Инструменты и принципы менеджера-универсала

У менеджера в агентстве обычно нет одной конкретной роли, а иногда так происходит — что ПМу нужно вывозить 10+ проектов.

Ты можешь вести веб-проект, параллельно — брендинг, считать экономику, закрывать вопросы по документам, общаться с заказчиком, помогать команде в маркетинговых или продуктовых задачах, проводить пресейлы и, конечно, тушить пожары.

Поэтому для меня рабочая система — это не про один идеальный сервис. Это про набор инструментов и привычек, которые помогают держать проекты в понятном состоянии.

Notion я использую как основное рабочее пространство.

Там веду проекты, статусы, планы, базы, заметки, ссылки, этапы, задачи, материалы по пресейлам и все, что важно не потерять.

Плюс в Notion удобно собирать диаграмму Ганта для планирования. Когда несколько процессов идут параллельно, важно видеть не только список задач, но и сроки: где этап, где согласование, где зависимость от команды или клиента.

Google Sheets — это база, его я использую для расчетов.

Сметы, экономика проекта, часы, маржинальность, разные сценарии и быстрые таблички, кэшфлоу, планирование продаж с текущими заказчиками — все это чаще удобнее делать именно там.

Notion хорош для структуры, но для нормальных расчетов таблицы все еще самый простой вариант. А если надо сделать быструю смету этот дедовский способ — мастхев.

Telegram использую как быстрые заметки.

Туда удобно скинуть мысль после встречи, вопрос клиенту, ссылку, голосовое, формулировку или идею, которую нужно не забыть.

Telegram для меня — это не финальное хранилище, а буфер. Все важное потом нужно переносить в нормальную систему, иначе заметки просто теряются.

Обычно я работаю так:

Контур — сейчас самая стабильная и удобная связь в РФ, на мой взгляд.

Также я использую его для записи и расшифровки встреч.

Это помогает вернуться к словам клиента, проверить договоренности, собрать задачи после созвона и не спорить потом, кто что имел в виду.

Особенно полезно на пресейлах и больших встречах, где важно не просто зафиксировать список задач, а нормально понять контекст.

Outlook — для почты и официальной коммуникации.

В мессенджерах удобно быстро обсуждать вопросы, но важные решения, документы, счета, договоренности и подтверждения этапов лучше держать в почте.

Так проще возвращаться к истории и меньше риск потерять важное.

Нейросетки использую как вспомогательные инструменты.

ChatGPT помогает быстро собрать структуру, подготовить вопросы, разложить заметки, набросать черновик письма или посмотреть на задачу с другой стороны.

Perplexity иногда использую для быстрого поиска информации.

Notion AI — чтобы приводить в порядок заметки, расшифровки и большие куски сырой информации.

При этом нейросетки не заменяют понимание задачи. Они помогают ускорить работу, но финальное решение, смысл и ответственность все равно остаются на менеджере.

ЭДО — это Контур Диадок.Ван лав.

В 2026 году никакого бумажного документооборота быть уже не должно.

Акты, договоры, закрывающие, согласования — все должно уходить через ЭДО. Это быстрее, чище и сильно снижает количество ручной возни с документами.

На мой взгляд, Google-документы сильно удобнее всего, что сейчас есть в Яндексе.

Для текстов, комментариев, совместной работы, правок, ссылок и быстрых документов это пока самый понятный и привычный вариант.

ИМХО, но в агентской работе это важно: документ должен просто открываться, нормально шариться и не бесить людей на каждом втором действии.

Google Calendar использую для встреч, созвонов и планирования дня.

Плюс важна интеграция с iPhone: все встречи под рукой, уведомления приходят нормально, меньше шансов забыть про созвон или случайно поставить что-то поверх уже занятого слота.

В календаре хорошо видно, где у тебя реально есть время, а где день уже забит встречами и лучше не пытаться впихнуть еще десять задач.

Loom используем для видеообъяснений.

Записываем презентации КП, артефактов, логики по проекту, комментарии к решениям и другие штуки, которые проще один раз нормально проговорить голосом и показать на экране, чем писать длинное полотно в чат.

Особенно удобно, когда нужно передать контекст клиенту или команде без отдельного созвона.

Смотрим там тендеры по брендингу, вебу, дизайну, маркетингу и смежным задачам.

Это не основной канал продаж, но хороший дополнительный источник возможностей. Иногда там можно найти интересные проекты, посмотреть, что сейчас запрашивает рынок, какие бюджеты встречаются и как компании формулируют свои задачи.

