Топ-5 ошибок предпринимателей при работе с ассистентом. Как наладить эффективное взаимодействие
Ведение бизнеса — это постоянный поток задач, решений и стратегий. В таком ритме хороший ассистент руководителя становится необходимой поддержкой, который помогает разгрузить предпринимателя и повысить эффективность управления.
Однако эффективное сотрудничество возможно только при условии правильного подхода. Многие предприниматели совершают ошибки, которые мешают раскрыть потенциал тандема «руководитель — ассистент». В этой статье мы разберем топ-5 таких ошибок и дадим рекомендации, как их избежать.
Ошибка №1: Отсутствие четких ожиданий и границ
Часто предприниматели считают, что ассистент должен «сам догадаться», какие задачи приоритетны или каким образом их выполнять. Это может привести к недоразумениям и снижению эффективности взаимодействия.
Как избежать:
- Четко формулируйте задачи — что именно нужно сделать, в какие сроки и какой результат вы ожидаете. Здесь поможет метод постановки задач по SMART.
- Проведите обсуждение ожиданий. Расскажите о ваших подходах к работе, ключевых приоритетах и особенностях в вашей нише.
- Установите границы: четко определите, какие задачи входят в обязанности ассистента, а какие — нет.
Пример: Если вам важно, чтобы еженедельный отчет по проектам был готов именно к утру понедельника, уточните это сразу, а не ожидайте, что ваш помощник сам об этом догадается.
Ошибка №2: Недоверие и микроменеджмент
Некоторые предприниматели испытывают сложности с делегированием, боясь потерять контроль над процессами. В результате ассистент сталкивается с постоянным вмешательством и избыточным контролем, что затрудняет развитие его самостоятельности и ответственности, необходимых для выполнения более сложных задач.
Как избежать:
- Начните с небольших задач — делегируйте ассистенту простые, но важные поручения, чтобы оценить его подход.
- Установите регулярные точки контроля. Например, проводите короткие встречи раз в неделю, чтобы обсудить результаты и планы.
- Доверяйте профессионализму: помните, что вы наняли ассистента, потому что он обладает нужными навыками.
Пример: Вместо того чтобы проверять каждую деталь презентации, объясните ключевые ожидания и задачи. Попросите помощника подготовить черновик с основными показателями и графиками, а затем внесите комментарии. Это сэкономит ваше время и позволит ассистенту проявить инициативу.
Ошибка №3: Перегрузка задачами
Когда ассистент становится «универсальным солдатом», выполняющим всё подряд, это может приводить к выгоранию и снижению качества работы. Задачи теряют приоритет, а эффективность команды падает.
Как избежать:
- Расставляйте приоритеты — вместе с ассистентом определяйте, какие задачи самые важные на текущий момент, чтобы избежать потерю времени на второстепенные дела.
- Используйте системы управления задачами. Например, Kaiten, WEEEK или аналогичные платформы. Это упрощает отслеживание прогресса и минимизирует риски пропуска наиболее важных и срочных дел.
- Учитывайте возможности ассистента: поручайте задачи по его компетенциям, а для узкоспециализированной работы нанимайте подрядчиков. Ассистент при этом может контролировать выполнение, чтобы результат соответствовал ожиданиям.
Пример: Если вы просите ассистента организовать мероприятие, не поручайте ему одновременно вести еще и маркетинговую кампанию — распределите задачи по времени или привлеките дополнительные ресурсы.
Ошибка №4: Игнорирование профессионального развития ассистента
Многие предприниматели воспринимают ассистента исключительно как исполнителя. Однако развитие навыков ассистента важно для повышения его квалификации и пользы для бизнеса.
Как избежать:
- Предоставляйте возможности для обучения: оплачивайте курсы, тренинги и профессиональные мероприятия. Например, в нашей бизнес-школе АС доступно корпоративное обучение, что поможет повысить профессионализм ваших секретарей и помощников.
- Уделяйте внимание обратной связи — регулярные обсуждения с ассистентом помогают улучшать его работу и развивать профессиональные навыки.
- Включайте ассистента в стратегические процессы. Дайте ему возможность участвовать в принятии решений. Это позволит ассистенту лучше понять бизнес и повысит его вовлеченность и ответственность.
Пример: Если ассистент проявляет интерес к маркетингу, предложите ему пройти курсы и взять на себя задачи по ведению соцсетей или ведения контент-стратегии, чтобы он мог вносить конкретный вклад в продвижение бизнеса.
Ошибка №5: Недооценка роли ассистента
Предприниматели иногда считают, что ассистент выполняет исключительно организационно-административные задачи и не способен внести реальный вклад в развитие бизнеса. Это ошибочное убеждение ограничивает потенциал сотрудничества.
Как избежать:
- Оцените скрытые навыки. Ассистенты часто приходят из самых разных профессий, и их предыдущий опыт может быть полезен для разных задач. Оцените, какие навыки они могут применить в вашей компании, помимо очевидных.
- Используйте прошлый опыт ассистента. Если он работал в продажах, он может внести идеи по улучшению клиентского сервиса. Если работал в логистике — оптимизировать процессы.
- Поощряйте инициативу — создайте условия, при которых ассистент сможет предлагать решения и улучшения. Признавайте его вклад публично, чтобы мотивировать его работать с энтузиазмом.
Пример: Если ваш помощник раньше работал администратором в кофейне, он наверняка обладает навыками работы с клиентами и решения проблем. Такие умения можно использовать для улучшения взаимодействия с клиентами компании и быстрого реагирования на нестандартные ситуации в офисе или в ходе переговоров.
Ассистент, идеально подобранный под цели и задачи вашего бизнеса, может стать ключевым элементом вашей команды. Он не только разгрузит вас, но и поможет достичь новых высот благодаря своим компетенциям и вовлеченности.
Однако найти такого ассистента — задача не из легких. Именно поэтому мы предлагаем вам воспользоваться услугами нашего агентства по подбору ассистентов. Оставьте заявку, перейдя по ссылке, и мы свяжемся с вами, чтобы обсудить подробности подбора помощника, который идеально подойдет вашему бизнесу!