатора. Одним словом регламент - это свод четких правил, по которым и ведутся закупки в компании.

Для того, чтобы отдел снабжения выполнял поставленные задачи в срок и без нареканий, в компании должны быть подразделения которые напрямую или косвенно помогают отделу снабжения, такие как отдел логистики, складское хозяйство, административно-хозяйственный отдел (АХО). Также бухгалтерия и юридический отдел способствуют улучшению работы отдела снабжения. Все эти подразделения кратно увеличивают эффективность работы отдела снабжения за счет своей вовлеченности во все процессы, связанные с закупом товаров, логисты везут, склад хранит, АХО распределяют определенные группы товаров по всем отделам, юристы обеспечивают правовую базу, бухгалтерия производит учет и списание материалов. Все вышеперечисленные процессы так или иначе завязаны на процессе закупок.

Это самый сложный и ёмкий вопрос!

Не существует чёткого показателя, по которому можно отследить эффективность работы отдела снабжения, но есть очень много косвенных показателей.

Вот, к примеру, как понять, на сколько эффективно снабженец проработал поставщиков, на сколько он их отжал по цене, какое количество поставщиков он проработал, предлагали ли снабженцу заложить его "интерес", прорабатывал ли он заводы изготовители или же обращался только к перекупщикам? И еще много разных нюансов в работе отдела снабжения можно обозначить.

Для того, чтобы ответить на все вышеуказанные вопросы однозначно и понять, что Ваш отдел снабжения работает в полную силу, нужен определенный опыт и насмотренность, без этого можно бесконечно переплачивать поставщикам, постоянно кормить перекупов потому что снабженцу лень искать других поставщиков и ему комфортно скинуть заявку одному "своему" поставщику и смотреть Ютуб, зная, что этот поставщик пришлет счет на все позиции из заявки в конце дня и всех всё устроит, спустя рукава заключать хитро составленные договоры поставки по форме поставщика, в которых они не понесут никакой ответственности в случае чего и так далее.

И такое бывает как в огромных корпорациях с целыми департаментами закупок в 60-70 сотрудников, так и в небольших компаниях с отделом закупок в 3-5 сотрудников.

Отдел снабжения - это одно из основных и значимых подразделений на предприятии. Ведь неэффективные закупки могут стоить очень дорого для собственника компании и привести как к очень большим финансовым проблемам, так и в отельных случаях к уголовным проблемам если речь идет о компаниях у которых есть государственные контракты и они распоряжаются бюджетными деньгами.

Статья была написана командой UP Consulting - специалистами в вопросах аудита и формирования эффективных отделов закупок, создания систем закупок для среднего и малого бизнеса!

Просто напишите нам и наша команда проведет бесплатный аудит Вашего отдела закупок, это не займет много времени, но Вы четко поймете, на сколько эффективно работает Ваш отдел снабжения.

Это конфиденциально !

CEO UP Consulting

Евгений Климов