Главное не уходить в тендеры без фильтра. Не каждый конкурс стоит времени команды. Тут тоже нужна нормальная оценка: кто заказчик, какая задача, какие сроки, какой бюджет, есть ли шанс реально зайти и стоит ли вообще тратить ресурс на участие.

В проектах я чаще опираюсь на waterfall-логику.

Не в смысле «делаем строго по книжке». Скорее это нормальная последовательность, которая помогает не смешивать все процессы одновременно.

В брендинге и вебе это особенно важно.

Сначала нужно разобраться с задачей и вводными. Потом зафиксировать структуру и логику. Потом перейти к концепции. Потом — к дизайну. Потом — к производству, разработке и сдаче.

Проблемы начинаются, когда все это происходит параллельно: дизайн уже рисуется, но структура еще не утверждена; клиент обсуждает визуал, хотя вопросы к смыслу не закрыты; разработка ждет макеты, а внутри еще спорят, что должно быть на странице.

Waterfall помогает держать простую рамку: у каждого этапа есть вход, процесс, результат и точка согласования.

Сейчас мы еще начинаем фиксировать внутри компании производственные пайплайны по каждой вехе: какие действия должны произойти, кто за что отвечает, что нужно на входе и что должно получиться на выходе.

Для менеджера это сильно упрощает жизнь. Ты видишь не только общий план проекта, но и внутреннюю механику каждого этапа: где мы сейчас, что тормозит движение и какой следующий шаг должен случиться.

RICE использую для приоритизации.

Не всегда считаю его строго по формуле. Чаще беру сам принцип: какой у задачи эффект, насколько мы уверены в решении, сколько это потребует сил и насколько сейчас вообще стоит этим заниматься.

Это помогает принимать решения не только на ощущениях.

Первое — не переключаться слишком быстро.

Когда задач много, легко начать прыгать между чатами, проектами, письмами и документами. В итоге вроде весь день занят, но часть сообщений пропущена, а задачи не сдвинулись.

Я стараюсь переключаться блоками хотя бы в рамках часа: сначала один тип задач, потом другой. Так меньше хаоса и проще держать фокус.

Если перегруз, не всегда нужно пытаться закрыть все самому. Иногда можно попросить коллегу, который сейчас менее загружен, помочь: собрать информацию, проверить статус, подготовить материалы, оформить таблицу или добить небольшой организационный кусок.

Для универсального менеджера это нормальный рабочий амортизатор.

Второе — помнить, что менеджер всегда продавец.

И это примерно 50% успеха сильного и эффективного менеджера.

Мы продаем не только на пресейле.

Мы продаем заказчику план. Продаем команде необходимость сделать задачу в определенной логике. Продаем отсрочку, если нужно сдвинуть срок. Продаем ускорение, если проект начинает гореть. Продаем следующий шаг, решение, порядок и понятную картину движения.

Это важная часть работы менеджера, даже если она не всегда называется продажей.

Потому что менеджер не просто передает информацию между клиентом и командой. Он постоянно договаривается, объясняет, убеждает, снимает сопротивление и помогает проекту двигаться дальше.

Третье — стараться работать в браузере

Я стараюсь большую часть работы вести в браузере: от Figma и Notion до Zoom, документов, таблиц и других рабочих сервисов.

Для меня браузер — это единая рабочая среда. Меньше переключений между приложениями, проще держать систему вкладок и быстрее возвращаться к нужным проектам.

Браузер — обязательно Google Chrome. По ощущениям, он работает быстрее Яндекса и всего остального процентов на 25.

Плюс важно нормально настроить интерфейс: закрепленные вкладки, понятные группы, рабочие окна под разные типы задач, быстрый доступ к основным сервисам.

Когда проектов много, даже такая мелочь сильно влияет на скорость и порядок.

В целом мой подход простой: фиксировать важное, держать понятную структуру, не хранить все в голове, регулярно приоритизировать и нормально коммуницировать.

Инструменты в этом помогают, но сами по себе ничего не решают.

Сейчас я веду около 12 проектов параллельно, и без такой базовой системы это было бы сильно сложнее.

Мы Пинк — бренд-ателье из Сибири. Наполняем бренды смыслом и создаем проекты, которые помогают развиваться и поднимать планку в вашей отрасли.

Обсудим ваш проект: pinks.agency

pinks.agencyПинк в соцсетях: Телеграм/ ВКонтакте

ВКонтактеШоурил, чтобы увидеть, что умеем: смотреть