“Корпоративный портал - это сердце коммуникаций внутри компании”

Как сделать популярную CRM-систему корпоративным порталом, адаптировав ее функционал под запросы команды с помощью собственных разработчиков? Историю внедрения возможностей Bitrix24 в деятельность крупной компании со сложной организационной структурой рассказала менеджер по корпоративной культуре и коммуникациям Группы SRG Илона Устинова.

– Битрикс24 изначально ведь не выступал в роли корпоративного портала Группы SRG?

– Битрикс появился в компании еще в 2019 году, но тогда он использовался просто как CRM-система, причем только для одного Бизнеса (“Социальная устойчивость предприятий”). Корпоративным порталом мы его сделали собственноручно. Сейчас благодаря Битриксу сотрудники Группы SRG могут не только упростить себе работу, но и коммуницировать между собой. К тому же у нас он выполняет роль корпоративной информационной площадки, на которой публикуются новости.

– С чего началась трансформация?

– Битрикс был просто CRM-системой до 2022 года, пока однажды, просматривая его меню, я не наткнулась на пустой раздел “База знаний”. Обратилась к руководителю IT-отдела Бизнеса “Социальная устойчивость предприятий” Сергею Иванову с просьбой рассказать мне о разделе, объяснить, как его можно наполнить. Тогда-то и появилась мысль создать “Базу знаний” для команды Бизнеса. В первую очередь хотелось с помощью Битрикса упорядочить внутренние документы, которые на тот момент у сотрудников либо отсутствовали, либо хранились на разных ресурсах и не всегда были актуальными. Это касалось кадровых и нормативных документов, инструкций, анкет и регламента внутрикорпоративной оценки ПРОФИ, заявок на разгрузку/погрузку и тд. Надо было объединить и структурировать всю эту информацию, чтобы все находилось в одном месте, да еще и с визуальной поддержкой.

В дальнейшем в раздел было добавлено еще 9 “Баз знаний” разных тематик и под разные задачи. Самая популярная из них - “База знаний HR”. Каждый сотрудник может найти в ней исчерпывающую информацию, связанную с организационными вопросами: куда и к кому обращаться по тем или иным вопросам (в какое здание, какой кабинет, на каком этаже). Там же можно узнать, в какой банк приходит зарплата и когда начисляется, выгрузить кадровые документы - заявления на отпуск, на перенос отпуска, на изменения персональных данных. Все это теперь находится в “Базе знаний”, причем в самой актуальной версии.

В разделе хранится и информация по льготам, где расписаны все преимущества работы в нашей компании: реферальные программы, занятия в фитнес-клубах на особых условиях, корпоративный спорт, новогодние подарки детям сотрудников и многое другое.

Все изменения в “Базе знаний” сразу транслируются сотрудникам с помощью портала.

– Получается, некоторые опции из тех, что ты описываешь, уже были заложены в CRM Битрикс, а какие-то - внесены дополнительно…

– Что-то было, что-то писалось под нас руководителем IT-отдела Бизнеса “Социальная устойчивость предприятий”, ведь изначально Битрикс был платформой именно этого подразделения. Позже подключили к системе всех сотрудников Группы. Из написанного конкретно под нас - раздел, где хранятся все анкеты по прохождению оценки ПРОФИ, которую 2 раза в год проходит каждый сотрудник Группы, работающий в компании не менее 6 месяцев. Оценивание происходит каждые полгода и позволяет увидеть прогресс на пути профессиональных достижений и поработать над слабыми сторонами. По результатам оценки составляются индивидуальные планы развития сотрудников, и они тоже хранятся в Битрикс. Доступ к этим документам имеют только специалисты HR-подразделения, но каждый сотрудник может запросить у нас свои анкеты и планы развития.

Также были добавлены строки в личные карточки сотрудников: “мои задачи в компании”, “название офиса”, в котором работает сотрудник, “номер кабинета”. Если человек трудится удаленно, это тоже обозначено в карточке.

– Когда функционал трансформированной CRM-системы решили масштабировать на всю Группу?

– В прошлом году к платформе были подключены все сотрудники Группы SRG. Мы многократно получали запрос от коллег на появление общекорпоративной платформы, ведь у нас разные Бизнесы коммуницировали в разных каналах и экосистемах, а единого информационного поля не было. Сейчас корпоративный портал объединяет все подразделения Группы, сотрудники которых работают и коммуницируют в рабочем порядке на самых разных ресурсах.

– Почему, на твой взгляд, адаптировать CRM-систему под функционал корпоративного портала было правильным решением?

– Корпоративный портал - это сердце коммуникаций внутри компании. Он облегчает взаимодействие сотрудников, ускоряет доступ к информации и помогает повысить общую эффективность работы. На портале легко обмениваться данными и ставить задачи, удобно вести совместные проекты. Он предоставляет общую площадку для обсуждения проектов и обмена идеями, ускоряет рабочее взаимодействие и делает его прозрачным.

Для меня Битрикс - это то место, где все мы чувствуем себя частью команды. Наши сотрудники работают не только в разных подразделениях и офисах, но и в разных городах. Портал помогает почувствовать, что мы - вместе.

