Эффективность без переутомления: как руководителю управлять временем

Время для руководителя — один из самых ценных ресурсов. Если его неправильно распределить, может пострадать качество проекта и слаженность команды. Поэтому для любого лидера важен навык тайм-менеджмента. Рассказываем основные хитрости и приемы управления своим временем, которые вы можете применить уже сегодня.

Если грамотно использовать техники управления временем, ваша эффективность может вырасти в разы. Руководителю чаще, чем рядовому сотруднику, приходится сталкиваться с непредвиденными обстоятельствами: встречами, планерками, согласованиями, которые могут занимать несколько часов. То есть время для продуктивной работы резко сокращается, вам приходится переносить, откладывать дела, которые потом нарастают, как снежный ком.

Как решить эту проблему, задумывались многие управленцы, бизнес-тренеры и предприниматели. Однако чем больше психологи и коучи изучали продуктивность, тем больше крепло их убеждение, что не отсутствие времени мешает выполнить задачу качественно и в срок.

В 1955 году в журнале «The Economist» вышла статья, в которой вывели «закон Паркинсона» — работа заполняет ровно то время, которое вы готовы на нее потратить. То есть если вы решили, что час будете разбирать почту, это дело займет ровно этот час. Поэтому время и продуктивность не одно и то же. Гораздо важнее расставить приоритеты и научиться правильно себя организовывать, в этом и состоит суть тайм-менеджмента. Вот несколько простых, но работающих техник:

Специалисты по менеджменту советуют перед любым планированием дня или недели ответить на три вопроса:

Ответы на эти вопросы подскажут, на что можно не тратить так много сил, а какие дела поставить в приоритет. Одно из самых времязатратных занятий руководства — собрания. Если ваш день обещает быть в бесконечных онлайн-планерках, подумайте, какие из них действительно нужны, возможно какие-то нужно проводить не раз в неделю, а раз в две. А может быть, и вовсе их можно заменить небольшим общим письмом в общем чате.

Делегирование — тоже важный навык. Если задачу может выполнить другой сотрудник без потери качества, делегируйте и не переживайте — вы без работы все равно не останетесь. Вы теперь сможете более углубленно заняться приоритетными делами.

Как понять, что задача приоритетная — разделите лист на четыре квадрата. В первом напишите, что важно и срочно, во втором — что важно, но несрочно, в третьем — неважно, но срочно, а в четвертый впишите неважные и несрочные задачи. Так вы будете видеть наглядно, куда направить внимание. Очень часто работники сталкиваются с такой ситуацией — когда много дел и обязанностей, мы предпочитаем не делать ничего — откладывать, пить кофе и проверять мессенджеры. Эти нехитрые приемы помогут расставить приоритеты и победить прокрастинацию.

Работа на результат — все равно что восхождение в горы. Поэтому любой проект или начинание нужно делить на части, составлять планы или дорожные карты, как покорить новую карьерную вершину и не умереть от перегрузки.

Любое восхождение подразумевает экипировку. Для вас это удобный планировщик, записная книжка и режим дня.

Планировщик помогает увидеть картину дня, распределить силы и время. Эксперты по тайм-менеджменту советуют делать не просто списки дел, а сразу заносить в календарь или другое приложение, где есть разбивка по времени.

Записная книжка или заметки в телефоне — для быстрых записей и фиксации идей. Освобождайте голову максимально — используйте нужные инструмент. Все в памяти не удержать, зато легко потерять мысль, идею или концепцию.

Режим дня звучит скучно, но на самом деле это +100 к личной эффективности. Выспавшийся, сытый, отдохнувший человек, у которого сбалансированы дом и работа, запланированы регулярные тренировки работает намного лучше, чем тот, который живет одним днем.

Режим дня еще поможет определить ваше лучшее время. У каждого человека свои биологические ритмы, и есть периоды, когда мозг работает максимально легко, быстро и продуктивно. Чаще всего это раннее утро и поздний вечер. Специалисты по времени рекомендуют найти эти промежутки в своем дне и использовать их по максимуму. Также помимо работы и бытовых дел в расписании должно быть время для профессионального развития — обучение, конференции, чтение профлитературы. Развитие — один из ключевых факторов карьерного роста, и руководителю важно быть «в форме»

Очень частая ошибка амбициозных руководителей — пытаться сделать слишком много. Но обычно, чем больше человек суетится и торопится, тем меньше результат. Перевыполнение плана хорошо, когда есть для этого условия. И перевыполнение тоже нужно планировать, как бы странно это не звучало.

Для того, чтобы достигнуть максимума, нужно закладывать дополнительное время на форс-мажоры, правки и прочие непредвиденные обстоятельства. Если их не случится, вы выиграете время согласно своему плану. Если нет, вы не будете нервничать, срываться на команду, а просто использовать это специально заложенное время. Чем выше должность — тем больше таких неожиданных моментов случается.

Также постановка реальных целей не позволит вас демотивировать недостаточным результатом. Если вы запланируете «ого-го» работу, но не успеете по каким-то причинам ее сделать, это может неприятно задеть самооценку и ваши показатели. А вот если вы будете двигаться чуть медленнее и оценивать цели трезво, то с большей вероятностью достигнете приятных результатов, и это сподвигнет вас на новые дела.

А вы планируете свое время? Используете техники тайм-менеджмента или считаете, что эффективность от этого не зависит?