{"id":13829,"url":"\/distributions\/13829\/click?bit=1&hash=1edae85784b435c55b439933942a29f952b7d6fe53a4d28dfea0cf564da666bf","title":"\u041f\u0440\u043e\u0434\u0430\u0436\u0438 \u043f\u043e \u0442\u0435\u043b\u0435\u0444\u043e\u043d\u0443 \u2014 \u043f\u0440\u043e\u0448\u043b\u044b\u0439 \u0432\u0435\u043a? ","buttonText":"\u0420\u0430\u0441\u0441\u0443\u0436\u0434\u0430\u0442\u044c","imageUuid":"2ed706c8-1b38-5e0f-bd8f-cbc977bad43d","isPaidAndBannersEnabled":false}

Как выстроить рабочие коммуникации: 7 советов от разработчика корпоративного мессенджера

Коммуникационные сервисы — нервная система современных компаний. Удобство организации общения драматически влияет на личную эффективность, work-life balance, мотивацию и четкость взаимодействия внутри распределенной команды.

Я Дмитрий Плешаков, директор по продукту VK Teams, хочу поделиться правилами общения с коллегами, которые я выработал для себя за время работы над коммуникационной платформой.

Они позволяют настроить прозрачное и управляемое проектное взаимодействие, повышать вовлеченность, синхронизировать действия команды, контролировать договоренности, сохраняя легкость, позитив и неформальные отношения.

Совет 1: переписку лучше вести в корпоративном, а не в массовом мессенджере

В некоторых компаниях принято вести рабочую переписку в массовых мессенджерах — этот подход не очень эффективен.

  • Сотрудники отвлекаются на личные сообщения, могут перепутать чаты или по ошибке отправить конфиденциальную информацию постороннему человеку.
  • Сложно контролировать состав участников в чатах и каналах. Приходится вручную удалять коллег, которые уволились.
  • В массовом мессенджере сложнее остановить переписку в нерабочее время — из-за этого страдает work-life balance, возникают усталость и выгорание.
  • Если вы общаетесь параллельно в нескольких сервисах, возникает вопрос: «Куда написать коллеге, чтобы он быстрее ответил?» И плохой ответ: «Напишу везде». Плюс сложно искать информацию и файлы, приходится пересылать их из одного сервиса в другой.

Поэтому я рекомендую для рабочей коммуникации именно корпоративные мессенджеры и платформы. Они позволяют сфокусировать внимание на работе и минимизируют возможные утечки данных, в том числе непреднамеренные.

Коммуникационные платформы предоставляют больше возможностей, чем отдельные сервисы, например включают мессенджер, почту, задачи, календарь. В итоге вы можете не только переписываться, но и ставить задачи, вести расписание, проводить созвоны, быстро находить контакты коллег, хранить все файлы в одной системе, соблюдая требования информационной безопасности.

Возможности коммуникационных платформ

Совет 2: договориться о правилах общения в рабочих чатах

Следуя общим правилам, команда эффективнее ведет рабочую переписку, находится на одной волне, а также помогает новичку быстрее адаптироваться. Посмотрев историю чатов, новый сотрудник оперативно сможет понять, какой стиль общения принят в коллективе, в каком ключе вести обсуждение вопросов, когда уместны эмодзи и стикеры.

Далее напишу свои рекомендации по поводу общих и специальных правил рабочей переписки.

Общие подходы

  • По регулярным рабочим вопросам, проектам и отдельным активностям лучше создавать отдельные группы.
  • Тематические группы — пространство для накопления артефактов по проектам: документов, ссылок, файлов. Вы всегда знаете, в каком чате искать нужный документ.
  • Большое количество тематических групп — не проблема, а возможность не отвлекать коллег, не вовлеченных в конкретные вопросы.
  • Стоит добавлять в чат только необходимых участников.

