Как выстраивать бизнес-процессы в условиях кризиса на примере стартапа

Источник статьи ниже.

Ограничения, наложенные пандемией и последующим кризисом, сильно ударили по компаниям в разных сферах деятельности. Многие не смогли адаптироваться и были вынуждены окончательно закрыться. Другие, напротив, сумели найти выгоду даже в такой ситуации и оптимизировать свои внутренние рабочие процессы, перестроив их на дистанционный формат. Отличным примером может послужить онлайн-платформа Ntws.pro, чей антикризисный кейс мы хотели бы рассмотреть подробнее.

Как нам рассказали представители Ntws.pro, компания не стала дожидаться обострения ситуации вокруг пандемии и стала разрабатывать превентивный план действий. В его составлении большую роль сыграл опыт коллег и партнеров, которые к тому моменты либо уже перевели свои компании на удаленку, либо изначально работали по этой схеме. Это позволило избежать многих неочевидных проблем и ошибок и в кратчайший срок перевести весь штат на работу из дома без потери эффективности. Общее время подготовки — от стадии идеи до полной реализации — заняло чуть больше недели: 20 марта в Ntws.pro стали прорабатывать новый регламент, а 27-го было проведено собрание, где предложили всем желающим перейти на дистанционную работу. А уже к 1 апреля все сотрудники начали работать из дома.

Как мы уже сказали, избежать суматохи и ошибок при переходе помог четко сформулированный регламент. Его положения и структура требуют отдельного внимания. В нем прописаны требования по выстраиванию рабочего процесса. В этот пункт входили: подготовка отдельной комнаты, бесперебойный доступ в интернет, наличие наушников с аудиогарнитурой, запрет на работу с телефона, соблюдение делового дресс-кода, ограничение отвлекающих факторов, сокращение обеденного перерыва до 30 минут и так далее. Авторы регламента стремились сохранить привычные, ставшие негласными для офисной работы правила и донести, что изменилось лишь физическое пространство. Со стороны все требования могут показаться достаточно жесткими, но на самом деле авторы регламента старились учесть все нюансы личной жизни своего персонала. Например, они составили памятку, как подготовить родных, партнеров или соседей по аренде жилья к переходу на удаленный формат работы. В ней рассказывается, в каком ключе подать информацию, на что нужно сделать акцент, какие аргументы привести и многое другое, что поможет избежать обид или недопонимания между сотрудниками и людьми, с которыми они делят жилье.

Также регламент включал в себя основные задачи сотрудников, порядок действий при «переезде», проработанный план рабочего режима. Например, какой софт им потребуется на дистанционной работе, как подготовить перенос доступа иконтактов, как заполнять новые формы отчетности и так далее. Это позволило упростить и ускорить весь процесс, так как не приходилось отвлекаться на постоянные вопросы — у каждого сотрудника ответы на них уже были под рукой.

Помимо написания регламента и моральной подготовки персонала, в ntws были предприняты меры по техническому обеспечению. Заранее было установлено необходимое ПО, настроены все компьютеры, организована доставка их на дом и многое другое, вплоть до покупки батареек для мышек. Благодаря тому, что онлайн-платформа ntws.pro сама по себе является полноценным рабочим инструментом, а не только средством продвижения и продаж, список дополнительных программсостоял из TeamViewer, Skype и Zoom. Возросшая популярность и простота в использовании последнего и вовсе привела к тому, что Skype использовался только в редких случаях. Все остальные задачи успешно решались благодаря облачным сервисам вроде «Google Документов» или «Google Таблиц» с общим доступом. Когда необходимое оборудование развезли по домам, а сотрудники получили представление о новом формате работы, все перешли к выполнению своих обязанностей.

Пока многие компании пытались пережить кризис, сведя к минимуму финансовые потери, специалисты Ntws.pro изначально ставили главной задачей рост и повышение эффективности. Во-первых, на это повлияла специфика деятельности платформы: в нынешней ситуации спрос на электронное ОСАГО значительно возрос. Во-вторых, переход на дистанционную работу имеет ряд своих плюсов, которые при должном подходе можно обратить в факторы роста эффективности. Например, сотрудникам не нужно тратить по несколько часов в день на дорогу из дома в офис и обратно. Вместо этого они могут больше высыпаться и, соответственно, иметь больше сил. Необходимость в часовом перерыве на обед также отпадает, так как не нужно покидать офис, идти в заведение, ожидать, пока приготовят заказ и так далее. Вместо этого им нужно сделать пару шагов до кухни, где уже есть всё необходимое. При более детальном рассмотрении можно найти целый список преимуществ, которые можно применить для повышения продуктивности.

