Как самим воплотить задуманное в жизнь

Что такое команда мечты для любого работодателя? Это сообщество людей, обладающих не только необходимыми компетенциями и готовностью эффективно работать, но и инициативностью, стремлением совершенствовать работу за счет, например, автоматизации или внедрения каких-то новых инструментов. Если же эти сотрудники не только вносят рациональные предложения, но и готовы сами их реализовать, это уже какой-то высший пилотаж. В этом интервью эксперты Бизнеса “Социальная устойчивость предприятий” Группы SRG Никита Поповский и Глеб Горин расскажут, как не только придумали способ автоматизировать бизнес-процессы для себя и коллег, но и воплотили свои замыслы в жизнь.

- Вы работаете экспертами по спецоценке условий труда. Как получилось, что вы стали еще и разработчиками программ?

Никита: Первая инициатива, которую мы предложили коллегам, возникла из-за низкой пропускной способности лаборатории при ручной выгрузке данных в систему ФГИС Росаккредитации. Наше подразделение занимается специальной оценкой условий труда (СОУТ). Как известно, каждая организация (кроме работодателей-физлиц, ИП, компаний без штата и компаний, где весь персонал трудится дистанционно или надомно), независимо от сферы деятельности, обязана проводить СОУТ раз в 5 лет. Цель - выявление и оценка имеющихся на рабочем месте потенциально вредных и опасных факторов производственной среды и трудового процесса Для проведения СОУТ по закону работодатель должен привлечь специализированную независимую экспертную организацию, аккредитованную в Минтруда и располагающую собственной лабораторией. Группа SRG и является такой аккредитованной организацией. По итогу СОУТ все протоколы, которые мы выдаем, а их очень много, должны быть выгружены в личный кабинет Федеральной государственной информационной системы в области аккредитации (ФГИС Росаккредитации). Только за 2023 год было оформлено порядка 3000 комплектов протоколов, это около 20 000 файлов, в 2024 году - порядка 3500 комплектов протоколов и 23 000 файлов соответственно. Обычно ассистент лаборатории вручную переносил данные с протоколов (все приборы, методики, фамилии наших сотрудников, адреса компаний, где мы проводили измерения) в определенные графы в личном кабинете ФГИС Росаккредитации. Нам захотелось этот процесс автоматизировать за счет пакетной выгрузки протоколов в систему.

- Как происходила реализация задуманного?

Никита: Как раз в то время, когда нам пришла идея автоматизировать процессы, разработчики программы “Аттестация 5.1”, в которой мы оформляем документы, сделали обновление по пакетной выгрузке. Первым делом я пошел на сайт разработчика этой программы, почитал о функционале обновления, чтобы понять принцип работы выгрузки и узнать, что потребуется для запуска в работу нужного нам функционала. Оказалось, нужно было получить коды идентификации из личного кабинета ФГИС Росаккредитации для каждого прибора нашей лаборатории, каждой методики и каждого сотрудника SRG, которые занимаются измерениями в рамках проведения СОУТ. Если с приборами и сотрудниками проблем не возникло, поскольку они были занесены в личный кабинет, то с методиками было сложнее: их нет в открытом доступе, поэтому пришлось запрашивать коды у техподдержки Росаккредитации. Процесс оказался небыстрый, поэтому изначально функционал выгрузки был запущен без методик. В целом же общение с техподдержкой Росаккредитации заняло примерно месяц, прежде чем я смог получить все коды, внедрить их в нашу базу данных и привязать их ко всем приборам и методикам. Дальше я с помощью коллеги Анастасии Масловой начал тестировать работу пакетной выгрузки. После того, как мы выгрузили пробные пакеты и поняли, что у нас все получилось, я внедрил этот функционал в работу всей нашей команды.

- Но на спецоценке условий труда вы ведь не остановились?

Никита: Да, на очереди у нас был производственный контроль. В соответствии с Федеральный законом № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» компании обязаны осуществлять производственный контроль. Что туда входит? Проведения лабораторных исследований и испытаний, контроль за соблюдением санитарно-эпидемиологических требований и проведением профилактических мероприятий в процессе производства или оказания услуг, а также при транспортировке, хранении и реализации продукции. Для осуществления этого контроля, как и в случае с СОУТ, компании привлекают аккредитованную организацию. Группа SRG предоставляет услугу производственного контроля, и здесь опять же появляется необходимость автоматизировать выгрузку протоколов с результатами проверки. Поскольку она осуществляется не в той программе, которая используется для протоколов СОУТ, нужно было искать другой подход. Об этом лучше расскажет Глеб, он занимался реализацией выгрузки.

Глеб: У нас уже был свой внутренний продукт - программа для оформления результатов производственного контроля, которая представляет из себя надстройку для Excel, написанную на VBA. Чтобы реализовать функционал выгрузки, надо было написать с нуля код для этой надстройки и внедрить ее в работу. Основная проблема, которая при этом возникла, заключалась в том, что операторы, которые необходимы для реализации данной задачи, были мне мало известны либо совсем неизвестны, поэтому я разбил задачу на несколько этапов. В воплощении задуманного в жизнь мне помогал Chat-GPT, в том числе, с изучением новых операторов, а также при отладке кода и поиске ошибок. Все завершенные маленькие задачи я в итоге собрал в один большой код. Оставалось протестировать работу решения по выгрузке. Все прошло успешно, и мы запустили функционал в работу во всем нашем направлении. Надо сказать, что работа еще не совсем завершена: на сегодняшний день мы реализовали только функцию подтягивания кодов на приборы. Методики пока в разработке, но в скором времени внедрим и их.