Кроме того, Битрикс выполняет функции общего информационного пространства, ведь в новостной ленте обозреваются основные события компании, рассказывается о корпоративных мероприятиях, изменениях, делаются объявления.

– Вернемся к трансформации CRM-системы в корпоративный портал Группы SRG. “Базой знаний” же дело не ограничилось?

– После “Базы знаний”, которая закрыла основные потребности коллектива в плане где что найти, на платформе появился еще один раздел с исчерпывающей информацией о Группе SRG и направлениях ее работы. Сюда мы добавили историю компании, достижения по годам с упоминанием, какие продукты создали, какие проекты запустили. Отдельно была освещена социальная деятельность компании - поддержка детей и молодежи в изучении точных наук, организация физико-математического турнира “Золотые умы Алтая”, а также помощь детскому приюту “Покров” (эта инициатива родилась в коллективе SRG много лет назад). Для сотрудников Бизнеса “Социальная устойчивость предприятий” предусмотрели возможность быть в курсе корпоративных событий (публикуем небольшие отчеты и фото с мероприятий).

После этого запустили работу над разделом “Интерактивная карта офиса”. Для удобства команды Группы SRG мы отрисовали план зданий, этажей и кабинетов. С помощью интерактивной карты теперь легко можно найти любого сотрудника, достаточно вбить его фамилию в строку поиска, чтобы узнать где находится его рабочее место. Кроме того, на карте отображаются фотографии сотрудников. Это удобная опция: у нас же большая компания, не все друг друга знают в лицо.

– Можно ли сказать, что за время работы с “Базой знаний” и другими дополнениями к платформе ты стала фанатом Битрикс?

– Я активно пропагандирую эту систему. В пополнение “Базы знаний”, создание интерактивной карты офиса и других возможностей портала было вложено много сил. Одни разделы наполнялись, другие - за ненадобностью удалялись. “База знаний” на нашем портале - это мое детище, очень его люблю, всем о нем рассказываю. Я вижу, насколько полезным этот раздел может быть, знаю, сколько возможностей он предоставляет сотрудникам. Мы продолжаем его “допиливать”. Я всегда прислушиваюсь к пожеланиям сотрудников, собираю обратную связь. Мы стали размещать информацию, которую часто запрашивают сотрудники у коллег, тем самым облегчив доступ к ней для всех. Периодически делаем рассылку с напоминанием: есть “База знаний”, информацию о том-то и том-то можно посмотреть здесь.

– Какие возможности портала являются самыми полезными, на твой взгляд?

– Очень здорово, что была визуализирована достаточно сложная структура Группы SRG: 4 Бизнеса плюс Управляющая компания. Пришлось вносить в Битрикс данные более, чем 400 сотрудников, распределяя их по группам и отделам в соответствии со структурой. Это была очень трудоемкая задача. Для каждого сотрудника нужно было создавать подгруппу, и вручную все перетаскивать в общую структуру. Зато сейчас все очень удобно: каждый из нас, особенно это касается новичков, может ознакомиться с тем, как устроена Группа SRG. Благодаря визуализации становится ясна иерархия, понятно, к кому можно обратиться по рабочим вопросам. Это очень помогает при ведении совместных проектов. Скоро в структуре появится возможность создавать отдельные команды, объединяющие сотрудников, которые работают над одним проектом. Можно будет выводить эти команды за пределы структуры, добавлять заместителей и тд.

На портале есть раздел “Группы”, где каждый сотрудник может создать группу - открытую или закрытую. У нас есть и общекорпоративные группы, такие как “Библиотека” и “Фитнес”.

Можно создавать общие чаты, отдельные каналы, где будут, допустим, публиковаться новости конкретного отдела или новости об изменениях в законодательстве, интересные конкретному подразделению.

В последнем обновлении Битрикса появилась еще такая опция как создание Коллабов для ведения совместных проектов с внешним клиентом. Он может подключаться к платформе, но при этом не видит ничего, кроме информации о своем проекте. Сохраняется переписка с клиентом, он может запланировать для нас мероприятие, допустим, встречу, ведется календарь. И даже видеоконференции, которыми так активно пользуются сотрудники SRG, также могут быть доступны для клиентов: достаточно прислать им ссылку. Во время конференции можно вести переписку, доступную клиенту, и сохранять запись видеозвонка. Коллабы - это возможность взаимодействовать с внешними клиентами без перехода на сторонние платформы.

– СДО ведь тоже добавили на корпоративный портал?

– Да, не так давно там появилась еще одна опция - Система дистанционного обучения. Мы создали сквозные ссылки для единого окна входа. Это удобно: не надо запоминать пароли, достаточно один раз авторизоваться, и потом за один клик сотрудники могут оказаться в личном кабинете и проходить обучающие курсы по своему выбору.

– Что стало самым сложным в процессе внедрения возможностей Битрикса в рабочие процессе компании?

– Наверное, самое сложное - это вовлечь сотрудников.

– Это было следующим вопросом: как отнеслись к нововведению сотрудники Группы SRG?

