ПИСАТЬ НЕЛЬЗЯ ОТЛЫНИВАТЬ (P.S. Тут про регламенты для тех кто не любит их писать)

Сегодня я расскажу вам про опыт написания регламентов. Надеюсь, что он будет вам полезен, и вы сможете справиться с теми трудностями, которые возникают на пути к созданию грамотной документации. 🙃
Извечная проблема: как начать

Всё начинается с маленькой и простой проблемы: как же описывать и регламентировать процессы. Это действительно вызов, знакомый каждому из нас. Очень сильно я это почувствовала, когда будучи операционным директором в рекрутинговом агентстве, получила задание от шефа: «Напиши регламент — ничего сложного!»

Ха! Это «небольшой» регламент оказался для меня настоящей пыткой, и я всеми способами откладывала его написание на потом. Прошло три недели, прежде чем я поняла, что больше не могу оттягивать момент. И знаете, что из этого вышло?

Трансформация документа в произведение искусства. Я «творила» свой первый шедевр две недели: открывала документ, закрывала, и так по кругу. Но однажды, собравшись с духом, я дописала и сдала регламент. О, как я была горда, когда мой руководитель назвал его «лучшим регламентом, который он когда-либо видел!» Мой документ получился подробным, структурированным и..... очень ярким. Однако, спустя несколько лет, открыв его, я едва смогла удержать слёзы: как же я могла увлечься наивным дизайном?

Разноцветные блоки и шрифты всех размеров впрямь были «разукрашкой», сложно воспринимаемой для сотрудников, нужно отдать им должное, они использовали этот документ.

История номер 2

Документы компании должны иметь единый стиль, понятную структуру и четкие правила оформления.

Я этому научилась благодаря своему опыту в колл-центре, где работала в большой команде (200 + человек).

Так вот, в колл-центре с 200 операторами, руководил молодой, но амбициозный предприниматель, который внедрил систему, где всё происходящее должно было документироваться. Это было изумительное отношение к регламентам!

Инструкция по составлению инструкций была прописана до мелочей: какой шрифт использовать, какой размер текста, правила оформления списков. Сначала это казалось абсурдным, но вскоре я поняла, что такие правила дают бизнесу мощный фундамент, помогая новым сотрудникам быстро адаптироваться и делая процессы более прозрачными.

Ещё одним незабываемым откровением стало правило по названию документов.

Название документа должно было следовать строгой структуре: две буквы — направление или отдел, нижнее подчеркивание, согласованное название, ещё одно нижнее подчеркивание и дата последнего исправления. Эта простая схема сделала работу с базой знаний значительно более удобной: сэкономило множество времени и усилий, убрала хаос в документах.

Из моего опыта могу выделить несколько ключевых моментов, которые помогут в написании регламентов:

1. Сохраняйте единый стиль оформления — это делает документы более профессиональными и читабельными.

2. Пропишите инструкции по написанию инструкций, чтобы избежать путаницы в будущем. Каждый сотрудник должен понимать, как создать качественный документ.

3. Определите правила названия документов, что упростит поиск и актуализацию информации.

4. Используйте простые и понятные форматы — регламент должен быть доступным для восприятия.

5. Не забывайте включать регулярное обновление регламентов в бизнес-процессы.

Мои регламенты, которые как говорится "Бери и внедряй" доступны в бесплатном боте "Базы знаний" - @HR_Business_Help_bot😊