- Насколько ваше решение помогло упростить работу коллег?

Глеб: Нам удалось сократить время выгрузки протоколов в систему ФГИС Росаккредитации в 2 раза. Соответственно, увеличилась и пропускная способность нашей лаборатории.

- Вы разработали также протоколы под Клинские методики СОУТ. Расскажете об этом подробнее? Что это за методики?

Глеб: Существует институт Охраны и условий труда, расположенный в городе Клин Московской области. Его эксперты разработали методики проведения спецоценки условий труда. В связи с этим нам поступила задача от руководителя лаборатории Группы SRG внедрить в нашу работу совершенно нам незнакомый новый формат протоколов, созданный под эти методики. Для начала нужно было понять, сможем ли мы вообще изменить форму протоколов, которые нам предлагает разработчик программного обеспечения. Я проанализировал информацию, предоставленную разработчиком, и пришел к выводу: изменить формат можно. Далее протоколы необходимо было отредактировать, но так как шаблоны находятся в формате xsl, который я не знал, как открыть и редактировать, поэтому обратился за содействием к нашему руководителю отдела информационных технологий и автоматизации процессов Сергею Иванову.

- В этот раз не стали прибегать к помощи искусственного интеллекта?

Глеб: В этот раз все от начала и до конца делали люди. Сергей помог разобрать код и структурировать его, чтобы я мог понимать, что с этим можно дальше делать. После того, как мы создали один шаблон протокола, этот код надо было распространить на остальные примерно 15 шаблонов. Параллельно с этой работой проходило согласование с руководителем лаборатории, которая давала рекомендации, что еще можно внести, что нужно убрать.

- Что стало самым сложным в процессе реализации этой инициативы?

Глеб: Основной трудностью, с которой мы столкнулись, стало ограниченность функционала, который нам предлагает разработчик программного обеспечения.

- И как вы решили проблему?

Глеб: Я связался с разработчиком, и по итогу нашего общения он внес глобальные обновления в программу, что позволило нам обновить свой функционал. Когда сводные протоколы были готовы и соответствовали нашей форме и нашим требованиям, корректно работали и выгружались в системы всех нужных инстанций, необходимо было собрать еще и одиночные протоколы, но об этом лучше расскажет Никита.

Никита: Поскольку у нас есть заказчики, которым мы выдаем именно одиночные протоколы, необходимо было подбить их под новый формат сводных. С задачей я уже был знаком, так как много раз редактировал эти шаблоны. В процессе работы возникла одна сложность: протоколы содержали определенные поля для заполнения, и которых в одиночных протоколах было гораздо больше, чем в согласованных сводных. Нужно было придумать, как эти поля убрать. Просто удалить было нельзя: шаблон переставал работать, выдавая ошибку, и не давал оформить протокол.

- Нашли решение?

Никита: Пришлось включить смекалку. Я просто уменьшил размер ненужных полей до минимума и перекрасил их в белый цвет. На функционал это не повлияло, зато все работает.

- Как вы сообщили о внедрении вашей разработки коллегам?

Глеб: Прежде чем анонсировать наше решение коллегам, которые работают в сфере спецоценки условий труда и производственного контроля, мы написали инструкцию, как пользоваться этой разработкой. Здесь нам очень помогла Алина Петренко. Оставалось сделать окончательный тест нового функционала, и здесь я должен поблагодарить Марию Иващенко за помощь. Как только выяснили, что все работает отлично, оповестили всех коллег о необходимости переходить на новые протоколы. Теперь все новые проекты реализуются нашей командой с использованием созданных нами инструментов. Возникают некоторые трудности по оформлению протоколов, но это нормально для процесса внедрения чего-то нового. Совсем скоро будет анонсировано внедрение новых функций, которые еще больше упростят работу.

- Была ведь еще и третья инициатива?

Глеб: Да, мы придумали, как сократить время рутинной работы по оформлению актов отбора проб с помощью автоматизации. Собственно, эта задача определилась еще в период работы над функционалом для произведенного контроля. Дело в том, что для выдачи наших протоколов для некоторых измеряемых параметров необходимо оформлять дополнительную документацию, которую мы всегда делали в ручном режиме и тратили на это много времени. Коллеги, которые занимаются производственным контролем, обратились к мне с вопросом, возможно ли этот процесс как-то автоматизировать. Я пришел к выводу, что все это можно структурировать так, чтобы все действия, которые сейчас делаются руками, производились программно. Снова разбил задачу на небольшие этапы и выполнял их постепенно: писал макросы, использовал Chat-GPT для написания сложных макросов, оптимизации и отладки кода. Все получилось. Сейчас функционал запущен в полном объеме. Он позволил нам значительно оптимизировать работу.

- А можно поконкретнее? Насколько значительно?

Глеб: Если раньше мы на формирование актов отбора проб тратили сутки, сейчас - от 2 до 5 минут.

- Прекрасный финал для интервью. Спасибо за рассказ и удачи вам!

Очевидно, Никита и Глеб не собираются останавливаться на достигнутом. Их пример доказывает: если есть задача - найдется и решение. Главное - не бояться к этой задаче подступиться, делить ее на маленькие составляющие, как любит говорить Глеб Горин, и постепенно двигаться вперед.