Карьера
Digital-агентство WGG

Как мы в агентстве запустили бота, который помог нам не сойти с ума

У нас есть бот Григорий, и мы его очень любим. Честно, не будь Григория — не было бы и нас. Хотите узнать, как функционирует агентство с большим штатом и не сходит с ума? Сейчас расскажем!

С расширением штата стало очевидно, что в офисе начинается война за переговорки, а организовать брейншторм — целый квест. Нужно пробежаться по офису и собрать в кучу всю команду, кто-то обязательно путал время или просто терял бронь в очередном ежедневнике. Нам понадобился диджитал. Такой диджитал, чтобы нажал на кнопку, и забронировалась переговорка, а каждый коллега получил уведомление «12:00, бриф, явка обязательна, приходи в большую переговорку». А ещё мы очень хотели автоматизировать многие процессы в офисе, особенно те, которые связаны с согласованием, оформлением документов и хранением полезной информации. Поэтому мы совместно с айтишниками разработали управляющего бота.

Но прежде, чем мы расскажем про его магию и то, как он искоренил хаос в офисе, хотим поделиться историей Grerory.Bot. Почему же именно Григорий и зачем вообще он нужен агентству?

Хьюстон, у нас проблемы, как назовём бота?

Идея создать бота зародилась в далеком 2019 году. Задача была не из лёгких, но мы справились! После того, как у нас получилось составить тз для айтишников, пришло время выбирать имя нашему новому диджитал-помощнику.

И тут мы вспомнили, как когда-то наш коммерческий директор, который всегда считал роботов эффективнее людей, напугал директора подразделения WGG Enterprise Григория Бушмица, что и его однажды заменим машиной. Настало время исполнять обещание. Только мы всё же решили, что Гриша незаменим. Но это не помешало нам назвать виртуального двойника Gregory.Bot.

Наш любимый Гриша на аватарке бота в Telegram

Это всё, конечно, увлекательно, но что там с самим ботом?

Grerory.Bot — это наша собственная управляющая система, войти в которую можно как через веб-сервис, так и благодаря Telegram. С менеджерской стороны бот помогает оптимизировать работу. Так выглядит бот в веб-версии:

Календарь

На главном скрине бота — «Календарь». В нём сотрудники видят по вертикали время, а по горизонтали даты, названия переговорок и других ресурсов: график отсутствий, машиноместо. Любой сотрудник может открыть цветной блок и увидеть, что и кто делает. Брони сотрудники ставят через Telegram, в котором можно найти имена коллег и их контакты. Вот так выглядит пошаговое бронирование:

Самое полезное в боте то, что он не позволяет единовременно ставить брони в одном месте и не даёт разрывать коллег на несколько планерок. Плюс, через телегу можно проверить брони сотрудников или свои на определённый день. А ещё он обязательно напомнит о плановом собрании. Так что не получится придумать отмазку, почему ты не попал на встречу с гендиром — бот предупредит вечером за день в 18:00 и второй раз за 15 минут в день брони.

А что ещё есть в телеге?

_____

1. Прямая ссылка на «Базу знания» для самых пытливых;

2. «Корпоративная почта» для тех, кто постоянно теряет номера и емейлы коллег;

3. Прямая ссылка на веб-версию;

4. Бонусы от проектов;

5. «Полезные ссылки», которые мы сформировали из популярных запросов коллег;

6. А ещё тут можно внести предложения по улучшению офиса. Например, разрисовать стены из баллончиков или поставить ещё один фикус.

Отпуска и отсутсвия

Если сотруднику срочно нужно полететь на море, чтобы помедитировать в кругу балийских шаманов, то он нажимает «Отпуска» и отправляет на согласование даты отдыха. Тут же можно увидеть свои дни отсутствия и причины.

Личный график отсутствий
График отсутствий коллег / за день

Выставить счета

Тут же хранятся шаблоны для выставления счетов. Если, например, нужно напомнить клиенту, что у него висит долг, то сотрудник нажимает кнопку «Выставить счёт клиенту» и заполняет форму.

Помимо счетов для клиентов в боте есть шаблон «Выставить счёт на оплату», который предназначен для внутренних трат. Те же проджект-менеджеры часто пользуются платными приложениями для ведения аккаунтов. Чтобы оплатить пользование, они заполняют форму ниже, и компания оформляет покупку.

База знаний

Ещё, кстати, у нас в агентстве есть Отдел обучения, который заботится о профессиональном росте сотрудников. И специально, чтобы каждый мог подготовиться к внутренним экзаменам, в боте есть «База знаний» с инфой, которой не учат в университетах. Каждый обучающий блок сформирован на основе опыта агентства и специфики клиентов. Например, учитывая, что у нас много проектов из медицины, то мы уделяем этой сфере особое внимание. Если интересно подробнее узнать про медицинский интернет-маркетинг, то не забудь прочитать нашу статью.