Правила эффективной переписки

  • Важно писать сообщения только по теме группы.
  • Людям неудобно, когда их отвлекают от работы неструктурированными мыслями, отправленными друг за другом короткими сообщениями. Лучше потратить минуту-другую на то, чтобы сформулировать мысль и составить полное сообщение.
  • Удобнее читать структурированные и форматированные объемные сообщения, где есть списки, важные мысли выделены жирным шрифтом или курсивом, а ссылки аккуратно вшиты в текст.
  • Стоит тегать коллегу, которому адресовано сообщение. Даже если интуитивно понятно, кому вы пишете, так выше шансы на ответ и ниже риск того, что сообщение пропустят.
Теги для коллег, которым адресовано сообщение

Треды

Треды — обсуждения в отдельной ветке внутри общего чата. Благодаря им вы не отвлекаете коллег, не вовлеченных в разговор. Это особенно актуально, когда в группе много участников, они отвечают не сразу, а в течение рабочего дня или находятся в разных часовых поясах.

Особенности тредов:

  • Поддерживается порядок при обсуждении темы.
  • Удобно следить сразу за несколькими дискуссиями и не оказаться под завалом сообщений на разные темы.
  • Можно участвовать в обсуждении в своем темпе. В общем чате тема обсуждения меняется каждые 10 минут, в треде только одна тема — так что можно ничего не пропустить и ответить в удобное время.
  • Возможно просматривать ветку обсуждения целиком, не нужно фильтровать отдельные сообщения в общем чате.
  • С помощью тредов участники команды сохраняют фокус, быстро находят нужную информацию и работают эффективнее.
Треды

Правила работы с тредами

  • Общаться комфортнее, когда в одном сообщении есть суть вопроса и все необходимые вводные.
  • Любые комментарии по теме исходного сообщения правильнее оставлять в ветке обсуждения, не в основном чате.
  • Следить за новыми комментариями в тредах можно в удобном темпе.

Ответы в основном чате

  • Важно использовать цитирование при ответе. Особенно если вопрос вам задали давно и сейчас в чате он находится значительно выше.
  • Для ответов на длинные сообщения подойдет частичное цитирование. Оно позволяет максимально точно указать на фразу собеседника, к которой относится ваш комментарий. Это важно при ответе на большое сообщение, в котором несколько вопросов.
Частичное цитирование

Совет 3: ценить время своих коллег по работе

Отстраниться от ненужного шума, но при этом не упускать важное и оставаться на связи — наша потребность в условиях информационных перегрузок. Как работать с оповещениями и уведомлениями:

  • лучше использовать треды, но не отключать уведомления в основном чате. Вы будете в курсе всех новых вопросов, но не перегрузите себя неважной информацией;
  • можно отключать уведомления в тех чатах, которые для вашей работы не важны;
  • важно тегать коллег, когда нужно привлечь их внимание к конкретному вопросу;
  • если вас упомянули, обязательно нужно ответить: личные обращения нельзя оставлять без внимания;
  • если вам необходимо привлечь коллегу к обсуждению определенной темы, можно подписать его на ветку обсуждения — для этого достаточно упомянуть его в конкретном треде;
  • для сообщения новостей подойдут каналы, писать в которые могут только админы. Для обмена мнениями можно открыть под новостью тред.

Совет 4: использовать специальные формы коммуникации

Реакции. В формате текстовой переписки часто сложно не только почувствовать эмоциональный настрой участников рабочей группы, но и получить обратную связь. Особенно сильно это может фрустрировать, когда отправляешь большое обстоятельное сообщение, а в ответ — тишина.

Стоит использовать реакции для быстрых ответов так, чтобы показать свое отношение, но не засорять пространство чата отдельными сообщениями вроде «Окей» и не отвлекать ими коллег.

Опросы. Если вам необходимо выбрать из нескольких вариантов, но при этом удержаться от флуда и лишних обсуждений, подойдут опросы. Они помогут узнать мнение коллег по конкретному вопросу и минимизировать переписку.

Опросы

Совет 5: сразу превращать идеи из сообщений в задачи

В процессе обсуждения проблем важно не потерять суть, сфокусировать внимание коллег на найденном решении и дальнейших шагах.

Для этого можно создавать задачи прямо из сообщений в чате и указывать исполнителя, дедлайн, приоритет и другие атрибуты. Обсуждать подробности можно в треде задачи.

Лайфхак: ставьте задачи самому себе, чтобы организовать список дел и не потерять сообщения, которые требуют проработки. Это удобнее, чем хранить записи в избранном: у задач есть дедлайны, напоминания, приоритеты, метки, флаги.