Чтобы отслеживать ту самую продуктивность, были введены отдельные меры. Например, штат специалистов по продажам был разделен на четыре команды: «Тигры», «Львы», «Гепарды» и «Рыси». Каждой команде назначался куратор, а под каждого отдельного сотрудника прописывался ежедневный kpi. Данные о проделанной работе они выгружали в заранее подготовленную онлайн-таблицу. Это позволяло в реальном времени отслеживать успехи каждой команды и поддерживать соревновательный азарт. Также в конце рабочей недели вычислялись общие показатели по команде, а победителей с лучшими результатами ждала награда в виде мотивационных бонусов. Например, разыгрывался командный поход в картинг. После отмены карантина, само собой.

Эмоциональное выгорание на работе стало уже чем-то привычным. Многие люди научились его преодолевать, но в условиях самоизоляции и карантина справиться с ним особенно сложно. Жизнь превращается в ремейк дня сурка: проснулся, поработал, позалипал во что-нибудь — и спать. Оставаясь долго в четырех стенах, сотрудники могут истощаться и терять энтузиазм еще быстрее. Понимая это, руководители Ntws.pro сосредоточились на ментальном здоровье своих подчиненных. Чтобы не сойти с ума, они регулярно созваниваются и общаются на разные темы, делятся новостями, рассказывают, как у них дела. Для борьбы с прокрастинацией они ведут общий список занятий и внедряют полезные ритуалы вроде подготовки рабочего места, обсуждения кейсов, проведения утренней зарядки или вечерней йоги и так далее. Это позволяет эффективно занимать свое свободное время и избегать эмоционального и физического застоя.

Также у каждого сотрудника прописаны цели, на которые до карантина просто не хватало времени. Например, посмотреть все сезоны «Рика и Морти», прочесть определенный список книг, научиться чему-то новому и так далее. При этом коллеги советуют друг другу что-то новое, дополняя варианты проведения досуга. Некоторые и вовсе пускаются в челленджи: одни бегают и сравнивают результаты, другие идут к цели в сто отжиманий за подход, третьи тренируют растяжку, а в самом начале проводился всеобщий конкурс на самое лучшее рабочее место. Всё это не просто уменьшает рутинность, но и сплачивает коллектив, что, безусловно, положительно влияет и на процесс работы.

Совокупность экономических факторов привела к тому, что немалая часть населения лишилась работы. Понимая это, специалисты Ntws.pro не только не сокращают штат, но и активно набирают людей в свою команду. Так, например, раз в неделю директор по продажам Владимир Коршунов проводит открытые вебинары, на которых рассказывает о деятельности компании, основных принципах работы, возможномзаработке и других нюансах. Как результат — уже во время карантина и дистанционной работы несколько человек вышли на стажировку. По истечении испытательного периода и возвращении в офис они станут полноценной частью команды. Таким образом, Ntws.pro не только демонстрирует стабильность для уже имеющихся сотрудников, но и создает столь необходимые в кризисной ситуации рабочие места.

Несмотря на то, что Ntws.pro демонстрирует рост эффективности даже в режиме удаленной работы, руководство компании уже разрабатывает меры по возвращению коллектива в офис. Этот процесс учитывает адаптацию сотрудников к работе из дома. Люди привыкли, что им не нужно тратить много времени на сборы и дорогу до своего рабочего места, поэтому они будут ощущать нехватку времени. У них снова будет перестраиваться режим дня, и в Ntws.pro это всё учитывается. Резкое возвращение к офисной работе может проходить сложно, поэтому руководство планирует сделать этот процесс более плавным, осуществлять его поэтапно и вводить уже другие мотивирующие инструменты. Благодаря всем предпринятым в ходе карантина мерам, компании не придется вновь наращивать свои объемы. Она изначально стартует с более высокой ступени.