Для каждого отдела свои обучающие пакеты. Вот примеры названий статей:

Проекты

Тут же в боте можно следить за проектами в режиме Live. Команды вместе с таргетологами видят информацию по бюджетам и периодам ведения.

Мы решили ничего не выдумывать, а узнать у сотрудников, за что они любят виртуального Гришу

Аня Лукашова, маркетолог. Это же очень удобно, когда у компании есть площадка, которая синхронизирует работу всего агентства. У нас нет рваной коммуникации, нет рваного документооборота. Бот обеспечивает единую систему от бронирований на 15 минут до выставления счетов и отслеживания трат.

С менеджерской позиции мне удобно то, что можно на несколько месяцев вперёд забронировать плановые встречи. Например, у нас есть собрания по офферам, основным задачам и т.п., которые проходят еженедельно. Я просто ставлю одно бронирование и размножаю его до конца квартала. Тем более, в бронировании ты же ставишь коллег, так что им тоже приходят оповещения.

Ещё круто, что в общем календаре видна загруженность всех сотрудников. Иногда коллеги в расписание ставят какие-то личные дела, которые немного захватывают рабочее время. Это тоже удобно, потому что ты не будешь ему названивать, пытаться найти в офисе. Всё прозрачно.

Настя Божанова, проджект-менеджер. Во-первых, очень удобно посмотреть данные о клиентах. Особенно, в тот момент, когда ты выставляешь счет. Не нужно искать данные о клиенте в документах или чатах. Заходишь в бот, нажимаешь две кнопки, и у тебя появятся вся инфа.

Во-вторых, круто, что в боте есть функция «полезные ссылки», которая упрощают поиски документов. Ещё нравится, что есть функция «Корпоративная почта», которая позволяет в два клика найти почту или номер телефона любого сотрудника. Не нужно ломиться в общие чаты, чтобы найти коллегу. Если ты постоянно забываешь личную почту, то бот напомнит тебе логин и пароль.

Тот самый Гриша Бущмиц, директор подразделения WGG Enterpise. Скажу, чем я постоянно пользуюсь. Для меня самое главное — календарь. Я всегда могу посмотреть, какие встречи и на какой день запланированы. У меня постоянно какой-то завал с бронями, их в день может быть до 10-ти.

Удобно выставить счёт клиенту, посмотреть заявления на отсутствие. Для меня основное — это финансовые показатели проектов, за которыми очень удобно следить: какие остатки бюджета, какие счета выставлены. Плюс, у меня есть личная история с бонусами, которые я могу отслеживать и распределять внутри команды.

Арина Анисимова, таргетолог. Во-первых, удобно отслеживать начало и конец отчётных периодов, потому что проектов много и запомнить всё трудно. А заносить себе в таблицу — не удобно. Для таргетологов очень ценно — это то, что мы видим бюджет на ту или иную социальную сеть. В том числе, мы видим, сколько у нас осталось средств. Опять таки не нужно самостоятельно рассчитывать и вручную заносить в таблицы. Мы видим, какие счета выставляем, сколько их: это полностью исключает ошибки в расчетах. Единственное, что ты делаешь — это просто выставляешь счёт буквально за пару минут.

Ещё очень круто, что таргетологи могут настраивать выгрузку лидов. Мы подключаем выгрузку для клиентов через наш бот, затем им автоматически приходят заявки в Telegram-бот или на почту. Нам не приходится вручную копировать и отправлять клиенту.

А как вы организуете работу в штате?
Какой штат? Я фрилансер, одной рукой пишу контент-план, а другой делаю диз
А для кого придумали Google.Таблицы? Вот мы все там. Формулы — это очень удобно 
У нас в агентстве всё просто: кто успел первым забежать в переговорку, тот и забронировал
Постоянные игры на выживание, чувствуем, что отделы скоро пойдут друг на друга войной
У нас своя автоматизированная система
Показать результаты
Переголосовать
Проголосовать
{ "author_name": "Digital-агентство WGG", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 3, "likes": 7, "favorites": 23, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 232679, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 26 Apr 2021 12:30:34 +0300", "is_special": false }
0
3 комментария
Популярные
По порядку
1

Не заменимый бот - Григорий 😃

Ответить
0

Клёво!

Ответить
0

Хреновая организация в командах это уже какая-то классика. Работала с разными людьми и проектами и постоянно была одна проблема - как собрать всех в кучу. Спасали только общие чаты, но из-за флуда вечно терялась важная инфа. Бот это рил спасение, особенно, если людей в команде становится всё больше)

Ответить

Комментарии

null