Недооцененным фактом является то, что ВСЕ договоренности с сотрудниками нужно оформлять в письменном виде.
Ключевой момент – ВСЕ и ПИСЬМЕННО. Для чего это нужно?
Это необходимо для того, чтобы в будущем можно было в точности и в деталях воссоздать эту договоренность. В начале сотрудничества как будто бы неловко фиксировать на бумаге какие-то детали относительно сотрудничества или условий, но еще более неловко становится, когда со временем кто-то забывает детали соглашения или искажает их. Что касается письменных договоренностей, также можно отметить, что многие люди вообще к этому не привыкли и могут не понять и даже обидеться, если им предложить оформить все на бумаге. Но дело в том, что на кону стоит будущее сотрудничество, и то, насколько гладко оно будет проходить.
Особенно часто возникают споры, связанные с деньгами. На старте, руководитель имел в виду одно, а сотрудник услышал совершенно другое. При этом они пожали друг другу руки и начали работать. Но, не выяснив до конца вопросы, связанные с функционалом, результатами, сроками получения результатов, отпуском, премиями и т.д., каждый для себя представляет свою картину. И далее события развиваются следующим образом: руководитель не получает ожидаемых результатов от сотрудника в те сроки, в которые, как он думал, тот должен уложиться. И это дает руководителю повод наказать его «рублем». Но тут несогласие возникает у сотрудника, так как, по его мнению, на старте не было договоренности об урезании премий и зарплаты. Разгорается спор и в результате, либо сам человек увольняется, либо его увольняют.
Итог - проиграли оба. И самое интересное в этом во всем, что правы, по сути, тоже оба.
Что нужно было сделать на старте? Всего-навсего проговорить и составить письменное соглашение, в котором было бы описано, что ожидает одна сторона и что другая.
Этот документ можно назвать: «договоренность», «соглашение», «обязательства», «условия сотрудничества» или как-то по-другому, как вам больше нравится. И не обязательно делать так, чтобы этот документ имел юридическую силу. Это может быть просто «джентльменское соглашение» или просто памятка. Суть в том, чтобы на старте сотрудничества, условия взаимодействия, или то, о чем договорились, было написано на бумаге с подписями обеих сторон. Примеров того, когда письменные договоренности «спасали» отношения между руководителем и подчиненным также много, как примеров, когда отсутствие документа переросло в большую проблему для обеих сторон.
Одна ситуация, это когда обе стороны не прояснили полностью ожидания и нюансы по поводу сотрудничества, и в итоге у каждого своя идеальная картина. А другая ситуация заключается в том, что вроде бы прояснили всё, но не позаботились о том, чтобы зафиксировать это письменно, и по истечению времени некоторые моменты начали забываться. К примеру, сотрудник может забыть, что в его обязанности, как договаривались, входит еще несколько пунктов. Причем руководитель хорошо помнит, что он говорил об этом, а сотрудник нет. И здесь не имеются в виду определенные люди, которые обычно делают вид, что чего-то не помнят. Речь о том, что сотрудники действительно могут иногда забывать некоторые вещи, особенно если это связано с функциями, которые выполнять не очень комфортно или не очень понятно как.
Кстати, и сам руководитель может забыть подробности устной договоренности. А значит допустить ошибку в управлении и демотивировать сотрудника. Если шеф забыл о том, что после года работы или после выполнения определенного плана, он обещал наградить подчиненного, то это однозначно уронит «боевой дух» сотрудника и вызовет большое несогласие с руководителем. А также создаст прецедент для невыполнения своих обязательств. И это включает в сотрудничестве так называемую «нисходящую спираль». Стороны начинают игнорировать выполнение каких-то условий изначальной договоренности, оправдывая это тем, что эта ситуация двусторонняя. В итоге, проигрывают все. Одному теперь нужно искать новую работу, а другому нового сотрудника.
Уверен, что каждый руководитель слышал однажды от подчиненного вопрос: «а где это написано?». Также и сам руководитель мог не раз задавать такой же вопрос сотруднику. А значит, нужно больше дисциплинировать себя в том, чтобы писать. Не стоит игнорировать тот факт, что договоренность, «брошенная» на бумагу, может помочь вам – как руководителю избежать серьезных ошибок в управлении людьми, которые порой обходятся очень дорого для компании. И в случае возникновения разногласий и споров в будущем (которые возникают не так редко, как хотелось бы), у вас всегда будет под рукой документ, благодаря которому вопрос быстро разрешится. Конечно же, для многих это непривычный образ действий, а кто-то уже слышал не раз о том, что нужно писать, а не просто проговаривать. Но, как показывает мой опыт, люди снова и снова наступают на эти «грабли». Поэтому, обязательно используйте «письменные договоренности», как инструмент руководителя в управлении персоналом.
Успехов!
Котов Евгений Игоревич,
владелец компании «Practicum Group»