Встроенный таск-трекер

Совет 6: ставить статусы, чтобы коллеги знали о вашей занятости

Статус — удобный способ дать сигнал коллегам о вашем текущем состоянии и занятости. Ставьте статус, отражающий стандартные состояния: «Занят», «Ем», «Пишу костыли», «На звонке» и другие.

Также обращайте внимание на статусы коллег:

  • не стоит беспокоить коллегу со статусом «На звонке» — напишите ему позднее;
  • лучше не писать коллеге со статусом «Отпуск» или «Болею»;
  • можно не ждать быстрой реакции от человека со статусом «Командировка».

При синхронизации мессенджера c корпоративной информационной системой можно реализовать автоматическую установку любых необходимых статусов.

Например, мы в VK пользуемся статусами «Отпуск», «Болею», «Командировка». Если коллега покинул компанию, у него появляется статус «Заблокирован», чтобы никто по ошибке ему не писал и не ждал ответа.

Статус

Совет 7: звонки для синхронизации команды и детального разбора задач

Порой бывает сложно понять друг друга в переписке.

  • Некоторые коллеги цитируют полное сообщение, но оно содержит несколько утверждений или вопросов. И в итоге непонятно, на какой именно вопрос человек отвечает.
  • Иногда люди отвечают односложно или не раскрывают полностью свою мысль.
  • Обычно в чате обсуждают сразу несколько тем, и не всегда понятно, на какой вопрос отвечает коллега.

Для оперативного обсуждения вопросов лучше использовать звонки. На этот счет есть несколько рекомендаций по организации звонков.

  • Лучше использовать звонок, если вам необходимо обсудить вопрос asap: выберите участников группы для созвона и нажмите «Вызов».
  • Можно создать ссылку на звонок — в этом случае не нужно звонить сразу всем, коллеги подключатся, когда им будет удобно.
  • Ссылку на регулярные созвоны стоит закрепить в чате. Тогда участники, про которых случайно забыли, смогут найти ссылку и сами прийти на встречу.
  • Для регулярного обсуждения рабочих вопросов создавайте встречи в календаре с постоянными ссылками на звонок.
  • Чтобы встречи проходили эффективно, обозначьте тему и цели встречи — это поможет сфокусироваться.
Звонок

Надеюсь, мои наблюдения и советы будут вам полезны. Приглашаю вас протестировать возможности мессенджера VK Teams. В нем есть функции, описанные в статье: можно выстроить эффективные и прозрачные процессы общения в компании.

0
28 комментариев
Написать комментарий...
Валерия

По моему опыту, самая большая проблема в рабочих коммуникациях - это когда руководство требует вести отчетность по задачам и прочему, но само правила игры соблюдать не готово. Помню, на предыдущей работе решили все вести куммуникацию и переписку на свой закрытой платформе. В итоге в отделе, где я руководила, я все настроила, с сотрудниками там общалась, задачи им ставила. А мои руководители присылали мне задачи в вотсапе - у них нет времени разбираться в программе ¯\_(ツ)_/¯

Ответить
Развернуть ветку
Olesya Kuzmina

👍

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Плешаков
Автор

Профессиональный продукт, должен быть более удобным по функционалу для работы, ux его не сложнее любого паблик-сервиса.
Тогда будет сотрудникам польза без необходимости "разбираться" ;)

Ответить
Развернуть ветку
Порфирий Карлович

Жаль, что это не про века тимс)

Ответить
Развернуть ветку
Dmitriy Islamov

«7 советов от разработчика корпоративного мессенджера»

И первый же совет: «переписку лучше вести в корпоративном, а не в массовом мессенджере». Ну да, ну да. Переписку нужно вести там, где удобно всем участникам — и не более.

Опять же, как затащить в корпоративный мессенджер внешних подрядчиков? Или разрывать на две платформы? В общем, не нужно изобретать велосипед там, где и так уже всё хорошо работает.

Нативочка не удалась именно из-за рекламы в лоб

Ответить
Развернуть ветку
Ярослав Бондарь

для меня до сих пор остается самым удобным мессенджером это телеграм, в корпоративном я только решаю рабочие вопросы и то по мере необходимости

Ответить
Развернуть ветку
Указанный дым

Ну если вы у себя в компании один, то ведите переписку с собой где удобно, а если больше человек, то прислушайтесь к тому, что советуют люди, прошедшие этот путь.

