Автоматизируем рабочую рутину и экономим время: топ-10 задач, которые давно пора передать специальным сервисам
О рабочих инструментах под каждую задачу тоже, конечно же, рассказываем.
Бизнесу и специалистам приходится работать со всё растущим объёмом данных — как во внутренних, так и во внешних процессах. И тратить на их структурирование и хранение много времени не хочется, да и не надо. Собрали примеры работающих в России инструментов для автоматизации десяти рутинных задач бизнеса.
Управление внутренними процессами компании. Обмен документами между отделами и согласования проходят быстрее, если реализовывать их в единой цифровой среде. С этой задачей эффективно справляются корпоративные SaaS-решения: отдаёте умеренную плату за обслуживание и получаете организованное пространство, в котором сотрудники могут совместно работать, коммуницировать и отслеживать задачи.
Примеры: Битрикс24, Pyrus, Аспро.Cloud.
Роботизация рутинных задач. Обработка документов, интеграции и веб-автоматизация — типовые, но долгие процессы, если сотрудники выполняют их вручную. Специальные RPA-сервисы позволяют создать и интегрировать в вашу работу программы-роботы, которые возьмут подобные задачи на себя.
Примеры: Sherpa RPA, Primo RPA, ROBIN RPA.
Учёт рабочего времени сотрудников. Понимать, сколько работают ваши подчинённые (ну или ваши коллеги) — особенно актуальная задача для руководителей удалённых команд. Но современные сервисы — это не программы слежки, а многофункциональные инструменты, которые помогают и самим сотрудникам. Например, в них можно оценивать продуктивность и эффективность работы над отдельными задачами по оптимизации нагрузки.
Примеры: actiTime, Time Doctor, Clockly, Yaware.TimeTracker.
Управление задачами и проектами. Канбан-досками сегодня никого не удивишь: это визуально понятная система постановки задач, назначения ответственных, отслеживания сроков и статусов. Современные инструменты дополнительно дают возможности для удобной коммуникации внутри задач, настройки системы напоминаний и отслеживания времени.
Коммуникация с клиентами. Коробочные и облачные решения берут на себя весь комплекс задач в части общения с клиентами и управления контактами. Вы больше не теряете историю взаимодействия, не ищете скрипт перед каждым звонком и можете полностью автоматизировать рассылки и напоминания.
Примеры: Mango Office, Телфин, Naumen Contact Center SaaS.
Обработка и поиск данных. В эпоху, когда всем правят нейросети, важно уметь использовать их правильно. ИИ-помощники помогают автоматизировать поиск по документам, классификации, OCR и обработку естественного языка.
Примеры: MTS Ai, Content Ai, RiChat.
Отчётность и документооборот. Надеемся, что все, у кого есть хотя бы один клиент, уже не работают со счетами, актами и налоговой документацией вручную, но всё-таки не можем проигнорировать этот важный блок сервисов. Они не только автоматизируют подобную работу, но и помогают избежать в ней неприятных ошибок.
Примеры: Контур Экстерн, Астрал Отчёт 5.0, 1С‑Отчётность.
Визуализация данных. Быстрее обрабатывать большие объёмы данных и сразу представлять их в визуально удобном формате помогают BI-платформы. Такой сервис сам сформирует за вас отчёт и дашборд, визуализирует показатели и поможет принять решения на основе данных.
Примеры: Tableau Public, PIX BI, Навигатор BI.
Хранение и систематизация заметок и идей. Собирать базу знаний и идеи развития — необходимость для любого бизнеса. Простые и гибкие онлайн-инструменты с удобными настройками доступа помогают всё надёжно хранить, красиво оформлять и удобно упорядочивать.
Примеры: Evernote, Zametker, Блокнот.ORG.
Проверка грамотности текстов. Последний по порядку, но не по значению блок задач — обеспечение грамотной коммуникации с клиентом. Конечно, живого корректора интернет-сервисы полностью не заменят, но большого количества обидных ошибок точно позволят избежать.
Примеры: Orfogrammka, PR.CY, RussianCorrector.com.
А какие инструменты и сервисы используете вы для автоматизации рабочей рутины? Делитесь в комментариях!