Интервью с Асей Муфтахиной: про менеджмент, найм и мотивацию в тендерном отделе

В то время как кто-то строит дома, города и дорожные развилки, кто-то другой по кирпичику выстраивает тендерные отделы… ну или помогает это делать.

В октябре в гостях у Тендерплана побывал человек не совсем обычный. Непосредственно с процессом закупок она соприкасается лишь на 20%, зато оставшиеся 80% посвящает тому, чтобы помогать тендерным компаниям масштабироваться и множить прибыль.

Встречайте и знакомьтесь — Ася Муфтахина — стратег и бизнес-консультант. С 2010 года в поле её внимания «выросли» 20 тендерных отделов. О том, как это было, мы пообщались лично.

Начало не всегда должно быть идеальным. Когда нет опыта, что-то обязательно пойдет не так — или ошибку в документации не доглядишь, или с себестоимостью просчитаешься. Это нормально. На чем еще учиться, если не на собственных ошибках. Ошибки — не повод останавливаться.

Первый тендер нашей гостьи тоже был не самым радужным. Её задачей было отправить студентов на стажировку за границу, в Швейцарию. Тогда они не успели подать заявку и упустили контракт. Но первый неудачный опыт не помешал ей построить карьеру успешного предпринимателя и самой начать обучать руководителей тендерных отделов.

При внедрении любого изменения в привычные процессы логично происходит откат, особенно когда дело касается тендерных отделов с численностью от 10 и более сотрудников.

Возможен саботаж или негативная реакция сотрудников — например, при внедрении новой системы оценки продуктивности. В таких ситуациях важно готовить руководителя морально и технически.

По мнению спикера, бизнес на тендерах — не лёгкий способ заработка, ведь для успеха требуется тестирование десятков ниш и понимание рисков и целей своего бизнеса. Однако, не все руководители тендерных отделов это осознают.

Часто стоит разговор о создании тендерного отдела без структурных изменений. Это не всегда верно, ведь собственник или директор часто не знает, как правильно обучать руководителей. Подходящих кандидатов на роль руководителя тендерного отдела может и не быть вовсе.

Часто такой специалист оказывается не готов к проблемам внутри коллектива, особенно если он «вырос» до руководителя из тендерного специалиста. Без управленческих навыков ему может быть сложно.

Чтобы решить, нужен ли компании целый отдел для участия в тендерах, нужно сперва понять в какой ситуации находится компания.

Ситуации могут быть такими:

Тендерный отдел будет работать как надо, если он соответствует следующим критериям:

Управляемость и эффективность. Управляемый отдел достигает поставленных целей, а эффективный делает это в установленный срок.

Доход сотрудников тендерного отдела зависит от разных показателей, в том числе и от типа отдела и формата работы.

Проектный отдел — тот, который работает от поиска тендера до получения денег. Из плюсов — проектное управление, когда один человек ответственен за весь процесс участия в тендере. Из минусов — если человек ушёл, то часть бизнеса может быть потеряна.

Функциональный отдел берет на себя только кропотливую работу, но по всем проектам одновременно. Расчётчик производит расчёт и принимает решение об экономической целесообразности участия. Другой специалист упаковывает это всё в заявку и массово подаёт. Потом идут аукционы, переторжки, подписание контракта — много мелкой, но необходимой работы.

Есть также деление тендерных отделов на теплые и холодные:

Теплые тендерные отделы работают с тёплыми заказчиками, т.е. лояльными и постоянными клиентами. Их задача — корректно сформировать документацию и подать заявку.

Холодные отделы работают с холодными заказчиками, т.е. новыми и незнакомыми. Они берут объемами и подают много заявок по всевозможным нишам.

Ася поделилась с нами образом специалиста, который точно будет хорошим дополнением любой компании.

Хорошего тендерного специалиста отличает:

От личности руководителя зависит многое. Жаль, что харизму нельзя купить или выработать. К счастью, есть и практические вещи, которым можно легко научиться даже новичку.

Что нужно, чтобы стать идеальным руководителем тендерного отдела?

Как консультант по бизнес-системам, Ася всё равно периодически примеряет амплуа тендерного специалиста, чтобы быть в контексте и знать, как процессы работают изнутри. Закон обновляется чуть ли не ежемесячно, площадки перестраивают интерфейсы, да и компания в целом не может быть статична.

Функции бывают аналитические, мотивационные, планирования, организации и координации.

Защита своего отдела от влияния «потусторонних сил» — еще одна важная функция, и тоже его. Такая защита помогает оградить сотрудников своего отдела от «негативной энергии» других руководителей. Например, отдела продаж или даже собственника.

В теории есть много разных стратегий онбординга новых сотрудников, но в реальном мире это чаще происходит в три этапа:

Наша гостья честно поделилась своим опытом работы с системой Тендерплан и выделила несколько удобных (и не очень!) фишек, которыми ее команда пользуется каждый день:

4. Управление через метки — процессные, событийные, по сотрудникам. Через них они контролируют процессы, выгружают данные для дальнейшего анализа и даже простраивают воронку.

5. Назначение ответственных позволяет зафиксировать тендер за конкретным сотрудником, что достаточно удобно.

6. Документы и чат внутри карточки тендера. С помощью этой опции можно прикреплять свои документы, общаться и вести историю работы с конкретным тендером прямо внутри Тендерплана.

7. Ася также отметила удобный интерфейс системы.

Попросили поделиться Асю своими наблюдениями за тем, как меняется сфера найма и устройство тендерных отделов. Вот ряд инсайтов:

Спросили у Аси также о том, как заранее подготовить тендерный отдел к грядущим изменениям. К таким относятся, например, законодательные изменения — повышение НДС или снижение порога для УСН-щиков с 2026 года.

По мнению Аси, подготовиться заранее можно, но не стоит делать из этого задачу номер один, ведь перспектива — это лишь небольшой плюс к развитию. Лучше всего решать вопросы по мере их поступления.

А вот готовить сам коллектив к изменениям можно заранее таким образом:

Работа с тендерами — для тех, кто ценит стабильность, хочет зарабатывать и при этом недостаточно экстраверт, чтобы работать в продажах. Средняя заработная плата по Москве на ноябрь 2025 года от 80 000 до 180 000 тыс. рублей.

То, о чем говорит Ася, это скорее теплые закупки, но и холодные не ассоциируется с чем-то сверх-выматывающим.

На рынке уже есть большое количество адекватных профессионалов, но и зайти в эту сферу с нуля тоже вполне реально. Профессионализм в этой сфере важен, но не так, как соответствие корпоративной культуре. Однодневного тренинга хватит, чтобы дать базу, а вот личные качества изменить сложнее.

В заключении мы не могли не спросить нашу гостью про то, как она относится к искусственному интеллекту и какие инструменты использует. В целом — картина положительная.

Сейчас она использует чат GPT для анализа документации, расчета критериев и частично в аналитике. Это не требует навыков программирования или высокого уровня промптинга — описал задачу и получил результат. И да, GPT умеет анализировать заявки, но за ним нужно тщательно перепроверять. Это, увы, неизбежно.

Не анализирует через ИИ Ася юридическую часть документации — на риски, например, или на соответствие законодательству. Будем надеяться, что в будущем ИИ сможет стать более эффективным в таких задачах.

Работала главным специалистом по инновациям и привлечению инвестиций в аэропорту Шереметьево, доросла до руководителя отдела, чтобы потом уйти из найма в предпринимательскую деятельность.

С 2017 года работает на себя и консультирует представителей малого бизнеса.