Ответить
Развернуть ветку
О, я не из Англии...

Навязать подрядчику удобный тебе способ коммуникации - mission impossible.

Ответить
Развернуть ветку
Ekaterina Belyaeva

По опыту - при честных правилах игры, корпоративный мессенджер - это великое благо. Это удобно во всем: и файлы хранить и не переживать, что куда-то что-то утечет...Самое сложное тут конечно убедить руководство и мотивировать сотрудников подключиться.

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Плешаков
Автор

Продукт должен нести пользу сотрудникам в работе.
Это, имхо, - основной мотиватор.

Ответить
Развернуть ветку
Илья Добряков

очень хорошие советы, спасибо за статью

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Плешаков
Автор

Спасибо

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Alekseev

Со статьей в целом согласен, все по делу.
Вопрос в продолжение, можете написать напрямую почему нужно выбрать VK Teams, а не slack/discord/etc?

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Плешаков
Автор

1. Возможность работы онпремис. Это важно для крупных компаний
2. VK Teams - не только мессенджер, но и коммуникационная платформа, в составе базы которой: почта, календарь, облако, оргструктура, платформа интеграций. В ближайшее время выйдет модуль Опросы, далее в планах другие
3. Активно развивается модуль ВКС, который уже во многом закрывает потребности оперативной деятельности, а в 23м году будет опубликовано большое кол-во новых наработок
4. В отличие от озвученных рефов мы напрямую коммуницируем с заказчиками и строим свой роадмап от потребностей нашего рынка
5. Также отмечу отсутствие геополитическим рисков, что важно в долгосрок

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Alekseev

Интересно, попробую

Ответить
Развернуть ветку
Указанный дым

Присоединяюсь к вопросу. Почему мне стоит перейти с Слак на Вктим?

Ответить
Развернуть ветку
Петр Волков

То что сотрудники отвлекаются на личные сообщения — так ли это плохо? Трудно на протяжении всего дня исключительно работать и сохранять здравый рассудок. Сужу по себе конечно, но в процессе работы личные сообщения немного мозг разгружают. Ну а если прям занят — просто не читаю их.

А вот про удаление уволившихся людей — есть такая проблема. Но у нас сотрудники сами из чатов обычно удаляются, потому что им нафиг не надо чтобы у них чаты по проектом со старой работы мельтешили и отвлекали. А из тех что забыли удалиться — удаляем сами, не очень много получается.

Но у нас компания не прям супербольшая. Мб в корпорациях реально есть проблемы с массовыми мессенджерами, я не знаю =)

Ответить
Развернуть ветку
Илья Миронов

если говорить про полноценный 8 часовой день,то да даже полезно отвлекаться

Ответить
Развернуть ветку
Маргарита Гордеева

Неужели кому-то действительно удобно отказываться от привычных и давно работающих мессенджеров в пользу сомнительно - функционального корпоративного

Ответить
Развернуть ветку
Dmitriy Islamov

Бедный Назарий

Ответить
Развернуть ветку
Новогодние каникулы

Дмитрий, а где будут храниться сообщения, в случае установки допустим в интранет?

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Плешаков
Автор

Мы предлагаем On-premise и SaaS варианты использования VK Teams.
В варианте On-premise, данные и сервис на вашем сервере

Ответить
Развернуть ветку
Борис Интеграторов

Кисти у вас интересный мессенджер. Для бизнеса наверное лучший российский

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Плешаков
Автор

Спасибо

Ответить
Развернуть ветку
Dilan Goldrent

То чувство, когда работаешь в компании с 200+ коллегами и наш корпоративный чат это клиент ICQ из нулевых для Windows😭

Ответить
Развернуть ветку
Артур Максимов

Прошу все рабочие задачи отсылать по имейлу. И всё. Делаю только то, что на почтовом ящике. Минимум нервов, переработок и претензий

Ответить
Развернуть ветку
Пьяный бинокль

Хм, смотрится неплохо и визуально и функционально.
Только чуть смущает нейминг - у меня ассоциируется с уибещным Microsoft Teams.

Ответить
Развернуть ветку
Аналитический Илья

Teams шикарен если его использовать на 100% с общими файлами, дашбордами, таксами ...
Если только как мессенджер то да, убог

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 28 комментариев
null