– Мы понимали, что при внедрении любых новшеств надо быть готовыми к длительному процессу адаптации коллектива. Каким бы ни был удобным функционал инструмента, требуется время, чтобы он стал привычным. Особенно, если раньше сотрудники работали по-другому. У нас после внедрения “Базы знаний” коллеги на начальном этапе продолжали пользоваться старыми привычными инструментами. Как уже было сказано, раньше всех возможность оценить функционал “Базы знаний” получила команда одного из подразделений Группы - Бизнеса “Социальная устойчивость предприятий”. Сейчас все его сотрудники активно используют Битрикс для выгрузки документов и решения многих рабочих вопросов. Теперь, когда Битрикс масштабирован на всю Группу, мы дали время сотрудникам всех Бизнесов компании, чтобы они привыкли к новому функционалу. Естественно, есть определенный дедлайн: наступит момент, когда мы закроем другие источники информации, и останется только “База знаний” в Битриксе.

– А ленту новостей на портале читают сотрудники?

– Пока еще не все коллеги заходят в Битрикс на ежедневной основе. Но это объяснимо: расширили мы портал на всю компанию в сентябре, сейчас ежедневно на нем присутствует половина авторизованных пользователей. Я считаю, что это хороший результат, но цель, которую мы ставим - 100-процентная вовлеченность сотрудников. Преимущества новостной ленты - это возможность голосовать, комментировать, ставить лайки и реакции, особенно это актуально для корпоративных конкурсов. Есть возможность отправить благодарность сотруднику на его личную карточку и подсветить этот момент либо отделу, в котором трудится работник, либо всем сотрудникам. Эта функция доступна для всех, с ее помощью можно отметить коллегу из другого отдела, например, за содействие в решении какой-то задачи.

Руководители активно пользуются Доской почета для поощрения подчиненных. Это тоже элемент обратной связи.

– Какие опции востребованы меньше, чем тебе бы хотелось?

– Мало пользуются разделом “Задачи и проекты”, который очень помогает планированию и показывает реальную загрузку сотрудника (сколько у него задач, успешно ли они закрываются). Опция является одновременно и элементом контроля. Можно одну задачу ставить на всю команду и распределять подзадачи по конкретным сотрудникам. Я в своей работе пользуюсь этим разделом каждый день, считаю его очень полезным даже как составляющую тайм-менеджмента, которая позволяет заранее готовиться к каким-то проектам. Скоро разработчики Битрикс планируют добавить в “Задачи и проекты” отчетность. Руководитель сможет выгружать отчеты об эффективности работы сотрудников и об их загрузке, чтобы правильно распределять задачи.

– В Битриксе есть своя нейросеть, называется CoPilot. Можешь рассказать об этом подробнее?

– Да, недавно система Битрикс предоставила нам обновление с искусственным интеллектом. Нейросеть выполняет функции ассистента в разных ролях, например, эксперта, менеджера по продажам или аналитика. Можно написать запрос в чат, и получить консультацию ассистента. CoPilot можно подключить и когда пишешь сообщение в новостной ленте. Он предлагает исправить стилистику, улучшить текст, структурировать и даже продолжить его в случае необходимости.

Скоро появится функция протоколирования встреч сотрудников: CoPlilot записывает все, что происходило на конференции и обозначает поставленные задачи, расписывает роли. Нейросеть будет делать ремарки по ходу встречи и давать рекомендации, например, советовать перефразировать задачу, чтобы она стала понятнее.

– Что тебе больше всего запомнилось во время работы над платформой?

– Сейчас я смотрю на наш портал в его нынешнем состоянии и просто радуюсь тому, что коллегам теперь доступно так много полезных функций. Благодаря Битриксу значительно упростилось взаимодействие с бухгалтерией, теперь не нужно никуда ходить со счетами на оплату и согласовывать их, достаточно запустить бизнес-процесс. Аналогично и с сервисными службами, такими как, IT и АХО.

– Есть ли какие-то планы, как еще можно использовать функционал Битрикс?

– Мы планируем запустить по каждому подразделению форумы - открытые площадки для обсуждения разных тем и обмена мнениями. На них можно будет задавать вопросы экспертам, чтобы они смогли быстро помочь. Это удобно и для удаленных сотрудников, и вообще для всех членов команды. И еще одно новшество: мы решили разнообразить новостную ленту и запустили серию интервью с сотрудниками. По тематике эти интервью делятся на 2 категории: 1) “Наша жизнь” - коллеги расскажут о себе: своих интересах, планах и достижениях, 2) “Наши амбассадоры” - о лидерах компании, которые поддерживают и развивают корпоративные ценности.

– Что бы ты посоветовала тем, кто собирается внедрять изменения на корпоративных платформах?

–Во-первых, нужно быть готовыми к тому, что адаптация займет время. Это нормально, зато потом все усилия себя оправдают. А еще я бы рекомендовала вовлекать сотрудников в процесс с самого начала. В данном вопросе сбор обратной связи - это самое важное. В SRG все идет исключительно от команды. Если бы от коллег не было запросов, не было бы и нововведений. Мы очень признательны сотрудникам, которые продвигают все новшества, связанные с платформой, в своих подразделениях. Радует, что все вовлечены. Значит, результат нашего труда востребован.